Как сжать PDF в Windows до нужного размера

PDF обычно велик из-за изображений внутри: отсканированных страниц, фотографий и скриншотов. Текст, шрифты и векторные рисунки на их фоне занимают совсем мало места.

Сканер, который сохраняет каждую страницу в высоком разрешении, или отчет из полноразмерных фото с телефона легко дорастают до десятков мегабайт. Чтобы уменьшить такой файл, изображения нужно сохранить в более низком разрешении или с более сильным сжатием JPEG — в идеале ровно настолько, насколько требует лимит.

По сути, нет. Microsoft Edge, программа для просмотра PDF по умолчанию в Windows 11, умеет показывать, размечать и печатать PDF, но уменьшить его не может; не может этого и «Проводник».

Обычный обходной путь — распечатать PDF через Microsoft Print to PDF. У этого виртуального принтера нет настроек качества или сжатия: он собирает документ заново из результата печати, поэтому скан редко становится меньше, а может выйти и больше, и копия теряет ссылки, закладки и поля форм. Почему так происходит.

Office умеет сохранять PDF поменьше с параметром Минимальный размер (публикация в Интернете), но только из документов, созданных в Word, Excel или PowerPoint, а Office не входит в Windows. Упаковка в ZIP тоже не помогает: изображения в PDF уже сжаты, поэтому ZIP получается лишь чуть меньше.

В File Acture выберите для параметра Способ сжатия значение Целевой размер и введите лимит — приложение подберет самое высокое качество изображений, при котором файл еще в него укладывается. Поиск перебирает разрешения изображений от 300 до 72 DPI и разные уровни качества JPEG, измеряет реальный размер файла и корректирует себя, поэтому результат получается ровно на уровне цели или чуть ниже.

Меняются только изображения. Текст, шрифты и векторная графика не затрагиваются, а ссылки, закладки и поля форм, которые теряет распечатанная копия, остаются на месте.

В меню Пресеты есть значения 1, 2, 5, 10 и 25 MB, а вручную можно ввести любое значение в KB или MB. File Acture использует десятичные единицы (1 MB = 1 000 000 байт), поэтому файл меньше 2 MB пройдет и на сайте, который считает мегабайт равным 1024 KB; «Проводник» считает так же и потому показывает чуть меньшее число. Если PDF уже укладывается в лимит, его только приводят в порядок, без перекодирования. Если сжать файл так сильно, как вы просили, не получается, File Acture сообщит наименьший достижимый размер, а не сохранит испорченный файл.

Часто — да: несколько отсканированных страниц или короткий фотоотчет обычно укладываются в 1 MB с читаемым качеством. Длинный документ с множеством фото может дойти до этого размера только при низком разрешении, и если это невозможно, File Acture так и скажет.

• Попробуйте оттенки серого. Параметр Преобразовать изображения в оттенки серого помогает с цветными сканами документов, которым цвет не нужен.
• Разделите файл. Если портал принимает несколько файлов, разделите PDF на части и задайте для каждой свой целевой размер.
• Удалите метаданные. Параметр Удалить метаданные документа очищает название, автора и похожие поля. Места это почти не экономит, зато личные данные не останутся в файле.

Сжатие работает с изображениями, поэтому PDF, состоящий в основном из текста, шрифтов или векторной графики, уменьшается совсем чуть-чуть.

• Сканам, которые уже сохранены в низком качестве, почти нечего отдать.
• Черно-белые сканы в JBIG2 или CCITT, а также изображения CMYK, JPEG 2000, индексированные и 16-битные остаются как есть.
• PDF, для открытия которого нужен пароль, сначала разблокируйте инструментом «Разблокировать PDF», а уменьшенную копию потом снова защитите паролем.

Онлайн-сервисы загружают ваш PDF к себе, а для договоров, расчетных листков и сканов удостоверений это реальный риск. File Acture сжимает файлы на вашем ПК и никогда не загружает их в сеть. Бесплатной версии подключение нужно только для подсчета запусков, а Pro работает и без него, лишь изредка выходя в сеть, чтобы продлить лицензию.

Бесплатная версия дает 3 запуска на каждом ПК, до 5 PDF за запуск, а в Pro ограничений нет — посмотрите цены. Для отдельных фото инструмент «Сжать изображения» делает то же самое, только цель задается в KB.

Если файл уходит по почте, посмотрите, что на самом деле помещается в письмо; если он для формы загрузки — какие лимиты размера бывают на порталах.