Microsoft Print to PDF Neden Büyük Dosya Oluşturur ve Ne Yapmalı?

Dosyayı Microsoft Edge'de ya da onu yazdırabilen herhangi bir uygulamada açın, Ctrl+P tuşlarına basın, Yazıcı altında Microsoft Print to PDF seçeneğini seçin ve Yazdır düğmesine tıklayın. Ardından açılan Yazdırma Çıktısını Farklı Kaydet penceresi bir ad ve klasör ister. Özgün dosya olduğu gibi kalsın diye yeni bir ad kullanın.

Sayfalar altında Özel seçeneğini seçip bir aralık yazarak yalnızca bazı sayfaları tutabilirsiniz. Bulamayacağınız şey ise görsel kalitesi ya da dosya boyutu için bir ayardır. Kopyanın daha küçük mü, aşağı yukarı aynı mı, yoksa daha büyük mü çıkacağı belgenin içeriğine ve onu yazdıran uygulamaya bağlıdır.

Sanal bir yazıcı gerçek bir yazıcı gibi çalışır. Yazdıran uygulama her sayfayı bir yazıcı için çizim talimatlarına dönüştürür; Windows da kâğıda mürekkep koymak yerine bu talimatları yeni bir PDF'e yazar.

Yani sonuç, başladığınız belgenin inceltilmiş bir kopyası değil, yazdırma çıktısından kurulmuş yeni bir belgedir. Her yazdırma işinde tek bir belge yazdırdığı için birden çok PDF'i birleştiremez; parola seçeneği de yoktur.

Yazdırma bir PDF'i parçalarına ayırıp yeniden kurar ve bu yolculukta hiçbir şey yer kazanmak için tasarlanmamıştır.

• Sıkıştırma ayarı yok. Yazıcıdan daha küçük resimler isteyemezsiniz. Uygulamalar onu 600 DPI'lık bir yazıcı olarak görür; bu yüzden görselleri baskıya hazırlayan bir program onları bu çözünürlükte gönderebilir.
• Resim olarak gönderilen sayfalar. Bazı uygulamalar ve resim olarak yazdırma seçeneği (Print as image) açık olan Edge, her sayfayı tek büyük bir görsel olarak gönderir. Dosya şişer, metni de artık aranamaz ve seçilemez.
• Sıkı veri açılır. Özgün dosyanın çok verimli sakladığı resimler daha az verimli biçimde geri yazılabilir; saydam nesneler de görsellere dönüştürülüp düzleştirilebilir.

Yazdırılan kopya belgenin yapabildiklerini değil, sayfaların görünüşünü korur; bu yüzden dolduracağınız, imzalayacağınız ya da çalışan bağlantılarla göndereceğiniz her şey için özgün dosyayı saklayın.

• Bağlantılar tıklanamaz hale gelir.
• Yer imleri, yani okurların bölümler arasında atlamak için kullandığı ana hat, kaybolur.
• Form alanları artık doldurulamaz.
• Aranabilir metin, uygulama sayfaları resim olarak gönderdiğinde yok olur: kelimeler resmin bir parçası haline gelir.

Belge Office'te başladıysa hiç yazdırmayın. Dosya > Dışarı Aktar > PDF/XPS Oluştur adımını seçin, ardından En iyi duruma getir ayarını En küçük boyut (çevrimiçi yayımlama) yapın. PDF'i bu kez Office'in kendisi yazar: daha küçük bir dosya için bir miktar resim kalitesinden vazgeçer, metin bağlantıları çalışmaya devam eder ve Word'ün Seçenekler penceresi başlıklarınızı yer imlerine dönüştürebilir.

Office dosyasını ağırlaştıran genellikle resimlerdir. Kaydetmeden önce bir resim seçin, Resim Biçimi sekmesini açın ve Resimleri Sıkıştır düğmesine tıklayın. Tümüne uygulamak için Yalnızca bu resme uygula seçeneğinin işaretini kaldırın, Web (150 ppi) ya da E-posta (96 ppi) gibi daha düşük bir çözünürlük seçin ve Resimlerin kırpılan alanlarını sil seçeneğini işaretleyin.

Office Windows'un bir parçası değildir ve bunların hiçbiri bir taramada ya da size gönderilen bir PDF'te işe yaramaz: var olan bir PDF'i Word'de açmak onu düzenlenebilir bir belgeye dönüştürür ve düzen çoğu zaman kayar.

Yazdırma nişan alamaz; Office'in ayarları da yalnızca Office'te hazırladığınız dosyalarda işe yarar. Yükleme formları “biraz daha küçük” istemez; 2 MB altı, 5 MB altı, 300 KB altı ister.

File Acture ise sayıyı alır: Sıkıştırma ölçütü ayarını Hedef boyut yapın ve sınırı yazın; uygulama ölçülen dosya boyutu sığana kadar 300 DPI'dan 72 DPI'ya kadar çözünürlükleri ve bir dizi JPEG kalitesini dener. Yalnızca görseller değiştirilir; böylece metin aranabilir kalır, bağlantılar, yer imleri ve form alanları çalışmaya devam eder. Zaten sığan bir dosyaya dokunulmaz.

Yazıcının yapmadıklarını da yapar: tek çalıştırmada onlarca dosya, renk taşımayan belgeler için gri tonlama ve hedef imkânsızsa sessizce bozulmuş bir kopya yerine açık bir uyarı. Hiçbir şey internete yüklenmez. Hedef boyutun nasıl çalıştığına bakın.

En sık çarpılan sınırlar e-posta eki sınırı ve yükleme formu sınırıdır. Fotoğraflardan PDF yapmak ise ayrı bir iştir: bunu nasıl iyi yapacağınızı görün.