Как конвертировать Excel в PDF на Mac и уместить лист на одной странице

PDF повторяет печатную страницу, а не экран. При масштабе 100 % лист, более широкий, чем бумага, продолжается на следующей странице, и последние столбцы попадают на отдельные страницы. Где именно разорвутся страницы, решает разметка страницы листа (ориентация, бумага, поля, масштаб, область печати), а страничный режим на вкладке Вид в Excel показывает разрывы синими линиями.

Если у вас есть Excel, это настоящее решение, а часто и единственное, что нужно. Три настройки определяют, поместятся ли все столбцы на одной странице, и Excel хранит их в книге.

• Ориентация страницы: на вкладке Разметка страницы выберите для широкой таблицы Ориентация › Альбомная.
• Вписать: задайте для параметра Ширина значение 1 страница, а Высота оставьте Авто. Столбцы сожмутся до ширины бумаги, а строки продолжатся на следующих страницах читаемым размером; 1 страница в ширину и 1 в высоту подходит только для небольших таблиц.
• Область печати: выделите ячейки для печати и выберите Область печати › Задать, чтобы исключить заметки и пустые столбцы.

В Excel выберите Файл › Сохранить как… и укажите PDF в качестве формата файла. PDF следует описанной выше разметке страницы, так что для книги, которую можно открыть в Excel, этого достаточно. Разметка принадлежит каждому листу; чтобы изменить сразу несколько, сначала щёлкните правой кнопкой мыши вкладку листа и выберите Выделить все листы.

Без Excel приложение Apple Numbers открывает файлы .xlsx и экспортирует PDF командой Файл › Экспортировать в › PDF…, но при этом пересобирает книгу в собственном формате, и вёрстка может съехать. Онлайн-конвертеры работают после того, как ваш файл загружен на чужой сервер.

Конвертировать файлы — первый инструмент в группе «Файл» на боковой панели. Перетащите на него книгу, и строка Обнаруженный формат покажет Excel; результат всегда PDF, так что выбирать нечего. Можно перетащить сразу несколько книг, а Microsoft Office устанавливать не нужно.

Каждый PDF сохраняет имя книги (Бюджет.xlsx превращается в Бюджет.pdf) и попадает в папку, указанную в поле Папка, по умолчанию Документы › File Acture › Файл. Книга остаётся как была, существующий файл никогда не перезаписывается, а отменённая или неудавшаяся конвертация не оставляет недописанного файла.

Книга, созданная скриптом, выгрузкой из веба или бухгалтерской программой, может вообще не содержать разметки страницы, а любая книга может не сохранить масштаб. Там, где Excel напечатал бы такой лист в масштабе 100 %, разрезав его столбцы, File Acture уменьшает его до ширины страницы, но не меньше чем до 50 %. Если размер бумаги не сохранён, используется A4; если не сохранена ориентация — книжная, а при слишком широком для неё листе — альбомная. Столбцы, которые всё равно не помещаются, делятся на полосы — группы столбцов, продолжающиеся на следующих страницах, — а первая строка повторяется на каждой странице, если похожа на заголовок.

Для очень широкого листа, который должен остаться на одной странице, один раз задайте в Excel для параметра Ширина значение 1 страница, сохраните книгу и конвертируйте снова.

Всё происходит на вашем Mac, и книга никуда не загружается. Чтобы считать бесплатные запуски, приложение отправляет только название инструмента, его версию и анонимные идентификаторы, но никогда не имена и не содержимое файлов. Бесплатная версия даёт 3 запуска на каждом устройстве, до 5 файлов за запуск; Pro — разовая покупка, одна лицензия действует на одном устройстве.

Файлы Word конвертируются так же (Word в PDF на Mac); обратная задача — PDF в Excel на Mac. Из большой книги может получиться большой PDF, поэтому сожмите его до нужного размера перед отправкой по почте.