Perché Microsoft Print to PDF crea file così pesanti (e cosa fare)

Apri il file in Microsoft Edge o in qualsiasi app in grado di stamparlo, premi Ctrl+P, scegli Microsoft Print to PDF in Stampante e fai clic su Stampa. Una finestra Salva output di stampa con nome ti chiede poi un nome e una cartella. Usa un nome nuovo, così l'originale resta com'era.

In Pagine puoi scegliere l'opzione personalizzata e digitare un intervallo per tenere solo alcune pagine. Quello che non troverai è un'impostazione per la qualità delle immagini o la dimensione del file. Che la copia esca più leggera, più o meno uguale o più pesante dipende da che cosa contiene il documento e dall'app che lo stampa.

Una stampante virtuale funziona come una vera. L'app che stampa trasforma ogni pagina in istruzioni di disegno per una stampante e, invece di mettere inchiostro sulla carta, Windows scrive quelle istruzioni in un nuovo PDF.

Il risultato è quindi un nuovo documento costruito dall'output di stampa, non una copia alleggerita di quello da cui sei partito. Stampa un documento per ogni processo di stampa, quindi non può unire più PDF, e non ha nemmeno un'opzione per la password.

La stampa smonta un PDF e lo ricostruisce, e niente in quel percorso è pensato per risparmiare spazio.

• Nessuna impostazione di compressione. Non puoi chiedere alla stampante immagini più leggere. Le app la trattano come una stampante a 600 dpi, quindi un programma che prepara le immagini per la stampa può inviarle a quella risoluzione.
• Pagine inviate come immagini. Alcune app, ed Edge con Stampa come immagine attivo, inviano ogni pagina come un'unica grande immagine. Il file si gonfia, e il suo testo non si può più cercare né selezionare.
• Dati compatti spacchettati. Le immagini che l'originale memorizzava in modo molto efficiente possono essere riscritte in modo meno efficiente, e gli oggetti trasparenti possono essere appiattiti in immagini.

Una copia stampata conserva l'aspetto delle pagine, non ciò che il documento sa fare, quindi tieni l'originale per tutto ciò che dovrai compilare, firmare o inviare con i link funzionanti.

• I link non sono più cliccabili.
• I segnalibri, lo schema che i lettori usano per saltare da un capitolo all'altro, spariscono.
• I campi modulo non si possono più compilare.
• Il testo ricercabile scompare quando l'app invia le pagine come immagini: le parole diventano parte dell'immagine.

Se il documento è nato in Office, non stamparlo affatto. Scegli File > Esporta > Crea PDF/XPS, poi imposta Ottimizza per su Dimensioni minime (pubblicazione online). È Office a scrivere il PDF: cede un po' di qualità delle immagini in cambio di un file più leggero, i link nel testo continuano a funzionare e le Opzioni di Word possono trasformare i tuoi titoli in segnalibri.

Di solito sono le immagini a rendere pesante un file di Office. Prima di salvare, seleziona un'immagine, apri la scheda Formato immagine e fai clic su Comprimi immagini. Deseleziona Applica solo a questa immagine per trattarle tutte, scegli una risoluzione più bassa come Web (150 ppi) o Posta elettronica (96 ppi) e seleziona Elimina aree ritagliate delle immagini.

Office non fa parte di Windows, e niente di tutto questo aiuta con una scansione o con un PDF che qualcuno ti ha mandato: aprire un PDF esistente in Word lo converte in un documento modificabile, e l'impaginazione spesso cambia.

La stampa non sa mirare, e le impostazioni di Office aiutano solo con i file creati in Office. I moduli di caricamento non chiedono «un po' più piccolo»: chiedono sotto i 2 MB, sotto i 5 MB, sotto i 300 KB.

File Acture prende invece il numero: imposta Comprimi per su Dimensione di destinazione, digita il limite e l'app esplora risoluzioni da 300 fino a 72 DPI e una serie di qualità JPEG finché la dimensione misurata del file rientra. Vengono sostituite solo le immagini, quindi il testo resta ricercabile e link, segnalibri e campi modulo continuano a funzionare. Un file che rientra già nel limite viene lasciato com'è.

Fa anche ciò che la stampante non fa: decine di file in una sola esecuzione, la scala di grigi per i documenti senza colore e un messaggio chiaro quando il tuo obiettivo è impossibile, invece di una copia rovinata in silenzio. Non viene caricato nulla. Come funziona la dimensione di destinazione.

I limiti in cui si incappa più spesso sono quello di un allegato email e quello di un modulo di caricamento. Creare un PDF dalle foto è un altro lavoro: ecco come farlo bene.