Pourquoi Microsoft Print to PDF crée des fichiers lourds (et que faire)

Ouvrez le fichier dans Microsoft Edge ou dans toute application capable de l'imprimer, appuyez sur Ctrl+P, choisissez Microsoft Print to PDF sous Imprimante et cliquez sur Imprimer. Une fenêtre Enregistrer la sortie d'impression sous vous demande ensuite un nom et un dossier. Utilisez un nouveau nom, pour que l'original reste intact.

Sous Pages, vous pouvez choisir une plage personnalisée et taper les numéros des pages à garder. Ce que vous ne trouverez pas, c'est un réglage de qualité d'image ou de taille de fichier. Que la copie sorte plus petite, à peu près identique ou plus lourde dépend du contenu du document et de l'application qui l'imprime.

Une imprimante virtuelle fonctionne comme une vraie. L'application qui imprime transforme chaque page en instructions de dessin destinées à une imprimante, et au lieu de déposer de l'encre sur du papier, Windows écrit ces instructions dans un nouveau PDF.

Le résultat est donc un nouveau document construit à partir de la sortie d'impression, et non une copie amincie de celui de départ. L'imprimante traite un document par tâche d'impression : elle ne peut donc pas combiner plusieurs PDF, et elle n'a pas non plus d'option de mot de passe.

L'impression démonte un PDF puis le reconstruit, et rien sur ce trajet n'est conçu pour gagner de la place.

• Aucun réglage de compression. Impossible de demander des images plus légères à l'imprimante. Les applications la traitent comme une imprimante à 600 ppp : un programme qui prépare les images pour l'impression peut donc les envoyer à cette résolution.
• Des pages envoyées en images. Certaines applications, et Edge quand Imprimer en tant qu'image est activé, envoient chaque page sous la forme d'une grande image. Le fichier enfle, et son texte ne peut plus être recherché ni sélectionné.
• Des données compactes décompressées. Des images que l'original stockait de façon très efficace peuvent être réécrites moins efficacement, et les objets transparents peuvent être aplatis en images.

Une copie imprimée garde l'apparence des pages, pas ce que le document sait faire : conservez donc l'original pour tout ce que vous remplirez, signerez ou enverrez avec des liens qui fonctionnent.

• Les liens ne sont plus cliquables.
• Les signets, le sommaire dont se servent les lecteurs pour sauter d'un chapitre à l'autre, disparaissent.
• Les champs de formulaire ne peuvent plus être remplis.
• Le texte interrogeable disparaît quand l'application envoie les pages en images : les mots font alors partie de l'image.

Si le document vient d'Office, ne l'imprimez pas du tout. Choisissez Fichier > Exporter > Créer PDF/XPS, puis réglez Optimiser pour sur Taille minimale (publication en ligne). Office écrit alors le PDF lui-même : il sacrifie un peu de qualité d'image pour un fichier plus petit, les liens du texte continuent de fonctionner, et les Options de Word peuvent transformer vos titres en signets.

Ce sont en général les images qui alourdissent un fichier Office. Avant d'enregistrer, sélectionnez une image, ouvrez l'onglet Format de l'image et cliquez sur Compresser les images. Décochez Appliquer uniquement à cette image pour les traiter toutes, choisissez une résolution plus basse comme Web (150 ppp) ou Courrier électronique (96 ppp), et cochez Supprimer les zones de découpage des images.

Office ne fait pas partie de Windows, et rien de tout cela n'aide pour un scan ou un PDF qu'on vous a envoyé : ouvrir un PDF existant dans Word le convertit en document modifiable, et la mise en page bouge souvent.

L'impression ne sait pas viser, et les réglages d'Office n'aident que pour les fichiers créés dans Office. Les formulaires en ligne ne demandent pas « un peu plus petit » : ils demandent moins de 2 Mo, moins de 5 Mo, moins de 300 Ko.

File Acture prend le chiffre à la place : réglez Compresser selon sur Taille cible, tapez la limite, et l'app explore les résolutions de 300 à 72 ppp et une série de qualités JPEG jusqu'à ce que la taille mesurée passe. Seules les images sont remplacées : le texte reste interrogeable, et les liens, les signets et les champs de formulaire continuent de fonctionner. Un fichier qui passe déjà est laissé tel quel.

L'app fait aussi ce que l'imprimante refuse : des dizaines de fichiers en une fois, les niveaux de gris pour les documents sans couleur, et un message clair quand votre cible est impossible au lieu d'une copie discrètement gâchée. Rien n'est envoyé en ligne. Le fonctionnement de la taille cible.

Les limites les plus fréquentes sont celle d'une pièce jointe et celle d'un formulaire en ligne. Créer un PDF à partir de photos est un autre travail : voici comment bien s'y prendre.