申請ポータルの PDF 容量制限に収める方法

小さな注意書きを一度だけ丁寧に読んでください。たいてい 3 つの異なる規則が隠れており、どれを破っても同じ不親切なエラーが返ります。

• 形式。 ほぼ必ず PDF です。書類の JPEG は、容量が十分小さくても拒否されます。
• 1 ファイルの容量。 一般には 2 MB か 5 MB。行政のフォームは 2 MB で止まることが多く、銀行や企業のポータルは 2〜5 MB です。
• 合計容量やファイル数。 申請全体に上限を設けるポータルもあり、個別には通る小さなファイル 10 個がまとめて弾かれます。
• 1 ファイルに 1 書類。 卒業証書と成績証明書を 1 つの PDF にすると「書類が違う」と戻されることがあります。

容量の問題はスキャナーの段階で生まれます。文字だけの書類をカラー 600 DPI で取り込むと巨大になりますが、同じページをグレースケール 300 DPI にしても読みやすさは変わりません。

iPhone をお使いなら、メモアプリや連係カメラが台形補正とトリミング済みの、生の写真よりずっと軽いスキャンを作ります。すでに写真があるなら、まず 1 つの PDF にまとめて ください。5 ページの PDF 1 つのほうが、5 つの別ファイルより制限に収めやすくなります。

File Acture で PDFを圧縮 を開き、圧縮方法 を 目標サイズ にして、ポータルの数値を入力します。2 MB、5 MB、あるいはフォームがより厳しければ KB 単位の値を指定してください。アプリは 300 DPI から 72 DPI までの解像度を試し、実測のファイルサイズを測りながら、収まる範囲で最も高い品質で止まります。

File Acture は Finder と同じ数え方（1 MB = 1,000,000 バイト）でメガバイトを扱います。1 MB を 1,048,576 バイトと数えるポータルでも問題ありません。こちらの結果は 2 つの読み方のうち小さいほうだからです。

公的書類では 2 つのスイッチが効きます。画像をグレイスケールに変換 は、白黒フォームのカラースキャンを劇的に小さくします。文書のメタデータを削除 はスキャナーが残すタイトルや作成者の欄を消します。書類が手を離れる前にやっておく価値があります。

40 ページの付属資料が読める品質で 2 MB に届かないなら、圧縮をやめて問題の形を変えましょう。

• 分割する。 PDF を分割 し、多くのポータルが用意している追加の入力枠を使います。
• 飾りを落とす。 表紙、白紙ページ、重複した付属資料は重さだけを足しています。
• グレースケール 300 DPI で取り直す。 質の悪い元ファイルと格闘するより速く済みます。
• 問い合わせる。 実際に尋ねると、リンクやメール添付を認めてくれるポータルは少なくありません。容量欄が最終決定とは限りません。

これらのポータルが求める書類は、まさに素性の知れないサーバーに渡すべきでないものです。パスポート、卒業証書、給与明細、取引明細、署名ページ。オンライン圧縮サービスはファイルをアップロードし、他社のマシンで処理し、しばらく保管します。

File Acture は処理を Mac 上で行います。何もアップロードせず、元のファイルは決して変更しません。無料版は 1 台の Mac につき 3 回、1 回あたり最大 5 ファイルまで使えるので、1 件の申請には十分です。Pro で何が増えるか。