Microsoft Print to PDF でファイルが大きくなる理由と対処法

Microsoft Edge か、そのファイルを印刷できるアプリでファイルを開き、Ctrl + P を押して、プリンターで Microsoft Print to PDF を選び、印刷をクリックします。続いて印刷結果を名前を付けて保存のウィンドウが開き、名前と保存先のフォルダを尋ねられます。元のファイルをそのまま残すため、新しい名前を付けてください。

ページでカスタムを選んで範囲を入力すれば、一部のページだけを残せます。一方、画質やファイルサイズの設定はどこにもありません。コピーが小さくなるか、ほぼ同じか、大きくなるかは、書類の中身と、印刷するアプリ次第です。

仮想プリンターは、本物のプリンターと同じように動きます。印刷するアプリは各ページをプリンター向けの描画命令に変換し、Windows はその命令を紙にインクで載せる代わりに、新しい PDF に書き込みます。

つまり結果は、印刷結果から作られた新しい書類であって、元の書類を軽くしたコピーではありません。1 回の印刷ジョブで印刷できるのは 1 つの書類だけなので、複数の PDF をまとめることはできず、パスワードの設定もありません。

印刷は PDF をいったんばらして組み立て直す作業で、その過程には容量を節約するための仕組みが何もありません。

• 圧縮の設定がない。プリンターに画像を小さくするよう頼むことはできません。アプリはこれを 600 dpi のプリンターとして扱うので、画像を印刷用に準備するプログラムは、その解像度で画像を送ることがあります。
• ページが画像として送られる。一部のアプリや、画像として印刷をオンにした Edge は、各ページを 1 枚の大きな画像として送ります。ファイルは膨れ上がり、テキストは検索も選択もできなくなります。
• コンパクトなデータが展開される。元のファイルでとても効率よく保存されていた画像が、効率の悪い形で書き戻されることがあり、透明なオブジェクトは画像に統合されることがあります。

印刷したコピーに残るのはページの見た目であって、書類の機能ではありません。記入する、署名する、リンクが使える状態で送るといった書類では、元のファイルを残しておいてください。

• リンクはクリックできなくなります。
• ブックマーク（読み手が章から章へ移動するのに使うアウトライン）はなくなります。
• フォームフィールドには入力できなくなります。
• アプリがページを画像として送った場合は、検索できるテキストが消えます。文字が画像の一部になってしまうからです。

Office で作った書類なら、印刷はしないでください。ファイル > エクスポート > PDF/XPS の作成を選び、最適化を最小サイズ (オンライン発行)に設定します。Office が PDF を直接書き出すので、画像の画質を多少犠牲にしてファイルが小さくなり、テキストのリンクも使えるままです。Word ならオプションで見出しをブックマークにすることもできます。

Office のファイルを重くしているのは、たいてい画像です。保存する前に画像を 1 つ選び、図の形式タブを開いて図の圧縮をクリックします。すべての画像に適用するにはこの画像だけに適用するをオフにし、Web (150 ppi) や電子メール用 (96 ppi) などの低めの解像度を選んで、図のトリミング部分を削除するをオンにします。

ただし、Office は Windows の一部ではありませんし、スキャンや人から届いた PDF にはどれも役に立ちません。既存の PDF を Word で開くと編集可能な文書に変換され、レイアウトがずれることがよくあります。

印刷では狙ったサイズにできず、Office の設定が役立つのは Office で作ったファイルだけです。アップロードフォームが求めるのは「少し小さく」ではなく、2 MB 未満、5 MB 未満、300 KB 未満といった数値です。

File Acture なら、その数値を指定できます。圧縮方法を目標サイズにして上限を入力すると、300 DPI から 72 DPI までの解像度とさまざまな JPEG の画質を試し、実際に測ったファイルサイズが収まるところで止まります。置き換えるのは画像だけなので、テキストは検索できるままで、リンク、ブックマーク、フォームフィールドも使えます。すでに収まっているファイルには手を加えません。

印刷ではできないこともこなします。1 回の実行で数十のファイルを処理でき、色のない書類はグレイスケールにでき、目標が無理なときは、黙って画質の崩れたコピーを作る代わりにはっきり知らせます。何もアップロードされません。目標サイズの仕組みはこちら。

よくぶつかる上限は、メール添付の上限とアップロードフォームの上限です。写真から PDF を作るのは別の作業です。上手に作る方法はこちら。