Cómo hacer buscable un PDF escaneado en Windows

No puedes buscar en un PDF escaneado porque contiene una foto de cada página, no las letras. Los escáneres planos, las apps de escaneo del móvil y las fotocopiadoras de oficina suelen guardar las páginas así, salvo que pasen el OCR mientras escanean.

El resultado parece un documento, pero se comporta como un álbum de fotos. La búsqueda de Edge no encuentra nada, no puedes seleccionar una línea y no puedes copiar un número de cuenta en un correo; acabas tecleándolo otra vez.

Windows puede leer texto de la pantalla, pero no puede añadir una capa de texto a un PDF, así que no puede hacer buscable un escaneo. Microsoft Edge muestra el escaneo y te deja dibujar o añadir texto encima, pero no tiene ninguna opción para guardar el texto reconocido dentro del archivo.

En Windows 11, la herramienta Recortes puede leer el texto: pulsa la tecla del logotipo de Windows + Mayús + S, captura una parte de la página, abre la captura en Recortes, haz clic en Acciones de texto y copia el texto. PowerToys, una app gratuita de Microsoft que se instala aparte, añade Text Extractor, que copia el texto de cualquier cosa que haya en pantalla. Las dos vienen bien para coger un teléfono o una dirección sueltos.

La pega es que no se escribe nada dentro del archivo. La búsqueda de Edge, las demás apps y la persona a la que envías el PDF siguen recibiendo una imagen. Para un documento que vas a buscar más adelante o que vas a entregar a alguien, el texto tiene que quedar incrustado en el propio PDF.

OCR PDF de File Acture pasa el reconocimiento de texto por cada página escaneada, en tu PC, e incrusta el resultado como una capa de texto invisible sobre la imagen original. La página se ve exactamente igual que antes, pero puedes buscar en ella, seleccionar líneas y copiarlas.

Elige el idioma del documento antes de empezar: decirle al reconocedor qué debe esperar da mejores resultados, sobre todo con acentos y con otros alfabetos.

Puedes procesar varios PDF en la misma ejecución. Cada uno recibe una copia buscable que se guarda como archivo nuevo en la carpeta que elijas, y tus escaneos originales quedan sin cambios.

El OCR es tan bueno como el escaneo, así que las páginas rectas y nítidas dan el mejor texto.

• Elige el idioma. Elegir el idioma del documento le dice al reconocedor qué esperar, sobre todo con acentos y alfabetos no latinos.
• Escanea a 300 ppp. Si controlas el escáner, 300 ppp es un buen ajuste para texto. Bastante por debajo, la letra pequeña se convierte en manchas borrosas difíciles de leer.
• Endereza antes las páginas. Pon derechas las páginas tumbadas con Girar páginas antes de pasar el OCR.
• ¿Fotos de documentos? Reúnelas en un solo PDF con Imágenes a PDF y pasa después el OCR sobre el resultado.
• ¿Escaneo protegido con contraseña? Quita antes la contraseña con Desbloquear PDF, pasa el OCR a la copia y vuelve a proteger la copia buscable con Proteger PDF.
• Ojo al tamaño del archivo. El OCR añade texto; no reduce las imágenes. Si la copia es demasiado grande para enviarla, pásale Comprimir PDF y la capa de texto se mantiene.

Los servicios de OCR online necesitan tu documento en sus servidores, algo importante con extractos bancarios, informes médicos y escaneos del DNI. File Acture pasa el reconocimiento de texto en tu PC, así que las páginas no salen de él; la versión gratuita solo necesita conexión a internet para contar sus ejecuciones.

La versión gratuita incluye 3 ejecuciones en cada PC, con hasta 5 PDF por ejecución. Si tienes que digitalizar un archivo entero de escaneos, consulta los precios.

¿Vas a subir el resultado a un portal? Cumple su límite de tamaño sin estropear el escaneo.