Warum Microsoft Print to PDF große Dateien erzeugt (und was hilft)

Öffne die Datei in Microsoft Edge oder einer anderen App, die sie drucken kann, drück Strg+P, wähl unter Drucker den Eintrag Microsoft Print to PDF und klick auf Drucken. Ein Fenster Druckausgabe speichern unter fragt dann nach Namen und Ordner. Nimm einen neuen Namen, damit das Original bleibt, wie es war.

Unter Seiten kannst du Benutzerdefiniert wählen und einen Bereich eingeben, um nur einige Seiten zu behalten. Was du nicht findest, ist eine Einstellung für Bildqualität oder Dateigröße. Ob die Kopie kleiner, etwa gleich groß oder größer herauskommt, hängt vom Inhalt des Dokuments und von der App ab, die es druckt.

Ein virtueller Drucker funktioniert wie ein echter. Die App, die druckt, verwandelt jede Seite in Zeichenanweisungen für einen Drucker, und statt Tinte aufs Papier zu bringen, schreibt Windows diese Anweisungen in ein neues PDF.

Das Ergebnis ist also ein neues Dokument aus der Druckausgabe, keine verschlankte Kopie des Dokuments, mit dem du angefangen hast. Pro Druckauftrag entsteht ein Dokument, mehrere PDFs lassen sich damit also nicht zusammenführen, und eine Passwortoption gibt es auch nicht.

Beim Drucken wird ein PDF zerlegt und neu aufgebaut, und nichts auf diesem Weg ist darauf ausgelegt, Platz zu sparen.

• Keine Komprimierungseinstellung. Du kannst den Drucker nicht um kleinere Bilder bitten. Apps behandeln ihn wie einen Drucker mit 600 dpi, ein Programm, das Bilder für den Druck aufbereitet, kann sie also in dieser Auflösung schicken.
• Seiten als Bilder. Manche Apps, und Edge mit eingeschaltetem Als Bild drucken, schicken jede Seite als ein einziges großes Bild. Die Datei bläht sich auf, und ihr Text lässt sich nicht mehr durchsuchen oder markieren.
• Kompakte Daten entpackt. Bilder, die das Original sehr effizient gespeichert hatte, werden womöglich weniger effizient zurückgeschrieben, und transparente Objekte können zu Bildern reduziert werden.

Eine gedruckte Kopie behält, wie die Seiten aussehen, nicht, was das Dokument kann. Heb also das Original für alles auf, was du ausfüllen, unterschreiben oder mit funktionierenden Links verschicken willst.

• Links sind nicht mehr anklickbar.
• Lesezeichen, die Gliederung, mit der Leser zwischen Kapiteln springen, sind weg.
• Formularfelder lassen sich nicht mehr ausfüllen.
• Durchsuchbarer Text verschwindet, wenn die App Seiten als Bilder schickt: Die Wörter werden Teil des Bildes.

Ist das Dokument in Office entstanden, druck es gar nicht erst. Wähl Datei > Exportieren > PDF/XPS-Dokument erstellen und stell Optimieren für auf Minimale Größe (Onlineveröffentlichung). Office schreibt das PDF selbst: Es tauscht etwas Bildqualität gegen eine kleinere Datei, Textlinks funktionieren weiter, und über die Optionen von Word werden deine Überschriften zu Lesezeichen.

Meist sind es die Bilder, die eine Office-Datei schwer machen. Markier vor dem Speichern ein Bild, öffne die Registerkarte Bildformat und klick auf Bilder komprimieren. Deaktivier Nur für dieses Bild übernehmen, damit alle Bilder behandelt werden, wähl eine niedrigere Auflösung wie Web (150 ppi) oder E-Mail (96 ppi) und aktivier Zugeschnittene Bildbereiche löschen.

Office gehört nicht zu Windows, und bei einem Scan oder einem PDF, das dir jemand geschickt hat, hilft nichts davon: Wenn du ein vorhandenes PDF in Word öffnest, wandelt Word es in ein bearbeitbares Dokument um, und das Layout verschiebt sich oft.

Drucken kann nicht zielen, und die Einstellungen von Office helfen nur bei Dateien, die du in Office erstellt hast. Upload-Formulare wollen nicht „etwas kleiner“, sie wollen unter 2 MB, unter 5 MB, unter 300 KB.

File Acture nimmt stattdessen die Zahl: Komprimieren nach auf Zielgröße stellen, Limit eintippen, und die App sucht zwischen 300 und 72 DPI sowie in einer Reihe von JPEG-Qualitäten, bis die gemessene Dateigröße passt. Nur die Bilder werden ersetzt, Text bleibt also durchsuchbar, und Links, Lesezeichen und Formularfelder funktionieren weiter. Eine Datei, die bereits passt, bleibt unangetastet.

Die App erledigt auch, was der Drucker nicht tut: Dutzende Dateien in einem Durchlauf, Graustufen für Dokumente ohne Farbe und eine klare Meldung, wenn dein Ziel unmöglich ist, statt einer stillschweigend ruinierten Kopie. Nichts wird hochgeladen. So funktioniert die Zielgröße.

Die beiden Limits, an die man am häufigsten stößt: das Limit eines E-Mail-Anhangs und das eines Upload-Formulars. Ein PDF aus Fotos zu erstellen ist eine andere Aufgabe: So gelingt es gut.