Comment convertir Excel en PDF sur Mac et tout faire tenir sur une page

Un PDF reproduit la page imprimée, pas l’écran. À l’échelle de 100 %, une feuille plus large que le papier se poursuit sur la page suivante, si bien que les dernières colonnes atterrissent sur des pages à part. La mise en page de la feuille (orientation, papier, marges, échelle, zone d’impression) décide des sauts de page, et l’aperçu des sauts de page de l’onglet Affichage d’Excel les montre sous forme de lignes bleues.

Si vous avez Excel, c’est la vraie solution et souvent la seule dont vous avez besoin. Trois réglages décident si toutes les colonnes tiennent sur une page, et Excel les enregistre dans le classeur.

• Orientation de la page : dans l’onglet Mise en page, choisissez Orientation › Paysage pour un tableau large.
• Mise à l’échelle : réglez Largeur sur 1 page et laissez Hauteur sur Automatique. Les colonnes se réduisent à la largeur du papier et les lignes se poursuivent sur les pages suivantes à une taille lisible ; 1 page en largeur sur 1 page en hauteur ne convient qu’aux petits tableaux.
• Zone d’impression : sélectionnez les cellules à imprimer et choisissez Zone d’impression › Définir la zone d’impression pour laisser de côté les notes et les colonnes vides.

Dans Excel, choisissez Fichier › Enregistrer sous… et sélectionnez PDF comme format de fichier. Le PDF suit la mise en page décrite plus haut : pour un classeur que vous pouvez ouvrir dans Excel, cela suffit. La mise en page appartient à chaque feuille ; pour en modifier plusieurs à la fois, faites d’abord un clic droit sur un onglet de feuille et choisissez Sélectionner toutes les feuilles.

Sans Excel, l’app Numbers d’Apple ouvre les fichiers .xlsx et exporte un PDF via Fichier › Exporter vers › PDF…, mais elle reconstruit le classeur dans son propre format et la mise en page peut se décaler. Les convertisseurs en ligne fonctionnent une fois votre fichier envoyé sur le serveur de quelqu’un d’autre.

Convertir des fichiers est le premier outil du groupe Fichier dans la barre latérale. Déposez un classeur dessus et la ligne Format détecté indique Excel ; le résultat est toujours un PDF, il n’y a donc rien à choisir. Vous pouvez déposer plusieurs classeurs à la fois, et Microsoft Office n’a pas besoin d’être installé.

Chaque PDF garde le nom du classeur (Budget.xlsx devient Budget.pdf) et arrive dans le dossier défini sous Dossier, par défaut Documents › File Acture › Fichier. Le classeur reste tel quel, un fichier existant n’est jamais écrasé, et une conversion annulée ou en échec ne laisse aucun fichier à moitié écrit.

Un classeur produit par un script, une exportation web ou un logiciel de comptabilité peut n’avoir aucune mise en page, et n’importe quel classeur peut ne pas avoir enregistré d’échelle. Là où Excel imprimerait une telle feuille à 100 % en coupant ses colonnes, File Acture la réduit pour qu’elle tienne dans la largeur de la page, mais jamais en dessous de 50 %. Sans format de papier enregistré, il choisit le format A4 ; sans orientation enregistrée, il utilise le portrait, ou le paysage quand la feuille est trop large pour le portrait. Les colonnes qui ne tiennent toujours pas sont réparties en bandes, des groupes de colonnes qui se poursuivent sur les pages suivantes, et la première ligne se répète sur chaque page quand elle ressemble à un en-tête.

Pour une feuille très large qui doit rester sur une seule page, réglez Largeur sur 1 page dans Excel une fois, enregistrez, puis convertissez à nouveau.

Tout se passe sur votre Mac et le classeur n’est jamais envoyé. Pour compter les exécutions gratuites, l’app envoie uniquement le nom de l’outil, sa version et des identifiants anonymes, jamais les noms ou le contenu des fichiers. La version gratuite comprend 3 exécutions par appareil, avec jusqu’à 5 fichiers par exécution ; Pro est un achat unique, et une licence couvre un appareil.

Les fichiers Word se convertissent de la même façon (Word en PDF sur Mac) ; le travail inverse, c’est PDF en Excel sur Mac. Un gros classeur peut donner un gros PDF : compressez-le à une taille cible avant de l’envoyer par e-mail.