为什么 Microsoft Print to PDF 生成的文件这么大（以及该怎么办）

在 Microsoft Edge 或任何能打印它的应用中打开文件，按 Ctrl+P，在打印机下选择 Microsoft Print to PDF，然后单击打印。接着会弹出将打印输出另存为窗口，让你输入文件名并选择文件夹。请使用新名称，这样原件就能保持原样。

在页面下可以选择自定义并输入范围，只保留部分页面。但你找不到任何关于图像质量或文件大小的设置。副本最后是变小、差不多还是变大，取决于文档的内容和负责打印的应用。

虚拟打印机的工作方式和真正的打印机一样。负责打印的应用会把每一页转换成给打印机的绘制指令，只不过 Windows 不是把墨水印到纸上，而是把这些指令写进一个新的 PDF。

所以结果是一份根据打印输出生成的新文档，而不是原文件的瘦身版。它每个打印任务只打印一份文档，因此无法合并多个 PDF，也没有密码选项。

打印会把 PDF 拆开再重新组装，而这一路上没有任何环节是为节省空间而设计的。

• 没有压缩设置。你没法要求打印机输出更小的图片。应用把它当作一台 600 dpi 的打印机，所以为打印准备图像的程序可能就以这个分辨率发送图片。
• 页面被当作图片发送。有些应用，以及开启了以图像形式打印（Print as image）的 Edge，会把每一页作为一张大图发送。文件因此暴涨，其中的文字也无法再搜索或选择。
• 紧凑的数据被展开。原文件中存储得非常高效的图片，可能会以效率更低的方式写回，透明对象也可能被拼合成图像。

打印出的副本只保留页面的外观，而不保留文档的功能，所以凡是还要填写、签名，或者需要链接能用的文件，都请保留原件。

• 链接无法再点击。
• 书签（读者用来在章节之间跳转的大纲）会消失。
• 表单域无法再填写。
• 可搜索的文字会在应用把页面作为图像发送时消失：文字变成了图片的一部分。

如果文档是在 Office 里做的，就完全不要打印。选择文件 > 导出 > 创建 PDF/XPS，然后把优化设为最小文件大小（联机发布）。这样 PDF 由 Office 自己写出：它会牺牲一些图片质量来换取更小的文件，文字链接照常可用，Word 的选项还能把你的标题变成书签。

让 Office 文件变大的通常是图片。保存之前，选中一张图片，打开图片格式选项卡，单击压缩图片。取消勾选仅应用于此图片以处理所有图片，选择较低的分辨率，例如 Web (150 ppi) 或电子邮件(96 ppi)，并勾选删除图片的剪裁区域。

不过 Office 并不是 Windows 的一部分，而且这些办法对扫描件或别人发给你的 PDF 都没用：在 Word 中打开现成的 PDF，会把它转换成可编辑的文档，版式常常会走样。

打印没法瞄准一个大小，而 Office 的设置只对你在 Office 里做的文件有效。上传表单不会要求「小一点」，它们要求的是小于 2 MB、小于 5 MB、小于 300 KB。

File Acture 直接接受这个数字：把压缩方式设为目标大小，输入上限，应用就会在 300 到 72 DPI 的分辨率和一系列 JPEG 质量之间搜索，直到实测的文件大小符合要求。替换的只有图像，所以文字仍可搜索，链接、书签和表单域也照常可用。已经达标的文件不会被改动。

它还能做打印机做不到的事：一次运行处理几十个文件，为没有颜色的文档转灰度，以及在目标无法达成时明确告知，而不是悄悄生成一份压坏的副本。不会上传任何内容。了解目标大小的工作原理。

最常撞上的两个上限是邮件附件上限和上传表单。用照片制作 PDF 则是另一回事：看看怎样做得好。