لماذا ينشئ Microsoft Print to PDF ملفات كبيرة (وما الحل)

افتح الملف في Microsoft Edge أو في أي تطبيق يستطيع طباعته، واضغط Ctrl+P، واختر Microsoft Print to PDF ضمن الطابعة، ثم انقر على طباعة. بعدها تطلب منك نافذة Save Print Output As (حفظ ناتج الطباعة باسم) اسمًا ومجلدًا. استخدم اسمًا جديدًا، ليبقى الأصل كما كان.

وضمن الصفحات يمكنك اختيار مخصص وكتابة نطاق للاحتفاظ ببعض الصفحات فقط. أما ما لن تجده فهو أي إعداد لجودة الصور أو حجم الملف. وخروج النسخة أصغر أو بالحجم نفسه تقريبًا أو أكبر يتوقف على محتوى المستند وعلى التطبيق الذي يطبعه.

تعمل الطابعة الافتراضية كما تعمل الطابعة الحقيقية. فالتطبيق الذي يطبع يحوّل كل صفحة إلى تعليمات رسم موجّهة إلى طابعة، وبدلًا من وضع الحبر على الورق، يكتب Windows تلك التعليمات في ملف PDF جديد.

لذا فالنتيجة مستند جديد مبني من ناتج الطباعة، لا نسخة مخففة من المستند الذي بدأت به. وهو يطبع مستندًا واحدًا في كل مهمة طباعة، فلا يستطيع جمع عدة ملفات PDF، ولا يملك خيارًا لكلمة المرور أيضًا.

تفكك الطباعة ملف PDF ثم تعيد بناءه، ولا شيء في هذه الرحلة مصمم لتوفير المساحة.

• لا إعداد للضغط. لا يمكنك أن تطلب من الطابعة صورًا أصغر. وتتعامل التطبيقات معها كطابعة بدقة 600 نقطة في البوصة، فقد يرسل البرنامج الذي يجهّز الصور للطباعة صوره بهذه الدقة.
• صفحات تُرسل على هيئة صور. بعض التطبيقات، وEdge عند تفعيل Print as image (الطباعة كصورة)، ترسل كل صفحة كصورة واحدة كبيرة. فيتضخم الملف، ولا يعود من الممكن البحث في نصه أو تحديده.
• بيانات مضغوطة تُفك. الصور التي خزّنها الأصل بكفاءة عالية قد تُكتب من جديد بكفاءة أقل، وقد تُسطَّح العناصر الشفافة إلى صور.

تحتفظ النسخة المطبوعة بشكل الصفحات، لا بما يستطيع المستند فعله، لذا احتفظ بالأصل لكل ما ستعبّئه أو توقّعه أو ترسله بروابط تعمل.

• الروابط لا تعود قابلة للنقر.
• الإشارات المرجعية، أي المخطط الذي يستخدمه القراء للتنقل بين الفصول، تختفي.
• حقول النماذج لا يعود من الممكن تعبئتها.
• النص القابل للبحث يختفي حين يرسل التطبيق الصفحات على هيئة صور: فتصبح الكلمات جزءًا من الصورة.

إذا بدأ المستند في Office، فلا تطبعه أبدًا. اختر ملف > تصدير > إنشاء PDF/XPS، ثم اضبط Optimize for (تحسين لـ) على Minimum size (publishing online) (الحجم الأدنى للنشر عبر الإنترنت). عندها يكتب Office ملف PDF بنفسه: يتنازل عن شيء من جودة الصور مقابل ملف أصغر، وتبقى الروابط النصية تعمل، ويستطيع زر خيارات في Word تحويل عناوينك إلى إشارات مرجعية.

والصور هي عادةً ما يثقل ملف Office. قبل الحفظ، حدد صورة، وافتح علامة التبويب Picture Format (تنسيق الصورة)، وانقر على Compress Pictures (ضغط الصور). ألغِ تحديد Apply only to this picture (تطبيق على هذه الصورة فقط) لتشمل كل الصور، واختر دقة أقل مثل Web (150 ppi) أو E-mail (96 ppi)، وحدّد Delete cropped areas of pictures (حذف المناطق المقصوصة من الصور).

لكن Office ليس جزءًا من Windows، ولا يفيد شيء من ذلك مع مسح ضوئي أو ملف PDF أرسله إليك شخص ما: ففتح ملف PDF موجود في Word يحوّله إلى مستند قابل للتحرير، وكثيرًا ما يتغير التخطيط.

الطباعة لا تستطيع التصويب، وإعدادات Office لا تفيد إلا مع الملفات التي أنشأتها في Office. ونماذج الرفع لا تطلب «أصغر قليلًا»، بل تطلب أقل من 2 MB، أو أقل من 5 MB، أو أقل من 300 KB.

يأخذ File Acture الرقم بدلًا من ذلك: اضبط الضغط حسب على الحجم المستهدف، واكتب الحد، فيبحث التطبيق بين دقّات من 300 نزولًا إلى 72 نقطة في البوصة ومجموعة من مستويات جودة JPEG حتى يتوافق الحجم المقيس. ولا يُستبدل إلا الصور، فيبقى النص قابلًا للبحث، وتظل الروابط والإشارات المرجعية وحقول النماذج تعمل. والملف الذي يتسع أصلًا يُترك كما هو.

ويفعل أيضًا ما لا تفعله الطابعة: عشرات الملفات في تشغيل واحد، وتحويل إلى تدرّج رمادي للمستندات بلا ألوان، ورسالة واضحة حين يكون هدفك مستحيلًا بدل نسخة مشوّهة بصمت. ولا يُرفع أي شيء. كيف يعمل الحجم المستهدف.

أكثر حدّين يصطدم بهما الناس: حد مرفق البريد وحد نموذج الرفع. أما إنشاء ملف PDF من الصور فمهمة مختلفة: إليك طريقة إتقانها.