PDF слишком большой для письма? Как всё-таки его отправить

Против вас работают две вещи. Во-первых, лимит относится ко всему письму: текст, подпись, встроенные картинки, заголовки и все вложения вместе. Во-вторых, вложения передаются как текст. Base64 превращает три байта в четыре символа, увеличивая файл примерно на 33 %, а переносы строк доводят это почти до 40 %.

Значит, PDF на 24 МБ приходит на сервер примерно как 32 МБ и отклоняется правилом в 25 МБ. Практическое правило: реально прикрепить можно файл размером около трёх четвертей от заявленного лимита.

• Gmail и Yahoo заявляют 25 МБ — это оставляет место для файла примерно на 18 МБ.
• Outlook.com и iCloud Mail заявляют 20 МБ, рассчитывайте примерно на 14 МБ.
• Корпоративные серверы Exchange часто ограничены 10 МБ, и значение задаёт администратор.
• У получателя тоже есть лимит, и решает меньший из двух.

Ориентируйтесь на 10 МБ. Такой файл проходит через любой распространённый ящик, оставляет место самому письму, переживает более строгий сервер на другой стороне, и отсканированный документ при этом выглядит хорошо. Если знаете, что получатель на корпоративном сервере, надёжнее 5 МБ.

Не сжимайте сильнее, чем нужно. Каждый шаг вниз стоит качества изображений, а целевой размер позволяет остановиться ровно на лимите, а не гадать.

«Просмотр» умеет уменьшать PDF: откройте файл, выберите Файл > Экспортировать, в меню фильтра Quartz укажите Уменьшить размер файла и сохраните. Это бесплатно и иногда достаточно.

Чего «Просмотр» не умеет — целиться. Фильтр применяет один и тот же фиксированный рецепт к любому документу: тяжёлый скан часто остаётся выше лимита, а лёгкий файл возвращается размытым, и попросить «меньше 10 МБ» нельзя. Проделать это с двадцатью файлами по одному — отдельное наказание.

В File Acture откройте Сжать PDF, переключите Способ сжатия на Целевой размер и введите 10 МБ. Приложение перекодирует только изображения: перебирает разрешения от 300 до 72 DPI и набор значений качества JPEG, пока измеренный размер файла не уложится в ваше число. Текст, шрифты и векторная графика не затрагиваются, поэтому документ остаётся чётким и доступным для поиска.

В тесте на Apple M4 скан на 54 МБ из 36 страниц достиг цели в 5 МБ за 1,38 секунды и получился 4,84 МБ. Если файл уже укладывается, его не перекодируют, а если цель недостижима, приложение сообщит минимальный возможный размер вместо того, чтобы сохранить испорченную копию.

Всё происходит на вашем Mac. Договор, расчётный лист или скан удостоверения никогда не покидают компьютер — и именно для документов, которые вы отправляете почтой, это важнее всего.

Часто виноват не PDF: три вставленные в письмо фотографии с телефона весят больше. Снимки с iPhone крупные, а скриншот на дисплее Retina тяжелее, чем кажется.

Сначала сожмите изображения до цели в КБ или соберите их в один PDF, чтобы весь набор отправился одним небольшим файлом.