PDF in Excel umwandeln unter Windows: So klappt es

Ja, wenn dein Excel aus einem Microsoft-365-Abo stammt. Über Datei › Öffnen öffnet Excel kein PDF, aber der Power-Query-Import liest die Tabellen darin: Geh auf Daten › Daten abrufen › Aus Datei › Aus PDF, wähle die Datei, und der Navigator listet die gefundenen Tabellen und Seiten auf.

Wenn du Microsoft 365 ohnehin nutzt und das PDF digital erzeugt wurde, etwa aus einer Buchhaltungssoftware exportiert, ist das der beste kostenlose Weg. Ein paar Grenzen solltest du aber kennen.

• Wo es glänzt: Tabellen mit klaren Zeilen und Spalten kommen sauber an, du siehst jede vor dem Laden in der Vorschau, und mit Daten transformieren räumst du sie im Power-Query-Editor auf.
• Gescannte PDFs: Ein Scan ist ein Bild der Seite. Der PDF-Import erkennt keinen Text in Bildern und findet deshalb nichts.
• Lockere Layouts: Zahlen, die nur mit Leerzeichen ausgerichtet statt als Tabelle angelegt sind, landen in seltsam zerteilten Tabellen oder fehlen ganz, und du setzt das Blatt von Hand zusammen.

Eine Tabelle aus dem PDF in Edge zu kopieren und in Excel einzufügen geht schnell, aber jede Zeile landet meist in einer einzigen Zelle, und die Spalten trennst du selbst.

Word kann ein PDF öffnen und daraus ein Dokument machen; eine Tabelle, die es erkennt, kopierst du von dort nach Excel. Bei einfachen Seiten klappt das, bei vollen Seiten verschiebt die Umwandlung das Layout, und Tabellen fallen auseinander.

Online-Seiten für PDF zu Excel wandeln die Datei auf ihren Servern um. Du lädst also Kontoauszug oder Gehaltsliste bei einem Dritten hoch. Lies vorher, was mit Dateien bei Online-PDF-Tools passiert.

Das Werkzeug Dateien konvertieren von File Acture arbeitet in beide Richtungen. Du ziehst ein PDF hinein und wählst Word, Excel oder PowerPoint als Ziel; eine Office-Datei wird dagegen zum PDF. Die Zeile Erkanntes Format zeigt, was das Werkzeug am Inhalt der Datei erkannt hat.

Für Excel wird jede PDF-Seite zu einem eigenen Arbeitsblatt. Der Text jeder Zeile wird zu einer Zeile und nach seiner Position auf der Seite in Zellen aufgeteilt, sodass Spalten im PDF auch im Blatt Spalten sind. Die Zellen werden als Text geschrieben; lange Kennnummern und führende Nullen bleiben so erhalten. Übernommen wird nur Text: Logos, Diagramme und Fotos aus dem PDF landen nicht im Blatt.

Die Umwandlung läuft auf deinem PC, das PDF wird nie hochgeladen. Heraus kommt eine neue .xlsx-Datei mit demselben Namen wie das PDF, gespeichert im Ordner deiner Wahl; das Original bleibt unverändert. Brichst du ab oder schlägt etwas fehl, bleibt keine halbe Datei zurück. Du kannst mehrere PDFs auf einmal umwandeln, und passwortgeschützte PDFs, auch mit AES-256, öffnen sich mit ihrem Passwort.

Weil die umgewandelten Zellen Text sind, rechnet Excel mit einer Betragsspalte erst, wenn du sie umwandelst. Das dauert pro Spalte ein paar Sekunden, und du bestimmst selbst, welche Spalten dran sind; Kontonummern und Kennungen dürfen Text bleiben.

Nimm den Weg, der zu deinem Blatt passt:

• Text in Spalten: Markiere eine Spalte, geh auf Daten › Text in Spalten und klick auf Fertig stellen. Excel liest die Zellen neu und macht aus allem, was wie eine Zahl aussieht, eine Zahl.
• In eine Zahl umwandeln: Zeigen Zellen ein kleines grünes Dreieck, markiere sie, klick auf das Warnsymbol neben der Auswahl und wähle In eine Zahl umwandeln.
• Anderes Dezimaltrennzeichen: Schreibt das PDF 1,234.56 und dein Excel erwartet 1.234,56 (oder umgekehrt), öffne im letzten Schritt von Text in Spalten die erweiterten Einstellungen und lege Dezimal- und Tausendertrennzeichen fest, bevor du auf Fertig stellen klickst.

Die kostenlose Version enthält 3 Durchläufe pro PC mit bis zu 5 Dateien je Durchlauf. Pro ist ein einmaliger Kauf, eine Lizenz gilt für einen PC; zu den Preisen. Während der Umwandlung verlässt nichts deinen PC.

Du brauchst eher ein bearbeitbares Dokument als eine Tabelle? Sieh dir an, wie du ein PDF unter Windows in Word umwandelst. Du vergleichst File Acture mit Web-Diensten? Lies die Offline-Alternative zu iLovePDF für Windows.