Cómo convertir un PDF a Excel en Windows

Sí, si tu Excel viene con una suscripción a Microsoft 365. Excel no abre un PDF con Archivo › Abrir, pero su importación de Power Query sabe leer las tablas que contiene: ve a Datos › Obtener datos › Desde un archivo › Desde PDF, elige el archivo y la ventana Navegador mostrará las tablas y páginas que ha encontrado.

Si ya pagas Microsoft 365 y el PDF se creó de forma digital, por ejemplo exportado desde un programa de contabilidad, es la mejor opción gratuita. Aun así, tiene límites que conviene conocer antes de fiarte de ella.

• Donde brilla: las tablas con filas y columnas claras llegan limpias, puedes previsualizar cada una antes de cargarla y con Transformar datos las limpias en el editor de Power Query.
• PDF escaneados: un escaneo es una imagen de la página y la importación de PDF no reconoce texto en imágenes, así que no encuentra nada que importar.
• Diseños poco estructurados: las cifras alineadas con espacios en lugar de dibujadas como tabla pueden partirse en tablas extrañas o no aparecer, y acabas montando la hoja a mano.

Copiar una tabla del PDF abierto en Edge y pegarla en Excel es rápido, pero cada línea suele caer en una sola celda y las columnas las tienes que separar tú.

Word puede abrir un PDF y reconstruirlo como documento; desde ahí puedes copiar a Excel una tabla que haya reconocido. En páginas sencillas funciona; en páginas cargadas la conversión mueve el diseño y las tablas se pueden desarmar.

Las webs de PDF a Excel convierten el archivo en sus servidores, lo que significa subir tu extracto o tu lista de nóminas a un tercero. Antes de hacerlo, lee qué pasa con los archivos en las herramientas PDF en línea.

La herramienta Convertir archivos de File Acture funciona en los dos sentidos. Sueltas un PDF y eliges Word, Excel o PowerPoint como destino; si sueltas un archivo de Office, se convierte en PDF. La línea Formato detectado muestra qué ha reconocido la herramienta a partir del contenido del archivo.

En Excel, cada página del PDF se convierte en su propia hoja. El texto de cada línea pasa a una fila y se reparte en celdas según su posición en la página, de modo que las columnas del PDF siguen siendo columnas en la hoja. Las celdas se escriben como texto, así que los identificadores largos y los ceros iniciales se conservan. Solo pasa el texto: los logotipos, gráficos y fotos del PDF no se copian a la hoja.

La conversión se hace en tu PC y el PDF nunca se sube. El resultado es un archivo .xlsx nuevo con el mismo nombre que el PDF, guardado en la carpeta que elijas, y el original no cambia. Si cancelas o algo falla, no queda ningún archivo a medio escribir. Puedes convertir varios PDF a la vez, y los PDF protegidos con contraseña, incluidos los AES-256, se abren con su contraseña.

Como las celdas convertidas son texto, Excel no suma una columna de importes hasta que la conviertas. Son unos segundos por columna y tú decides cuáles convertir, así que los números de cuenta y los identificadores pueden quedarse como texto.

Usa la opción que mejor encaje con tu hoja:

• Texto en columnas: selecciona una columna, ve a Datos › Texto en columnas y haz clic en Finalizar. Excel vuelve a leer las celdas y convierte en número todo lo que lo parezca.
• Convertir en número: si las celdas muestran un pequeño triángulo verde, selecciónalas, haz clic en el icono de advertencia junto a la selección y elige Convertir en número.
• Otro separador decimal: si el PDF escribe 1,234.56 y tu Excel espera 1.234,56 (o al revés), abre las opciones avanzadas en el último paso de Texto en columnas y fija los separadores decimal y de miles antes de pulsar Finalizar.

La versión gratuita incluye 3 usos en cada PC con hasta 5 archivos por uso. Pro es una compra única y una licencia vale para un PC; consulta los precios. Durante la conversión no sale nada de tu PC.

¿Necesitas un documento editable en vez de una hoja? Mira cómo convertir un PDF a Word en Windows. ¿Comparas File Acture con servicios web? Lee la alternativa sin conexión a iLovePDF para Windows.