Cómo comprimir un PDF a un tamaño exacto en Windows

Un PDF suele pesar mucho por las imágenes que contiene: páginas escaneadas, fotos y capturas de pantalla. El texto, las fuentes y los dibujos vectoriales ocupan muy poco en comparación.

Un escáner que guarda cada página a alta resolución, o un informe hecho con fotos del móvil a tamaño completo, llega fácilmente a decenas de megabytes. Para reducirlo hay que guardar esas imágenes con menos resolución o con una compresión JPEG más fuerte, idealmente solo lo justo para cumplir tu límite.

En realidad, no. Microsoft Edge, el lector de PDF predeterminado de Windows 11, puede mostrar, anotar e imprimir un PDF, pero no tiene ninguna opción para hacerlo más pequeño, y el Explorador de archivos tampoco.

El truco habitual es imprimir el PDF con Microsoft Print to PDF. Esa impresora virtual no tiene ajustes de calidad ni de compresión: reconstruye el documento a partir de la impresión, así que un escaneo rara vez se hace más pequeño y puede salir más grande, y la copia pierde los enlaces, los marcadores y los campos de formulario. Aquí se explica por qué.

Office puede guardar PDF más pequeños con Tamaño mínimo (publicación en línea), pero solo a partir de documentos que hayas creado en Word, Excel o PowerPoint, y Office no forma parte de Windows. Comprimirlo en un ZIP tampoco ayuda: las imágenes de un PDF ya están comprimidas, así que el ZIP apenas pesa menos.

En File Acture, pon Comprimir por en Tamaño objetivo, escribe el límite y la app buscará la calidad de imagen más alta que todavía cabe. La búsqueda prueba resoluciones de imagen de 300 a 72 ppp y distintas calidades JPEG, mide el tamaño real del archivo y se corrige sola, de modo que el resultado queda justo en el objetivo o un poco por debajo.

Solo cambian las imágenes. El texto, las fuentes y los gráficos vectoriales no se tocan nunca, y los enlaces, los marcadores y los campos de formulario que pierde una copia impresa se quedan como estaban.

El menú Preajustes ofrece 1, 2, 5, 10 y 25 MB, y puedes escribir cualquier valor en KB o MB. File Acture usa unidades decimales (1 MB = 1.000.000 de bytes), así que un archivo de menos de 2 MB también pasa en un sitio que cuenta el megabyte como 1024 KB; el Explorador de archivos también cuenta así, por eso muestra una cifra algo menor. Si el PDF ya cabe, solo se limpia, sin volver a codificarlo. Si no puede quedar tan pequeño como has pedido, File Acture te indica el tamaño mínimo que puede alcanzar en lugar de guardar un archivo inservible.

A menudo, sí: unas pocas páginas escaneadas o un informe corto con fotos suelen caber en 1 MB con una calidad legible. Un documento largo y cargado de fotos quizá solo lo consiga a baja resolución, y File Acture te lo dice cuando no es posible.

• Prueba la escala de grises. Convertir imágenes a escala de grises ayuda con los escaneos en color de documentos que no necesitan color.
• Divídelo. Si el portal acepta varios archivos, divide el PDF en partes y da a cada parte su propio objetivo.
• Quita los metadatos. Eliminar metadatos del documento borra el título, el autor y otros campos similares. Ahorra poco espacio, pero evita que el archivo lleve datos personales.

La compresión actúa sobre las imágenes, así que un PDF compuesto sobre todo de texto, fuentes o gráficos vectoriales apenas se reduce.

• Los escaneos que ya se guardaron con baja calidad tienen poco margen de mejora.
• Los escaneos en blanco y negro guardados como JBIG2 o CCITT, y las imágenes CMYK, JPEG 2000, indexadas o de 16 bits, se dejan tal cual.
• Un PDF que pide contraseña para abrirse debe desbloquearse primero con Desbloquear PDF; después, vuelve a proteger la copia más pequeña.

Los compresores online suben tu PDF a sus servidores, un riesgo real con contratos, nóminas y copias escaneadas de documentos de identidad. File Acture comprime en tu PC y nunca sube el archivo. La versión gratuita solo necesita conexión para contar sus ejecuciones, y Pro funciona sin ella y solo se conecta de vez en cuando para renovar la licencia.

La versión gratuita incluye 3 ejecuciones en cada PC, con hasta 5 PDF por ejecución, y Pro elimina los límites; consulta los precios. Para fotos sueltas, Comprimir imágenes hace lo mismo con un objetivo en KB.

Si el archivo va a ir en un correo, mira lo que cabe de verdad en un buzón; si es para un formulario de subida, mira los límites de tamaño de los portales.