Почему Microsoft Print to PDF создает большие файлы и что с этим делать

Откройте файл в Microsoft Edge или любой программе, которая умеет его печатать, нажмите Ctrl+P, в списке Принтер выберите Microsoft Print to PDF и нажмите Печать. Затем окно Save Print Output As (сохранение результата печати) спросит имя и папку. Задайте новое имя, чтобы оригинал остался прежним.

В списке Страницы можно выбрать Custom (свой диапазон) и ввести номера, чтобы оставить только часть страниц. Чего вы здесь не найдете, так это настроек качества изображений или размера файла. Выйдет ли копия меньше, примерно такой же или больше, зависит от содержимого документа и от программы, которая его печатает.

Виртуальный принтер работает как настоящий. Программа, которая печатает, превращает каждую страницу в инструкции по рисованию для принтера, а Windows вместо того, чтобы наносить чернила на бумагу, записывает эти инструкции в новый PDF.

Поэтому результат — новый документ, собранный из результата печати, а не облегченная копия исходного. Принтер печатает по одному документу за задание, так что объединить несколько PDF он не может, и возможности задать пароль у него тоже нет.

Печать разбирает PDF на части и собирает заново, и ничто на этом пути не рассчитано на экономию места.

• Нет настройки сжатия. Попросить принтер уменьшить картинки нельзя. Программы считают его принтером на 600 dpi, поэтому та, что готовит изображения к печати, может отправить их именно с таким разрешением.
• Страницы уходят картинками. Некоторые программы, а также Edge с включенным параметром Print as image (печать как изображение), отправляют каждую страницу одним большим изображением. Файл раздувается, а текст в нем больше нельзя искать или выделять.
• Компактные данные распаковываются. Картинки, которые оригинал хранил очень экономно, могут записаться обратно менее экономно, а прозрачные объекты — превратиться в плоские изображения.

Распечатанная копия сохраняет то, как выглядят страницы, но не то, что умеет документ, поэтому оставьте оригинал для всего, что вы будете заполнять, подписывать или отправлять с работающими ссылками.

• Ссылки больше не открываются по щелчку.
• Закладки — оглавление, по которому читатель переходит между главами, — исчезают.
• Поля форм больше нельзя заполнить.
• Текст с поиском пропадает, если программа отправляет страницы картинками: слова становятся частью изображения.

Если документ создан в Office, не печатайте его вовсе. Выберите Файл > Экспорт > Создать PDF/XPS, а затем в разделе Оптимизация выберите Минимальный размер (публикация в Интернете). Office сам записывает PDF: он жертвует частью качества картинок ради меньшего файла, ссылки в тексте продолжают работать, а кнопка Параметры в Word позволяет превратить заголовки в закладки.

Тяжелым файл Office обычно делают картинки. Перед сохранением выделите рисунок, откройте вкладку Формат рисунка и нажмите Сжать рисунки. Снимите флажок Применить только к этому рисунку, чтобы обработать все рисунки, выберите разрешение пониже, например Веб (150 ppi) или Электронная почта (96 ppi), и отметьте Удалить обрезанные области рисунков.

Office не входит в Windows, и все это не поможет со сканом или PDF, который вам прислали: при открытии готового PDF в Word он преобразуется в редактируемый документ, и верстка часто съезжает.

Печать не умеет целиться, а настройки Office помогают только с файлами, созданными в Office. Формы загрузки не просят «чуть меньше» — они требуют меньше 2 MB, меньше 5 MB, меньше 300 KB.

File Acture принимает число: выберите для параметра Способ сжатия значение Целевой размер, введите лимит, и приложение переберет разрешения от 300 до 72 DPI и набор уровней качества JPEG, пока измеренный размер файла не уложится. Заменяются только изображения, поэтому текст остается доступным для поиска, а ссылки, закладки и поля форм продолжают работать. Файл, который уже укладывается в лимит, остается как есть.

Оно умеет и то, чего не делает принтер: десятки файлов за один запуск, перевод в оттенки серого для документов без цвета и понятное сообщение, когда цель недостижима, вместо тихо испорченной копии. Ничего не загружается в сеть. Как устроен целевой размер.

Чаще всего упираются в два лимита: лимит почтового вложения и лимит формы загрузки. Собрать PDF из фотографий — другая задача: вот как сделать это хорошо.