PDF unter Windows auf eine bestimmte Größe komprimieren

Ein PDF ist meist wegen der enthaltenen Bilder groß: gescannte Seiten, Fotos und Screenshots. Text, Schriften und Vektorzeichnungen brauchen im Vergleich dazu sehr wenig Platz.

Ein Scanner, der jede Seite in hoher Auflösung speichert, oder ein Bericht aus Handyfotos in voller Größe erreicht schnell mehrere Dutzend Megabyte. Verkleinern heißt, diese Bilder mit geringerer Auflösung oder stärkerer JPEG-Komprimierung zu speichern, im Idealfall nur so stark, wie dein Limit es verlangt.

Nicht wirklich. Microsoft Edge, der Standard-PDF-Reader unter Windows 11, kann ein PDF anzeigen, mit Anmerkungen versehen und drucken, hat aber keine Option, es zu verkleinern, und der Datei-Explorer ebenso wenig.

Der übliche Umweg ist, das PDF über Microsoft Print to PDF zu drucken. Dieser virtuelle Drucker hat keine Einstellungen für Qualität oder Komprimierung: Er baut das Dokument aus der Druckausgabe neu auf, ein Scan wird also selten kleiner und kann sogar größer werden, und die Kopie verliert ihre Links, Lesezeichen und Formularfelder. Hier steht, warum.

Office kann mit Minimale Größe (Onlineveröffentlichung) kleinere PDFs speichern, aber nur aus Dokumenten, die du in Word, Excel oder PowerPoint erstellt hast, und Office gehört nicht zu Windows. Auch Zippen hilft nicht: Die Bilder in einem PDF sind bereits komprimiert, das ZIP wird also kaum kleiner.

Stell in File Acture Komprimieren nach auf Zielgröße, gib das Limit ein, und die App sucht die höchste Bildqualität, die noch hineinpasst. Die Suche probiert Bildauflösungen von 300 bis hinunter zu 72 DPI und eine Reihe von JPEG-Qualitäten, misst die tatsächliche Dateigröße und korrigiert sich selbst, sodass das Ergebnis genau auf oder knapp unter deinem Ziel landet.

Nur die Bilder ändern sich. Text, Schriften und Vektorgrafiken bleiben unangetastet, und die Links, Lesezeichen und Formularfelder, die eine gedruckte Kopie verliert, bleiben, wie sie waren.

Das Menü Vorgaben bietet 1, 2, 5, 10 und 25 MB, und du kannst jeden beliebigen Wert in KB oder MB eingeben. File Acture rechnet mit Dezimaleinheiten (1 MB = 1.000.000 Byte), eine Datei unter 2 MB besteht also auch bei einer Website, die ein Megabyte als 1.024 KB zählt; der Datei-Explorer zählt ebenfalls so und zeigt deshalb eine etwas kleinere Zahl an. Passt das PDF bereits, wird es nur aufgeräumt, nicht neu kodiert. Lässt es sich nicht so stark verkleinern wie gewünscht, nennt File Acture dir die kleinstmögliche Größe, statt eine ruinierte Datei zu speichern.

Oft ja: Ein paar gescannte Seiten oder ein kurzer Fotobericht passen meist in lesbarer Qualität in 1 MB. Ein langes, bilderlastiges Dokument schafft das eventuell nur mit niedriger Auflösung, und wenn es gar nicht geht, sagt File Acture dir das.

• Graustufen probieren. Bilder in Graustufen umwandeln hilft bei farbigen Scans von Dokumenten, die keine Farbe brauchen.
• Aufteilen. Akzeptiert das Portal mehrere Dateien, teile das PDF in Teile und gib jedem Teil ein eigenes Ziel.
• Metadaten weglassen. Dokument-Metadaten entfernen löscht Titel, Autor und ähnliche Felder. Das spart wenig Platz, hält aber persönliche Angaben aus der Datei heraus.

Die Komprimierung setzt bei den Bildern an. Ein PDF, das vor allem aus Text, Schriften oder Vektorgrafik besteht, schrumpft daher kaum.

• Scans, die schon in geringer Qualität gespeichert wurden, haben wenig Spielraum.
• Schwarzweiß-Scans im Format JBIG2 oder CCITT sowie CMYK-, JPEG-2000-, indizierte oder 16-Bit-Bilder bleiben, wie sie sind.
• Ein PDF, das zum Öffnen ein Passwort braucht, muss zuerst mit PDF entsperren entsperrt werden; schütze die kleinere Kopie danach wieder.

Online-Komprimierer laden dein PDF hoch, ein echtes Risiko bei Verträgen, Gehaltsabrechnungen und Ausweisscans. File Acture komprimiert auf deinem PC und lädt die Datei nie hoch. Die kostenlose Version braucht eine Verbindung nur, um ihre Durchläufe zu zählen, und Pro funktioniert ganz ohne und geht nur ab und zu online, um die Lizenz zu erneuern.

Die kostenlose Version bietet 3 Durchläufe pro PC mit jeweils bis zu 5 PDFs, Pro hebt die Grenzen auf; Preise ansehen. Für einzelne Fotos erledigt Bilder komprimieren dasselbe mit einem Ziel in KB.

Verschickst du die Datei per E-Mail, lies, was wirklich in ein Postfach passt; ist sie für ein Upload-Formular gedacht, sieh dir die Größengrenzen von Portalen an.