Como comprimir um PDF para um tamanho específico no Windows

Um PDF costuma ser grande por causa das imagens dentro dele: páginas digitalizadas, fotos e capturas de tela. Texto, fontes e desenhos vetoriais ocupam pouquíssimo espaço em comparação.

Um scanner que salva cada página em alta resolução, ou um relatório montado com fotos de celular em tamanho original, chega facilmente a dezenas de megabytes. Reduzir o arquivo significa guardar essas imagens em uma resolução menor ou com uma compressão JPEG mais forte, de preferência só o quanto o seu limite exigir.

Não de verdade. O Microsoft Edge, o leitor de PDF padrão do Windows 11, mostra, marca e imprime um PDF, mas não tem opção para deixá-lo menor, e o Explorador de Arquivos também não.

O improviso de sempre é imprimir o PDF no Microsoft Print to PDF. Essa impressora virtual não tem ajustes de qualidade nem de compressão: ela reconstrói o documento a partir da impressão, então uma digitalização raramente fica menor e pode sair maior, e a cópia perde links, marcadores e campos de formulário. Veja o porquê.

O Office consegue salvar PDFs menores com Tamanho mínimo (publicação online), mas só a partir de documentos que você criou no Word, no Excel ou no PowerPoint, e o Office não faz parte do Windows. Compactar em ZIP também não ajuda: as imagens de um PDF já estão comprimidas, então o ZIP sai quase do mesmo tamanho.

No File Acture, defina Comprimir por como Tamanho desejado, digite o limite e o app procura a maior qualidade de imagem que ainda cabe. A busca testa resoluções de imagem de 300 até 72 DPI e uma faixa de qualidades JPEG, mede o tamanho real do arquivo e se corrige, então o resultado fica no alvo ou logo abaixo dele.

Só as imagens mudam. O texto, as fontes e os gráficos vetoriais nunca são tocados, e os links, marcadores e campos de formulário que uma cópia impressa perde continuam como estavam.

O menu Predefinições oferece 1, 2, 5, 10 e 25 MB, e você pode digitar qualquer valor em KB ou MB. O File Acture usa unidades decimais (1 MB = 1.000.000 bytes), então um arquivo abaixo de 2 MB também passa em um site que conta um megabyte como 1.024 KB; o Explorador de Arquivos também conta assim, por isso mostra um número um pouco menor. Se o PDF já couber no limite, ele é apenas organizado, não recodificado. Se não for possível chegar ao tamanho que você pediu, o File Acture informa o menor tamanho que consegue alcançar em vez de salvar um arquivo estragado.

Muitas vezes, sim: algumas páginas digitalizadas ou um relatório curto com fotos normalmente cabem em 1 MB com uma qualidade legível. Um documento longo e cheio de fotos talvez só chegue lá em baixa resolução, e o File Acture avisa quando não consegue.

• Tente os tons de cinza. Converter imagens em tons de cinza ajuda em digitalizações coloridas de documentos que não precisam de cor.
• Divida o arquivo. Se o portal aceitar vários arquivos, divida o PDF em partes e dê a cada parte o seu próprio alvo.
• Descarte os metadados. Remover metadados do documento limpa os campos de título, autor e semelhantes. Economiza pouco espaço, mas mantém dados pessoais fora do arquivo.

A compressão age sobre as imagens, então um PDF feito quase só de texto, fontes ou arte vetorial diminui muito pouco.

• Digitalizações que já foram salvas em baixa qualidade têm pouco a entregar.
• Digitalizações em preto e branco guardadas como JBIG2 ou CCITT, e imagens CMYK, JPEG 2000, indexadas ou de 16 bits, ficam como estão.
• Um PDF que pede senha para abrir precisa ser desbloqueado antes com o Desbloquear PDF; proteja a cópia menor de novo depois.

Os compressores online enviam o seu PDF para um servidor, o que é um risco real para contratos, holerites e digitalizações de documentos. O File Acture comprime no seu PC e nunca envia o arquivo. A versão grátis só precisa de conexão para contar as execuções, e o Pro funciona sem ela, acessando a rede de vez em quando para renovar a licença.

A versão grátis inclui 3 execuções em cada PC, com até 5 PDFs por execução, e o Pro remove os limites; veja os preços. Para fotos avulsas, o Comprimir imagens faz o mesmo trabalho com um alvo em KB.

Se o arquivo vai por e-mail, veja o que realmente cabe em uma caixa de e-mail; se é para um formulário de envio, veja os limites de tamanho dos portais.