Microsoft Print to PDF로 만든 파일이 커지는 이유와 해결법

Microsoft Edge나 인쇄할 수 있는 다른 앱에서 파일을 열고 Ctrl+P를 누른 다음, 프린터에서 Microsoft Print to PDF를 고르고 인쇄를 클릭하세요. 그러면 인쇄 결과를 다른 이름으로 저장 창이 이름과 폴더를 묻습니다. 원본이 그대로 남도록 새 이름을 쓰세요.

페이지에서 사용자 지정을 고르고 범위를 입력하면 일부 페이지만 남길 수 있습니다. 하지만 이미지 품질이나 파일 크기에 관한 설정은 어디에도 없습니다. 사본이 더 작아질지, 비슷할지, 더 커질지는 문서에 무엇이 들어 있는지와 어떤 앱으로 인쇄하는지에 달려 있습니다.

가상 프린터는 실제 프린터처럼 작동합니다. 인쇄하는 앱이 각 페이지를 프린터용 그리기 지시로 바꾸면, Windows는 종이에 잉크를 올리는 대신 그 지시를 새 PDF에 기록합니다.

따라서 결과물은 처음 문서를 날씬하게 줄인 사본이 아니라, 인쇄 결과로 만든 새 문서입니다. 인쇄 작업 하나에 문서 하나만 인쇄하므로 여러 PDF를 합칠 수 없고, 비밀번호 옵션도 없습니다.

인쇄는 PDF를 해체했다가 다시 만드는 과정이며, 그 과정의 어느 단계도 용량을 아끼도록 설계되어 있지 않습니다.

• 압축 설정이 없습니다. 프린터에 더 작은 그림을 요청할 수 없습니다. 앱은 이 프린터를 600 dpi 프린터로 취급하므로, 인쇄용으로 이미지를 준비하는 프로그램은 그 해상도로 이미지를 보낼 수 있습니다.
• 페이지가 그림으로 전송됩니다. 일부 앱과 이미지로 인쇄를 켠 Edge는 모든 페이지를 하나의 큰 이미지로 보냅니다. 파일이 불어나고, 텍스트는 더 이상 검색하거나 선택할 수 없습니다.
• 압축된 데이터가 풀립니다. 원본이 매우 효율적으로 저장했던 그림이 덜 효율적인 방식으로 다시 기록될 수 있고, 투명한 개체는 이미지로 병합될 수 있습니다.

인쇄한 사본은 페이지의 모양만 남기고 문서의 기능은 남기지 않습니다. 작성하거나 서명할 문서, 링크가 작동해야 하는 문서라면 원본을 보관하세요.

• 링크를 더 이상 클릭할 수 없습니다.
• 장 사이를 이동할 때 쓰는 목차인 북마크가 사라집니다.
• 양식 필드에 더 이상 입력할 수 없습니다.
• 앱이 페이지를 이미지로 보내면 검색 가능한 텍스트가 사라집니다. 글자가 그림의 일부가 되기 때문입니다.

Office에서 시작한 문서라면 아예 인쇄하지 마세요. 파일 > 내보내기 > PDF/XPS 만들기를 선택한 다음 최적화를 최소 크기(온라인 게시)로 설정하세요. Office가 PDF를 직접 기록하므로 그림 품질을 조금 양보하는 대신 파일이 작아지고, 텍스트 링크도 계속 작동하며, Word의 옵션에서는 제목을 북마크로 바꿀 수 있습니다.

Office 파일을 무겁게 만드는 것은 대개 그림입니다. 저장하기 전에 그림을 선택하고 그림 서식 탭을 열어 그림 압축을 클릭하세요. 모든 그림에 적용하려면 이 그림에만 적용을 해제하고, 웹(150ppi)이나 전자 메일(96ppi) 같은 낮은 해상도를 고른 다음 그림의 잘린 영역 삭제를 선택하세요.

Office는 Windows에 포함되어 있지 않으며, 스캔 파일이나 다른 사람이 보낸 PDF에는 이 방법이 도움이 되지 않습니다. 기존 PDF를 Word에서 열면 편집 가능한 문서로 변환되고, 레이아웃이 틀어지는 경우가 많습니다.

인쇄로는 크기를 겨냥할 수 없고, Office의 설정은 Office에서 만든 파일에만 도움이 됩니다. 업로드 양식은 "조금 더 작게"를 요구하지 않습니다. 2 MB 미만, 5 MB 미만, 300 KB 미만을 요구하죠.

File Acture는 대신 숫자를 받습니다. 압축 기준을 목표 크기로 바꾸고 한도를 입력하면, 앱이 300 DPI부터 72 DPI까지의 해상도와 여러 JPEG 품질을 탐색해 측정한 파일 크기가 맞을 때까지 조정합니다. 이미지만 바뀌므로 텍스트는 계속 검색할 수 있고 링크, 북마크, 양식 필드도 그대로 작동합니다. 이미 맞는 파일은 건드리지 않습니다.

프린터가 하지 않는 일도 합니다. 한 번에 수십 개 파일, 색이 없는 문서의 회색조 변환, 그리고 목표가 불가능할 때 조용히 망가진 사본을 만드는 대신 분명히 알려 주는 것. 아무것도 업로드하지 않습니다. 목표 크기 작동 방식을 확인하세요.

가장 자주 부딪히는 두 한도는 이메일 첨부 한도와 업로드 양식 한도입니다. 사진으로 PDF를 만드는 것은 다른 일입니다. 제대로 만드는 방법을 참고하세요.