Как конвертировать Excel в PDF в Windows и уместить лист на одной странице

PDF повторяет печатную страницу, а не экран. При масштабе 100 % лист, более широкий, чем бумага, продолжается на следующей странице, и последние столбцы попадают на отдельные страницы. Где именно разорвутся страницы, решает разметка страницы листа (ориентация, бумага, поля, масштаб, область печати), а страничный режим на вкладке Вид в Excel показывает разрывы синими линиями.

Если у вас есть Excel, это настоящее решение, а часто и единственное, что нужно. Три настройки определяют, поместятся ли все столбцы на одной странице, и Excel хранит их в книге.

• Ориентация страницы: на вкладке Разметка страницы выберите для широкой таблицы Ориентация › Альбомная.
• Вписать: задайте для параметра Ширина значение 1 страница, а Высота оставьте Авто. Столбцы сожмутся до ширины бумаги, а строки продолжатся на следующих страницах читаемым размером; 1 страница в ширину и 1 в высоту подходит только для небольших таблиц.
• Область печати: выделите ячейки для печати и выберите Область печати › Задать, чтобы исключить заметки и пустые столбцы.

В Excel выберите Файл › Сохранить как, в списке Тип файла выберите PDF и нажмите Параметры, чтобы указать активные листы или всю книгу (Файл › Экспорт › Создать документ PDF/XPS делает то же самое). PDF следует описанной выше разметке страницы, так что для книги, которую можно открыть в Excel, этого достаточно. Разметка принадлежит каждому листу; чтобы изменить сразу несколько, сначала щёлкните правой кнопкой мыши вкладку листа и выберите Выделить все листы.

Подойдёт и печать: в Файл › Печать выберите принтер Microsoft Print to PDF, а в списке масштабирования среди настроек печати — вариант, который вписывает все столбцы на одну страницу (в англоязычном Excel — Fit All Columns on One Page). Оба пути требуют Excel; онлайн-конвертеры работают после того, как ваш файл загружен на чужой сервер.

Конвертировать файлы — первый инструмент в группе «Файл» на боковой панели. Перетащите на него книгу, и строка Обнаруженный формат покажет Excel; результат всегда PDF, так что выбирать нечего. Можно перетащить сразу несколько книг, а Microsoft Office устанавливать не нужно.

Каждый PDF получает имя книги (Бюджет.xlsx превращается в Бюджет.pdf) и записывается в выбранную вами папку. Книга никогда не меняется, а отменённая или неудавшаяся конвертация не оставляет недописанного файла.

Каждый лист выводится на A4 в книжной ориентации, а если он слишком широк для неё, — в альбомной. Широкий лист уменьшается до ширины страницы, но не меньше чем до 50 %; столбцы, которые всё равно не помещаются, делятся на полосы — группы столбцов, продолжающиеся на следующих страницах, — а первая строка повторяется на каждой странице, если похожа на заголовок.

Всё происходит на вашем ПК, и книга никуда не загружается. Чтобы считать бесплатные запуски, приложение отправляет только название инструмента, его версию и анонимные идентификаторы, но никогда не имена и не содержимое файлов. Оно работает в Windows 10 (версия 1809 и новее) и Windows 11, 64-разрядных. Бесплатная версия даёт 3 запуска на каждом ПК, до 5 файлов за запуск; Pro — разовая покупка, одна лицензия действует на одном ПК.

Файлы Word конвертируются так же (Word в PDF в Windows); обратная задача — PDF в Excel в Windows. Из большой книги может получиться большой PDF, поэтому сожмите его до нужного размера перед отправкой по почте.