Gescanntes PDF unter Windows durchsuchbar machen

Ein gescanntes PDF lässt sich nicht durchsuchen, weil es ein Foto jeder Seite enthält, nicht die Buchstaben selbst. Flachbettscanner, Scan-Apps auf dem Smartphone und Bürokopierer speichern Seiten meist so, sofern sie nicht schon beim Scannen OCR ausführen.

Das Ergebnis sieht aus wie ein Dokument, verhält sich aber wie ein Fotoalbum. Die Suche in Edge findet nichts, du kannst keine Zeile markieren und keine Kontonummer in eine E-Mail kopieren; am Ende tippst du sie ab.

Windows kann Text vom Bildschirm ablesen, aber einem PDF keine Textebene hinzufügen und einen Scan daher nicht durchsuchbar machen. Microsoft Edge zeigt den Scan an und lässt dich darauf zeichnen oder Text hinzufügen, hat aber keine Option, erkannten Text in der Datei zu speichern.

Unter Windows 11 kann das Snipping Tool den Text lesen: Drück Windows-Logo-Taste + Umschalt + S, nimm einen Teil der Seite auf, öffne die Aufnahme im Snipping Tool, klick auf Textaktionen und kopier den Text. PowerToys, eine kostenlose Microsoft-App, die du separat installierst, bringt den Text Extractor mit, der Text von allem auf dem Bildschirm kopiert. Beides ist praktisch, um schnell eine Telefonnummer oder Adresse herauszugreifen.

Der Haken: In die Datei wird nichts geschrieben. Die Suche in Edge, andere Apps und die Person, der du das PDF schickst, bekommen weiterhin ein Bild. Für ein Dokument, das du später durchsuchen oder weitergeben willst, muss der Text im PDF selbst eingebettet sein.

„OCR PDF“ in File Acture lässt eine Texterkennung über jede gescannte Seite laufen, auf deinem PC, und bettet das Ergebnis als unsichtbare Textebene über dem Originalbild ein. Die Seite sieht genauso aus wie vorher, doch du kannst sie durchsuchen, Zeilen markieren und kopieren.

Wähl vor dem Start die Sprache des Dokuments: Wenn die Erkennung weiß, was sie erwartet, werden die Ergebnisse besser, vor allem bei Akzenten und anderen Alphabeten.

Du kannst mehrere PDFs in einem Durchlauf verarbeiten. Jedes erhält eine durchsuchbare Kopie, die als neue Datei in dem Ordner gespeichert wird, den du wählst, und deine Original-Scans bleiben unverändert.

OCR ist nur so gut wie der Scan: Gerade, scharfe Seiten ergeben den besten Text.

• Sprache wählen. Mit der gewählten Dokumentsprache weiß die Erkennung, was sie erwartet, vor allem bei Akzenten und nicht lateinischen Schriften.
• Mit 300 DPI scannen. Wenn du den Scanner einstellen kannst, sind 300 DPI eine gute Wahl für Text. Deutlich weniger, und kleine Schrift wird zu verschwommenen, schwer lesbaren Formen.
• Seiten zuerst aufrecht drehen. Dreh seitlich liegende Seiten mit Seiten drehen aufrecht, bevor du OCR startest.
• Fotos von Dokumenten? Fass sie mit Bilder in PDF in einem PDF zusammen und lass dann OCR über das Ergebnis laufen.
• Passwortgeschützter Scan? Entferne das Passwort zuerst mit PDF entsperren, lass OCR über die Kopie laufen und schütze die durchsuchbare Kopie dann wieder mit PDF schützen.
• Auf die Dateigröße achten. OCR fügt Text hinzu, verkleinert aber keine Bilder. Ist die Kopie zu groß zum Verschicken, lass PDF komprimieren darüber laufen; die Textebene bleibt erhalten.

Online-OCR-Dienste brauchen dein Dokument auf ihren Servern, was bei Kontoauszügen, Arztbriefen und Scans von Ausweisen ins Gewicht fällt. File Acture führt die Texterkennung auf deinem PC aus, die Seiten verlassen ihn also nie; die kostenlose Version braucht eine Internetverbindung nur, um ihre Durchläufe zu zählen.

Die kostenlose Version bietet 3 Durchläufe pro PC mit jeweils bis zu 5 PDFs. Für große Scan-Archive sieh dir die Preise an.

Lädst du das Ergebnis in ein Portal hoch? So hältst du die Größengrenze ein, ohne den Scan zu ruinieren.