MacでExcelをPDFに変換する方法（1ページに収める）

PDFは画面ではなく、印刷されるページをそのまま写したものです。倍率100%のとき、用紙より幅の広いシートは次のページへ続くため、最後の列が別のページに落ちてしまいます。どこでページが切れるかは、シートのページ設定（印刷の向き、用紙、余白、拡大縮小、印刷範囲）で決まります。Excelの表示タブにある改ページ プレビューでは、改ページの位置が青い線で示されます。

Excelがあるなら、これが本当の解決策で、多くの場合これだけで足ります。すべての列が1ページに収まるかどうかは3つの設定で決まり、Excelはそれをブックに保存します。

• 印刷の向き： ページ レイアウトタブで、幅の広い表には印刷の向き › 横を選びます。
• 拡大縮小印刷： 横（幅）を1 ページにし、縦（高さ）は自動のままにします。列は用紙の幅に縮小され、行は読みやすい大きさのまま次のページへ続きます。横1ページ×縦1ページにするのは小さな表だけにしてください。
• 印刷範囲： 印刷するセルを選んで印刷範囲 › 印刷範囲の設定を選ぶと、メモや空の列が印刷されなくなります。

Excelでファイル › 名前を付けて保存…を選び、ファイル形式にPDFを選びます。PDFは上記のページ設定に従うので、Excelで開けるブックならこれで十分です。ページ設定はワークシートごとに持っているので、複数のシートをまとめて変更するには、先にシート見出しを右クリックしてすべてのシートを選択を選びます。

Excelがない場合は、AppleのNumbersが.xlsxファイルを開き、ファイル › 書き出す › PDF…でPDFを書き出せますが、ブックをNumbers独自の形式に組み直すため、レイアウトがずれることがあります。オンライン変換サービスは、ファイルを他人のサーバーにアップロードしてから処理します。

ファイルを変換は、サイドバーのファイルグループの最初のツールです。ブックをドロップすると、検出された形式の行にExcelと表示されます。結果は常にPDFなので、選ぶものはありません。複数のブックを一度にドロップでき、Microsoft Officeがインストールされている必要はありません。

各PDFはブックと同じ名前になり（予算.xlsxは予算.pdf）、保存先で指定したフォルダ（既定は書類 › File Acture › ファイル）に保存されます。元のブックは変更されず、既存のファイルが上書きされることもなく、キャンセルや失敗があっても書きかけのファイルは残りません。

スクリプト、Webからの書き出し、会計ソフトで作られたブックにはページ設定がまったくないことがあり、どのブックでも拡大縮小が保存されていないことがあります。Excelなら倍率100%で印刷して列を分割してしまうようなシートを、File Actureはページの幅に収まるよう縮小します。ただし50%より小さくはしません。用紙サイズが保存されていなければA4、印刷の向きが保存されていなければ縦を使い、縦に収まらないほど幅の広いシートは横にします。それでも収まらない列は「バンド」、つまり次のページへ続く列のグループに分割され、先頭行が見出しのように見えるときは、各ページにその行が繰り返されます。

1ページに収めたい非常に幅の広いシートは、Excelで横（幅）を1 ページに一度設定して保存し、もう一度変換してください。

すべてMac上で行われ、ブックがアップロードされることはありません。無料の実行回数を数えるために、アプリが送るのはツール名、バージョン、匿名の識別子だけで、ファイル名や内容は送りません。無料版ではデバイスごとに3回、1回あたり最大5ファイルまで実行できます。Proは買い切りで、1ライセンスで1台のデバイスが使えます。

Wordファイルも同じ方法で変換できます（MacでWordをPDFに変換する方法）。逆の作業はMacでPDFをExcelに変換する方法をご覧ください。大きなブックは大きなPDFになることがあるので、メールで送る前に目標サイズまで圧縮しましょう。