PDF が大きすぎてメールで送れないときの対処法

理由は 2 つあります。まず上限はメッセージ全体に適用されます。本文、署名、埋め込み画像、ヘッダー、すべての添付ファイルの合計です。次に、添付ファイルはテキストとして送られます。Base64 は 3 バイトを 4 文字に変換するため約 33 % 膨らみ、改行を含めると 40 % 近くになります。

つまり 24 MB の PDF はサーバーに約 32 MB として届き、25 MB の規則で拒否されます。目安として、実際に添付できる最大サイズは公表値の約 4 分の 3 です。

• Gmail と Yahoo は 25 MB と公表しており、ファイルは約 18 MB まで。
• Outlook.com と iCloud メールは 20 MB なので、約 14 MB を見込んでください。
• 社内の Exchange サーバーは 10 MB で止まっていることが多く、値は管理者が決めます。
• 受信側にも上限があり、小さいほうが適用されます。

10 MB を狙ってください。一般的な受信箱をすべて通り、メッセージ本体の余裕も残り、相手側の厳しいサーバーでも通ります。スキャン文書もこのサイズなら十分きれいです。相手が社内サーバーだと分かっている場合は 5 MB がより安全です。

必要以上に圧縮しないでください。下げるほど画質を失います。目標サイズを指定すれば、勘に頼らず上限ちょうどで止められます。

プレビューでも PDF を縮小できます。ファイルを開き、ファイル > 書き出す を選び、Quartz フィルタのメニューから ファイルサイズを圧縮 を選んで保存します。無料で、これで足りることもあります。

できないのは「狙う」ことです。フィルタはどの文書にも同じ固定のレシピを当てるため、重いスキャンは上限を超えたまま、軽いファイルはぼやけて戻ります。「10 MB 未満で」と指定する方法はありません。20 個のファイルを 1 つずつ処理するのも、それ自体が苦行です。

File Acture で PDFを圧縮 を開き、圧縮方法 を 目標サイズ にして 10 MB と入力します。アプリは画像だけを再エンコードし、300 DPI から 72 DPI までの解像度と複数の JPEG 品質を試しながら、実測のファイルサイズが指定値に収まるところを探します。テキスト、フォント、ベクター図形には手を触れないので、文書は鮮明で検索可能なままです。

Apple M4 でのテストでは、36 ページ・54 MB のスキャンが 5 MB の目標に 1.38 秒で到達し、4.84 MB になりました。すでに収まっているファイルは再エンコードされず、目標が不可能な場合は壊れたコピーを保存する代わりに到達できる最小サイズを知らせます。

すべては Mac 上で処理されます。契約書、給与明細、身分証のスキャンが端末から出ることはありません。メールで送る書類こそ、この点が最も重要です。

多くの場合、犯人は PDF ではありません。本文に貼った 3 枚のスマホ写真のほうが重いこともあります。iPhone の写真は大きく、Retina ディスプレイのスクリーンショットも見た目以上のサイズです。

まず 画像を KB 単位の目標に圧縮 するか、1 つの PDF にまとめて 全体を小さな 1 ファイルとして送りましょう。