Por qué Microsoft Print to PDF crea archivos grandes (y qué hacer)

Abre el archivo en Microsoft Edge o en cualquier app que pueda imprimirlo, pulsa Ctrl+P, elige Microsoft Print to PDF en Impresora y haz clic en Imprimir. Después, una ventana Guardar resultado de impresión como te pide un nombre y una carpeta. Usa un nombre nuevo para que el original quede como estaba.

En Páginas puedes elegir Custom (personalizado) y escribir un intervalo para quedarte solo con algunas páginas. Lo que no vas a encontrar es ningún ajuste de calidad de imagen ni de tamaño de archivo. Que la copia salga más pequeña, más o menos igual o más grande depende de lo que contenga el documento y de la app que lo imprima.

Una impresora virtual funciona como una de verdad. La app que imprime convierte cada página en instrucciones de dibujo para una impresora y, en lugar de poner tinta sobre papel, Windows escribe esas instrucciones en un PDF nuevo.

Así que el resultado es un documento nuevo construido a partir de la impresión, no una copia adelgazada del que tenías. Imprime un documento por cada trabajo de impresión, así que no puede combinar varios PDF, y tampoco tiene opción de contraseña.

Imprimir desmonta un PDF y lo vuelve a montar, y nada en ese viaje está pensado para ahorrar espacio.

• No hay ajuste de compresión. No puedes pedirle a la impresora imágenes más pequeñas. Las apps la tratan como una impresora de 600 ppp, así que un programa que prepara las imágenes para imprimir puede enviarlas a esa resolución.
• Páginas enviadas como imágenes. Algunas apps, y Edge con Imprimir como imagen activado, envían cada página como una única imagen grande. El archivo se dispara, y su texto ya no se puede buscar ni seleccionar.
• Datos compactos que se desempaquetan. Las imágenes que el original guardaba de forma muy eficiente pueden volver a escribirse de una forma menos eficiente, y los objetos transparentes pueden aplanarse en imágenes.

Una copia impresa conserva el aspecto de las páginas, no lo que el documento sabe hacer, así que guarda el original para todo lo que vayas a rellenar, firmar o enviar con enlaces que funcionen.

• Los enlaces ya no se pueden pulsar.
• Los marcadores, el índice que usan los lectores para saltar de un capítulo a otro, desaparecen.
• Los campos de formulario ya no se pueden rellenar.
• El texto buscable desaparece cuando la app envía las páginas como imágenes: las palabras pasan a formar parte de la imagen.

Si el documento nació en Office, no lo imprimas. Elige Archivo > Exportar > Crear documento PDF/XPS y pon Optimizar para en Tamaño mínimo (publicación en línea). Office escribe el PDF por sí mismo: sacrifica algo de calidad de imagen a cambio de un archivo más pequeño, los enlaces del texto siguen funcionando y las Opciones de Word pueden convertir tus títulos en marcadores.

Lo que suele hacer pesado un archivo de Office son las imágenes. Antes de guardar, selecciona una imagen, abre la pestaña Formato de imagen y haz clic en Comprimir imágenes. Desmarca Aplicar solo a esta imagen para tratarlas todas, elige una resolución más baja como Web (150 ppp) o Correo electrónico (96 ppp) y marca Eliminar las áreas recortadas de las imágenes.

Office no forma parte de Windows, y nada de esto sirve con un escaneo ni con un PDF que te han enviado: abrir un PDF existente en Word lo convierte en un documento editable, y la maquetación suele cambiar.

Imprimir no permite apuntar a un tamaño, y los ajustes de Office solo sirven con los archivos que creaste en Office. Los formularios de subida no piden «un poco más pequeño»; piden menos de 2 MB, menos de 5 MB, menos de 300 KB.

File Acture acepta la cifra: pon Comprimir por en Tamaño objetivo, escribe el límite y la app busca entre 300 y 72 ppp y una serie de calidades JPEG hasta que el tamaño medido encaja. Solo se sustituyen las imágenes, así que el texto sigue siendo buscable y los enlaces, los marcadores y los campos de formulario siguen funcionando. Un archivo que ya cabe se deja tal cual.

También hace lo que la impresora no hará: decenas de archivos en una ejecución, escala de grises para documentos que no llevan color y un mensaje claro cuando tu objetivo es imposible, en lugar de una copia arruinada en silencio. No se sube nada. Cómo funciona el tamaño objetivo.

Los límites con los que más choca la gente son el de un adjunto de correo y el de un formulario de subida. Hacer un PDF con fotos es otra tarea: así se hace bien.