¿PDF demasiado grande para el correo? Así se envía

Hay dos cosas en tu contra. Primera: el límite se aplica al mensaje completo, es decir, el cuerpo, la firma, las imágenes incrustadas, las cabeceras y todos los adjuntos juntos. Segunda: los adjuntos viajan como texto. La codificación Base64 convierte tres bytes en cuatro caracteres, lo que infla el archivo alrededor de un 33 %, y con los saltos de línea se acerca al 40 %.

Así que un PDF de 24 MB llega al servidor como unos 32 MB y una regla de 25 MB lo rechaza. Regla práctica: el archivo más grande que puedes adjuntar de verdad es unas tres cuartas partes del límite publicado.

• Gmail y Yahoo publican 25 MB, lo que deja sitio para un archivo de unos 18 MB.
• Outlook.com e iCloud Mail publican 20 MB: cuenta con unos 14 MB.
• Los servidores Exchange de empresa suelen quedarse en 10 MB, y lo decide su administración.
• El destinatario también tiene un límite, y manda el más pequeño de los dos.

Apunta a 10 MB. Pasa por cualquier buzón común dejando sitio para el propio mensaje, sobrevive a un servidor más estricto al otro lado y un documento escaneado sigue viéndose bien. Si sabes que el destinatario usa un servidor corporativo, 5 MB es aún más seguro.

No comprimas más de lo necesario. Cada escalón cuesta calidad de imagen, y un tamaño objetivo te deja parar justo en el límite en vez de adivinar.

Vista Previa puede reducir un PDF: ábrelo, elige Archivo > Exportar, selecciona Reducir tamaño de archivo en el menú Filtro Quartz y guarda. No cuesta nada y a veces basta.

Lo que no puede hacer es apuntar. El filtro aplica la misma receta fija a cada documento, así que un escaneo pesado suele quedarse por encima del límite mientras uno ligero vuelve borroso, y no hay forma de decirle «menos de 10 MB». Hacerlo con veinte archivos, uno a uno, es un castigo aparte.

En File Acture abre Comprimir PDF, pon Comprimir por en Tamaño objetivo y escribe 10 MB. La app vuelve a codificar solo las imágenes: prueba resoluciones de 300 a 72 DPI y una serie de calidades JPEG hasta que el tamaño real encaja con tu número. El texto, las fuentes y los gráficos vectoriales no se tocan, así que el documento sigue nítido y se puede buscar.

En una prueba con un Apple M4, un escaneo de 54 MB y 36 páginas alcanzó el objetivo de 5 MB en 1,38 segundos y quedó en 4,84 MB. Si un archivo ya cabe, no se recodifica, y si tu objetivo es imposible la app te dice el tamaño mínimo al que puede llegar en lugar de guardar una copia arruinada.

Todo ocurre en tu Mac. Un contrato, una nómina o el escaneo de un documento de identidad nunca sale del equipo, y eso importa más precisamente en los archivos que envías por correo.

Muchas veces el PDF no es el problema: tres fotos del móvil pegadas en el mensaje pesan más. Las fotos del iPhone son grandes y una captura en pantalla Retina abulta más de lo que parece.

Comprime las imágenes a un objetivo en KB o reúnelas en un solo PDF para que todo el conjunto viaje como un archivo pequeño.