Excel in PDF umwandeln auf dem Mac: alle Spalten auf einer Seite

Ein PDF übernimmt die gedruckte Seite, nicht den Bildschirm. Bei 100 % Skalierung läuft ein Tabellenblatt, das breiter ist als das Papier, auf der nächsten Seite weiter, sodass die letzten Spalten auf eigenen Seiten landen. Wo die Seiten umbrechen, entscheidet die Seiteneinrichtung des Blatts (Ausrichtung, Papier, Ränder, Skalierung, Druckbereich); die Seitenumbruchvorschau auf der Registerkarte Ansicht in Excel zeigt die Umbrüche als blaue Linien.

Wenn du Excel hast, ist das die eigentliche Lösung und oft alles, was du brauchst. Drei Einstellungen entscheiden, ob alle Spalten auf eine Seite passen, und Excel speichert sie in der Arbeitsmappe.

• Seitenausrichtung: Wähle auf der Registerkarte Seitenlayout für eine breite Tabelle Ausrichtung › Querformat.
• An Format anpassen: Stell Breite auf 1 Seite und lass Höhe auf Automatisch. Die Spalten schrumpfen auf die Papierbreite, und die Zeilen laufen in lesbarer Größe auf weiteren Seiten weiter; 1 Seite breit und 1 Seite hoch passt nur zu kleinen Tabellen.
• Druckbereich: Markiere die Zellen, die gedruckt werden sollen, und wähle Druckbereich › Druckbereich festlegen, damit Notizen und leere Spalten draußen bleiben.

Wähle in Excel Datei › Speichern unter… und nimm PDF als Dateiformat. Das PDF folgt der oben beschriebenen Seiteneinrichtung; für eine Arbeitsmappe, die du in Excel öffnen kannst, reicht das also. Die Einrichtung gehört zu jedem einzelnen Tabellenblatt; um mehrere auf einmal zu ändern, klick zuerst mit der rechten Maustaste auf ein Blattregister und wähle Alle Blätter auswählen.

Ohne Excel öffnet Apples App Numbers .xlsx-Dateien und exportiert ein PDF über Ablage › Exportieren › PDF …, baut die Arbeitsmappe dafür aber in ihrem eigenen Format neu auf, und das Layout kann sich verschieben. Online-Konverter funktionieren, nachdem deine Datei auf den Server von jemand anderem hochgeladen wurde.

Dateien konvertieren ist das erste Werkzeug der Gruppe „Datei“ in der Seitenleiste. Zieh eine Arbeitsmappe darauf, und die Zeile Erkanntes Format zeigt Excel; das Ergebnis ist immer ein PDF, es gibt also nichts auszuwählen. Du kannst mehrere Arbeitsmappen auf einmal ablegen, und Microsoft Office muss nicht installiert sein.

Jedes PDF behält den Namen der Arbeitsmappe (aus Budget.xlsx wird Budget.pdf) und landet in dem Ordner, der unter Ordner eingestellt ist, standardmäßig Dokumente › File Acture › Datei. Die Arbeitsmappe bleibt unverändert, eine vorhandene Datei wird nie überschrieben, und ein abgebrochener oder fehlgeschlagener Durchlauf hinterlässt keine halb geschriebene Datei.

Eine Arbeitsmappe aus einem Skript, einem Web-Export oder einer Buchhaltungssoftware kann ganz ohne Seiteneinrichtung daherkommen, und jede Arbeitsmappe kann ohne gespeicherte Skalierung sein. Wo Excel ein solches Blatt mit 100 % drucken und seine Spalten aufteilen würde, verkleinert File Acture es auf die Seitenbreite, aber nie unter 50 %. Ist kein Papierformat gespeichert, nimmt es A4; ist keine Ausrichtung gespeichert, nimmt es Hochformat, oder Querformat, wenn das Blatt für Hochformat zu breit ist. Spalten, die trotzdem nicht passen, werden in Bänder aufgeteilt, also Gruppen von Spalten, die auf den folgenden Seiten weiterlaufen, und die erste Zeile wiederholt sich auf jeder Seite, wenn sie wie eine Kopfzeile aussieht.

Für ein sehr breites Blatt, das auf einer Seite bleiben muss, stell in Excel einmal Breite auf 1 Seite, speichere und wandle erneut um.

Alles passiert auf deinem Mac, und die Arbeitsmappe wird nie hochgeladen. Um die kostenlosen Durchläufe zu zählen, sendet die App nur den Namen des Werkzeugs, ihre Version und anonyme Kennungen, niemals Dateinamen oder Inhalte. Die kostenlose Version enthält pro Gerät 3 Durchläufe mit bis zu 5 Dateien je Durchlauf; Pro ist ein einmaliger Kauf, und eine Lizenz gilt für ein Gerät.

Word-Dateien wandelst du genauso um (Word in PDF umwandeln auf dem Mac); die Gegenrichtung ist PDF in Excel umwandeln auf dem Mac. Eine große Arbeitsmappe kann ein großes PDF ergeben, also komprimiere es auf eine Zielgröße, bevor du es mailst.