كيفية تحويل Excel إلى PDF على Mac (وملاءمته في صفحة واحدة)

يطابق PDF الصفحة المطبوعة لا الشاشة. وعند مقياس 100% تستمر الورقة الأعرض من الورق في الصفحة التالية، فتنتهي الأعمدة الأخيرة في صفحات مستقلة. ويحدد إعداد صفحة الورقة (الاتجاه والورق والهوامش والمقياس ومنطقة الطباعة) أماكن انقطاع الصفحات، وتعرض معاينة فواصل الصفحات في علامة التبويب View (عرض) في Excel هذه الفواصل خطوطًا زرقاء.

إذا كان لديك Excel فهذا هو الحل الحقيقي، وغالبًا هو كل ما تحتاجه. ثلاثة إعدادات تحدد ما إذا كانت كل الأعمدة ستستقر في صفحة واحدة، ويحفظها Excel في المصنف.

• اتجاه الصفحة: في علامة التبويب Page Layout (تخطيط الصفحة) اختر Orientation › Landscape (الاتجاه الأفقي) للجدول العريض.
• ملاءمة الحجم (Scale to Fit): اضبط Width (العرض) على ‎1 page (صفحة واحدة) واترك Height (الارتفاع) على Automatic (تلقائي). تتقلص الأعمدة إلى عرض الورق وتمتد الصفوف على صفحات تالية بحجم مقروء؛ أما صفحة واحدة عرضًا وصفحة واحدة ارتفاعًا فتناسب الجداول الصغيرة فقط.
• منطقة الطباعة: حدد الخلايا المراد طباعتها واختر Print Area › Set Print Area (منطقة الطباعة › تعيين منطقة الطباعة) لاستبعاد الملاحظات والأعمدة الفارغة.

في Excel اختر File › Save As…‎ (ملف › حفظ باسم) وحدد PDF كتنسيق للملف. يتبع ملف PDF إعداد الصفحة أعلاه، فيكفي هذا لأي مصنف يمكنك فتحه في Excel. ينتمي الإعداد إلى كل ورقة عمل؛ ولتغيير عدة أوراق دفعة واحدة، انقر بزر الفأرة الأيمن على تبويب ورقة واختر Select All Sheets (تحديد كل الأوراق) أولًا.

وبدون Excel، يفتح تطبيق Numbers من Apple ملفات ‎.xlsx ويصدّر ملف PDF عبر ملف › تصدير إلى › PDF…، لكنه يعيد بناء المصنف بصيغته الخاصة وقد يتغير التخطيط. وتعمل المحوّلات عبر الإنترنت بعد رفع ملفك إلى خادم شخص آخر.

أداة تحويل الملفات هي الأولى في مجموعة الملفات بالشريط الجانبي. أفلت مصنفًا عليها، فيعرض سطر التنسيق المكتشف كلمة Excel؛ والنتيجة دائمًا ملف PDF، فلا شيء تختاره. يمكنك إفلات عدة مصنفات دفعة واحدة، ولا يلزم تثبيت Microsoft Office.

يحتفظ كل ملف PDF باسم المصنف (يصبح Budget.xlsx هو Budget.pdf) ويُحفظ في المجلد المحدد ضمن حفظ إلى، وهو افتراضيًا المستندات › File Acture › ملف. يبقى المصنف كما كان، ولا يُستبدل أي ملف موجود، ولا يترك التشغيل الملغى أو الفاشل ملفًا مكتوبًا إلى نصفه.

قد يخلو مصنف أنشأه برنامج نصي أو تصدير من موقع ويب أو برنامج محاسبة من أي إعداد للصفحة، وقد لا يحفظ أي مصنف مقياسًا. وحيث كان Excel سيطبع ورقة كهذه بمقياس 100% ويقسم أعمدتها، يصغّرها File Acture لتلائم عرض الصفحة، لكن ليس دون 50%. وإن لم يُحفظ حجم ورق فيستخدم A4، وإن لم يُحفظ اتجاه فيستخدم الاتجاه العمودي، أو الأفقي إذا كانت الورقة أعرض من أن تناسب العمودي. أما الأعمدة التي لا تزال لا تتسع فتُقسَّم إلى نطاقات، وهي مجموعات من الأعمدة تستمر في الصفحات التالية، ويتكرر الصف الأول في كل صفحة عندما يبدو كعنوان.

وللورقة العريضة جدًا التي يجب أن تبقى في صفحة واحدة، اضبط Width على ‎1 page في Excel مرة واحدة، ثم احفظ وحوّل من جديد.

كل شيء يجري على جهاز Mac ولا يُرفع المصنف أبدًا. ولعدّ مرات التشغيل المجانية لا يرسل التطبيق سوى اسم الأداة ونسختها ومعرّفات مجهولة، ولا يرسل أسماء الملفات أو محتواها أبدًا. تتيح النسخة المجانية 3 تشغيلات على كل جهاز، بحد أقصى 5 ملفات في كل تشغيل؛ وPro عملية شراء لمرة واحدة، وكل ترخيص يغطي جهازًا واحدًا.

تُحوَّل ملفات Word بالطريقة نفسها (تحويل Word إلى PDF على Mac)؛ والمهمة العكسية في تحويل PDF إلى Excel على Mac. وقد ينتج المصنف الكبير ملف PDF كبيرًا، لذا اضغطه إلى حجم مستهدف قبل إرساله بالبريد.