Excel in PDF umwandeln unter Windows: alle Spalten auf einer Seite

Ein PDF übernimmt die gedruckte Seite, nicht den Bildschirm. Bei 100 % Skalierung läuft ein Tabellenblatt, das breiter ist als das Papier, auf der nächsten Seite weiter, sodass die letzten Spalten auf eigenen Seiten landen. Wo die Seiten umbrechen, entscheidet die Seiteneinrichtung des Blatts (Ausrichtung, Papier, Ränder, Skalierung, Druckbereich); die Seitenumbruchvorschau auf der Registerkarte Ansicht in Excel zeigt die Umbrüche als blaue Linien.

Wenn du Excel hast, ist das die eigentliche Lösung und oft alles, was du brauchst. Drei Einstellungen entscheiden, ob alle Spalten auf eine Seite passen, und Excel speichert sie in der Arbeitsmappe.

• Seitenausrichtung: Wähle auf der Registerkarte Seitenlayout für eine breite Tabelle Ausrichtung › Querformat.
• An Format anpassen: Stell Breite auf 1 Seite und lass Höhe auf Automatisch. Die Spalten schrumpfen auf die Papierbreite, und die Zeilen laufen in lesbarer Größe auf weiteren Seiten weiter; 1 Seite breit und 1 Seite hoch passt nur zu kleinen Tabellen.
• Druckbereich: Markiere die Zellen, die gedruckt werden sollen, und wähle Druckbereich › Druckbereich festlegen, damit Notizen und leere Spalten draußen bleiben.

Wähle in Excel Datei › Speichern unter, stell Dateityp auf PDF und klick auf Optionen, um die aktiven Blätter oder die gesamte Arbeitsmappe auszuwählen (Datei › Exportieren › PDF/XPS-Dokument erstellen leistet dasselbe). Das PDF folgt der oben beschriebenen Seiteneinrichtung; für eine Arbeitsmappe, die du in Excel öffnen kannst, reicht das also. Die Einrichtung gehört zu jedem einzelnen Tabellenblatt; um mehrere auf einmal zu ändern, klick zuerst mit der rechten Maustaste auf ein Blattregister und wähle Alle Blätter auswählen.

Auch Drucken funktioniert: Wähle unter Datei › Drucken als Drucker Microsoft Print to PDF und in der Skalierungsliste unter Einstellungen den Eintrag, der alle Spalten auf einer Seite darstellt (in englischem Excel Fit All Columns on One Page). Beide Wege brauchen Excel; Online-Konverter funktionieren, nachdem deine Datei auf den Server von jemand anderem hochgeladen wurde.

Dateien konvertieren ist das erste Werkzeug der Gruppe „Datei“ in der Seitenleiste. Zieh eine Arbeitsmappe darauf, und die Zeile Erkanntes Format zeigt Excel; das Ergebnis ist immer ein PDF, es gibt also nichts auszuwählen. Du kannst mehrere Arbeitsmappen auf einmal ablegen, und Microsoft Office muss nicht installiert sein.

Jedes PDF behält den Namen der Arbeitsmappe (aus Budget.xlsx wird Budget.pdf) und wird in dem Ordner gespeichert, den du wählst. Die Arbeitsmappe wird nie verändert, und ein abgebrochener oder fehlgeschlagener Durchlauf hinterlässt keine halb geschriebene Datei.

Jedes Blatt kommt auf A4, im Hochformat oder, wenn es dafür zu breit ist, im Querformat. Ein breites Blatt wird auf die Seitenbreite verkleinert, aber nie unter 50 %; Spalten, die trotzdem nicht passen, werden in Bänder aufgeteilt, also Gruppen von Spalten, die auf den folgenden Seiten weiterlaufen, und die erste Zeile wiederholt sich auf jeder Seite, wenn sie wie eine Kopfzeile aussieht.

Alles passiert auf deinem PC, und die Arbeitsmappe wird nie hochgeladen. Um die kostenlosen Durchläufe zu zählen, sendet die App nur den Namen des Werkzeugs, ihre Version und anonyme Kennungen, niemals Dateinamen oder Inhalte. Sie läuft unter Windows 10 (Version 1809 oder neuer) und Windows 11, jeweils 64-Bit. Die kostenlose Version enthält auf jedem PC 3 Durchläufe mit bis zu 5 Dateien je Durchlauf; Pro ist ein einmaliger Kauf, und eine Lizenz gilt für einen PC.

Word-Dateien wandelst du genauso um (Word in PDF umwandeln unter Windows); die Gegenrichtung ist PDF in Excel umwandeln unter Windows. Eine große Arbeitsmappe kann ein großes PDF ergeben, also komprimiere es auf eine Zielgröße, bevor du es mailst.