Como converter Excel para PDF no Mac e fazer tudo caber em uma página

Um PDF copia a página impressa, não a tela. Em escala de 100%, uma planilha mais larga que o papel continua na página seguinte, e as últimas colunas caem em páginas próprias. A configuração de página da planilha (orientação, papel, margens, escala, área de impressão) decide onde as páginas se quebram, e a visualização de quebra de página na guia Exibir do Excel mostra as quebras como linhas azuis.

Se você tem o Excel, essa é a solução de verdade e muitas vezes tudo de que você precisa. Três configurações decidem se todas as colunas cabem em uma página, e o Excel as guarda na pasta de trabalho.

• Orientação da página: na guia Layout da Página, escolha Orientação › Paisagem para uma tabela larga.
• Dimensionar para Ajustar: defina Largura como 1 página e deixe Altura em Automático. As colunas encolhem até a largura do papel e as linhas seguem por mais páginas em tamanho legível; 1 página de largura por 1 de altura só serve para tabelas pequenas.
• Área de impressão: selecione as células a imprimir e escolha Área de Impressão › Definir Área de Impressão para deixar de fora anotações e colunas vazias.

No Excel, escolha Arquivo › Salvar Como… e selecione PDF como formato de arquivo. O PDF segue a configuração de página acima, então, para uma pasta de trabalho que você consegue abrir no Excel, isso basta. A configuração pertence a cada planilha; para alterar várias de uma vez, clique com o botão direito em uma guia de planilha e escolha antes Selecionar Todas as Planilhas.

Sem o Excel, o app Numbers da Apple abre arquivos .xlsx e exporta um PDF em Arquivo › Exportar Para › PDF…, mas ele reconstrói a pasta de trabalho no próprio formato e o layout pode se deslocar. Conversores online funcionam depois que o seu arquivo é enviado ao servidor de outra pessoa.

Converter arquivos é a primeira ferramenta do grupo Arquivo na barra lateral. Solte uma pasta de trabalho nela e a linha Formato detectado mostra Excel; o resultado é sempre um PDF, então não há nada a escolher. Dá para soltar várias pastas de trabalho de uma vez, e o Microsoft Office não precisa estar instalado.

Cada PDF mantém o nome da pasta de trabalho (Orçamento.xlsx vira Orçamento.pdf) e vai para a pasta definida em Pasta, por padrão Documentos › File Acture › Arquivo. A pasta de trabalho continua como estava, um arquivo existente nunca é sobrescrito e uma execução cancelada ou com falha não deixa nenhum arquivo pela metade.

Uma pasta de trabalho gerada por um script, uma exportação da web ou um programa de contabilidade pode não trazer configuração de página, e qualquer pasta de trabalho pode não ter salvo a escala. Onde o Excel imprimiria essa planilha em 100% e dividiria as colunas, o File Acture a reduz para caber na largura da página, mas nunca abaixo de 50%. Sem tamanho de papel salvo, ele usa A4; sem orientação salva, usa retrato, ou paisagem quando a planilha é larga demais para retrato. As colunas que ainda assim não cabem são divididas em faixas, grupos de colunas que continuam nas páginas seguintes, e a primeira linha se repete em cada página quando parece um cabeçalho.

Para uma planilha muito larga que precisa ficar em uma página só, defina Largura como 1 página no Excel uma vez, salve e converta de novo.

Tudo acontece no seu Mac e a pasta de trabalho nunca é enviada. Para contar as execuções gratuitas, o app envia apenas o nome da ferramenta, a versão e identificadores anônimos, nunca nomes nem conteúdo de arquivos. A versão gratuita inclui 3 execuções por dispositivo, com até 5 arquivos por execução; o Pro é uma compra única, e uma licença vale para um dispositivo.

Arquivos do Word são convertidos da mesma forma (Word para PDF no Mac); o trabalho inverso é PDF para Excel no Mac. Uma pasta de trabalho grande pode gerar um PDF grande, então comprima-o para um tamanho alvo antes de enviar por e-mail.