Microsoft Print to PDF बड़ी फ़ाइलें क्यों बनाता है (और क्या करें)

फ़ाइल को Microsoft Edge या किसी भी ऐसे ऐप में खोलिए जो उसे प्रिंट कर सके, Ctrl+P दबाइए, Printer में Microsoft Print to PDF चुनिए और Print पर क्लिक कीजिए। इसके बाद Save Print Output As विंडो नाम और फ़ोल्डर पूछती है। नया नाम दीजिए, ताकि मूल फ़ाइल जैसी थी वैसी ही रहे।

Pages में आप Custom चुनकर कोई रेंज लिख सकते हैं, ताकि केवल कुछ पन्ने रहें। जो आपको नहीं मिलेगी, वह है तस्वीरों की गुणवत्ता या फ़ाइल के आकार की कोई सेटिंग। नक़ल छोटी निकलेगी, लगभग उतनी ही या बड़ी, यह इस पर निर्भर है कि दस्तावेज़ में क्या है और उसे कौन-सा ऐप प्रिंट कर रहा है।

वर्चुअल प्रिंटर असली प्रिंटर की तरह ही काम करता है। प्रिंट करने वाला ऐप हर पन्ने को प्रिंटर के लिए चित्र बनाने के निर्देशों में बदलता है, और काग़ज़ पर स्याही लगाने के बजाय Windows उन निर्देशों को एक नई PDF में लिख देता है।

इसलिए नतीजा प्रिंट आउटपुट से बना एक नया दस्तावेज़ होता है, न कि आपकी शुरुआती फ़ाइल की हल्की की गई नक़ल। यह हर प्रिंट जॉब में एक ही दस्तावेज़ प्रिंट करता है, इसलिए कई PDF को जोड़ नहीं सकता, और इसमें पासवर्ड का कोई विकल्प भी नहीं है।

प्रिंट करना PDF को खोलकर अलग करता है और फिर से जोड़ता है, और इस पूरे सफ़र में कुछ भी जगह बचाने के लिए नहीं बना है।

• संपीड़न की कोई सेटिंग नहीं। आप प्रिंटर से छोटी तस्वीरें नहीं माँग सकते। ऐप इसे 600 dpi वाला प्रिंटर मानते हैं, इसलिए जो प्रोग्राम तस्वीरों को प्रिंट के लिए तैयार करता है, वह उन्हें उसी रिज़ॉल्यूशन पर भेज सकता है।
• पन्ने तस्वीरों के रूप में। कुछ ऐप, और Print as image चालू होने पर Edge भी, हर पन्ने को एक बड़ी तस्वीर के रूप में भेजते हैं। फ़ाइल फूल जाती है, और उसका पाठ अब न खोजा जा सकता है, न चुना जा सकता है।
• सघन डेटा खुल जाता है। जो तस्वीरें मूल फ़ाइल में बहुत कुशलता से सहेजी थीं, वे कम कुशलता से दोबारा लिखी जा सकती हैं, और पारदर्शी वस्तुएँ सपाट होकर तस्वीरों में बदल सकती हैं।

प्रिंट की गई नक़ल पन्नों का रूप बचाती है, दस्तावेज़ की क्षमताएँ नहीं, इसलिए जो कुछ भरना, हस्ताक्षर करना या चालू लिंक के साथ भेजना हो, उसके लिए मूल फ़ाइल रखिए।

• लिंक क्लिक करने लायक नहीं रहते।
• बुकमार्क, यानी वह रूपरेखा जिससे पाठक अध्यायों के बीच जाते हैं, ग़ायब हो जाते हैं।
• फ़ॉर्म फ़ील्ड अब भरे नहीं जा सकते।
• खोजने योग्य पाठ तब ग़ायब हो जाता है जब ऐप पन्नों को तस्वीरों के रूप में भेजता है: शब्द तस्वीर का हिस्सा बन जाते हैं।

अगर दस्तावेज़ Office में बना है, तो उसे प्रिंट ही मत कीजिए। File > Export > Create PDF/XPS चुनिए, फिर Optimize for को Minimum size (publishing online) पर कीजिए। Office ख़ुद PDF लिखता है: छोटी फ़ाइल के लिए वह तस्वीरों की थोड़ी गुणवत्ता छोड़ देता है, पाठ के लिंक काम करते रहते हैं, और Word के Options आपके शीर्षकों को बुकमार्क में बदल सकते हैं।

Office फ़ाइल को आम तौर पर तस्वीरें ही भारी बनाती हैं। सहेजने से पहले कोई तस्वीर चुनिए, Picture Format टैब खोलिए और Compress Pictures पर क्लिक कीजिए। सभी तस्वीरों पर लागू करने के लिए Apply only to this picture से निशान हटाइए, Web (150 ppi) या E-mail (96 ppi) जैसा कम रिज़ॉल्यूशन चुनिए, और Delete cropped areas of pictures पर निशान लगाइए।

Office, Windows का हिस्सा नहीं है, और इनमें से कुछ भी किसी स्कैन या किसी की भेजी PDF के काम नहीं आता: किसी मौजूदा PDF को Word में खोलने पर वह संपादन योग्य दस्तावेज़ में बदल जाती है, और लेआउट अक्सर खिसक जाता है।

प्रिंट करना निशाना नहीं लगा सकता, और Office की सेटिंग केवल Office में बनी फ़ाइलों के काम आती हैं। अपलोड फ़ॉर्म «थोड़ा छोटा» नहीं माँगते; वे 2 MB से कम, 5 MB से कम, 300 KB से कम माँगते हैं।

File Acture उसकी जगह अंक लेता है: कम्प्रेस करने का आधार को टार्गेट आकार कीजिए, सीमा लिखिए, और ऐप 300 से 72 DPI तक के रिज़ॉल्यूशन और कई JPEG गुणवत्ताओं में तब तक खोजता है जब तक नापी गई फ़ाइल समा न जाए। केवल तस्वीरें बदली जाती हैं, इसलिए पाठ खोजने योग्य रहता है और लिंक, बुकमार्क और फ़ॉर्म फ़ील्ड काम करते रहते हैं। जो फ़ाइल पहले से समाती है, उसे छुआ नहीं जाता।

यह वह भी करता है जो प्रिंटर नहीं करता: एक ही रन में दर्जनों फ़ाइलें, रंगहीन दस्तावेज़ों के लिए ग्रेस्केल, और लक्ष्य असंभव होने पर चुपचाप बिगड़ी नक़ल बनाने के बजाय साफ़ संदेश। कुछ भी अपलोड नहीं होता। लक्ष्य आकार कैसे काम करता है।

जिन सीमाओं से लोग सबसे ज़्यादा टकराते हैं, वे हैं ईमेल अटैचमेंट की सीमा और अपलोड फ़ॉर्म की सीमा। तस्वीरों से PDF बनाना अलग काम है: उसे अच्छी तरह कैसे करें।