Por que o Microsoft Print to PDF gera arquivos grandes (e o que fazer)

Abra o arquivo no Microsoft Edge ou em qualquer aplicativo que consiga imprimi-lo, pressione Ctrl+P, escolha Microsoft Print to PDF em Impressora e clique em Imprimir. Uma janela Salvar Saída de Impressão como pede então um nome e uma pasta. Use um nome novo, para que o original fique como estava.

Em Páginas, você pode escolher Personalizado e digitar um intervalo para ficar só com algumas páginas. O que você não vai encontrar é qualquer ajuste de qualidade de imagem ou de tamanho do arquivo. Se a cópia sai menor, mais ou menos igual ou maior depende do que há no documento e do aplicativo que o imprime.

Uma impressora virtual funciona como uma de verdade. O aplicativo que imprime transforma cada página em instruções de desenho para uma impressora, e, em vez de pôr tinta no papel, o Windows grava essas instruções em um PDF novo.

Então o resultado é um documento novo, montado a partir da impressão, e não uma cópia enxuta daquele com que você começou. Ele imprime um documento por trabalho de impressão, então não consegue juntar vários PDFs, e também não tem opção de senha.

Imprimir desmonta o PDF e o remonta, e nada nesse caminho foi pensado para economizar espaço.

• Nenhum ajuste de compressão. Não dá para pedir imagens menores à impressora. Os aplicativos a tratam como uma impressora de 600 dpi, então um programa que prepara as imagens para impressão pode mandá-las nessa resolução.
• Páginas enviadas como imagens. Alguns aplicativos, e o Edge com Imprimir como imagem ativado, mandam cada página como uma única imagem grande. O arquivo incha, e o texto dele não pode mais ser pesquisado nem selecionado.
• Dados compactos desempacotados. Imagens que o original guardava de forma muito eficiente podem ser gravadas de volta de forma menos eficiente, e objetos transparentes podem ser achatados em imagens.

Uma cópia impressa guarda a aparência das páginas, não o que o documento consegue fazer, então mantenha o original para tudo o que você vai preencher, assinar ou enviar com links funcionando.

• Links deixam de ser clicáveis.
• Marcadores, o sumário que os leitores usam para pular entre capítulos, desaparecem.
• Campos de formulário não podem mais ser preenchidos.
• Texto pesquisável some quando o aplicativo manda as páginas como imagens: as palavras passam a fazer parte da figura.

Se o documento nasceu no Office, nem o imprima. Escolha Arquivo > Exportar > Criar PDF/XPS e defina Otimizar para como Tamanho mínimo (publicação online). O próprio Office grava o PDF: ele troca um pouco da qualidade das imagens por um arquivo menor, os links do texto continuam funcionando e as Opções do Word podem transformar seus títulos em marcadores.

Imagens costumam ser o que deixa um arquivo do Office pesado. Antes de salvar, selecione uma imagem, abra a guia Formato da Imagem e clique em Compactar Imagens. Desmarque Aplicar somente a esta imagem para tratar todas, escolha uma resolução menor, como Web (150 ppi) ou Email (96 ppi), e marque Excluir áreas cortadas de imagens.

O Office não faz parte do Windows, e nada disso ajuda com uma digitalização ou um PDF que alguém mandou para você: abrir um PDF existente no Word o converte em um documento editável, e o layout costuma mudar.

A impressão não tem como mirar, e os ajustes do Office só ajudam com arquivos que você criou no Office. Formulários de envio não pedem «um pouco menor»; pedem abaixo de 2 MB, de 5 MB, de 300 KB.

O File Acture aceita o número: defina Comprimir por como Tamanho desejado, digite o limite e o app percorre resoluções de 300 a 72 DPI e uma série de qualidades JPEG até o tamanho medido caber. Só as imagens são substituídas, então o texto continua pesquisável e links, marcadores e campos de formulário continuam funcionando. Um arquivo que já cabe fica como está.

Ele também faz o que a impressora não faz: dezenas de arquivos em uma execução, tons de cinza para documentos que não têm cor e um aviso claro quando o alvo é impossível, em vez de uma cópia silenciosamente estragada. Nada é enviado. Veja como funciona o tamanho desejado.

Os limites em que mais se esbarra são o de um anexo de e-mail e o de um formulário de envio. Montar um PDF a partir de fotos é outro trabalho: veja como fazer isso bem.