PDF grande demais para o e-mail? Veja como enviar

Duas coisas jogam contra você. Primeira: o limite vale para a mensagem inteira — corpo, assinatura, imagens embutidas, cabeçalhos e todos os anexos somados. Segunda: anexos viajam como texto. A codificação Base64 transforma três bytes em quatro caracteres, o que infla o arquivo em cerca de 33 %, e as quebras de linha empurram isso para perto de 40 %.

Assim, um PDF de 24 MB chega ao servidor com cerca de 32 MB e é recusado por uma regra de 25 MB. Regra prática: o maior arquivo que você consegue anexar de verdade é cerca de três quartos do limite divulgado.

• Gmail e Yahoo divulgam 25 MB, o que deixa espaço para um arquivo de uns 18 MB.
• Outlook.com e iCloud Mail divulgam 20 MB: planeje cerca de 14 MB.
• Servidores Exchange corporativos costumam ficar em 10 MB, e quem define é a administração.
• O destinatário também tem um limite, e vale o menor dos dois.

Mire em 10 MB. Passa em qualquer caixa comum com folga para a própria mensagem, sobrevive a um servidor mais rígido do outro lado, e um documento digitalizado ainda fica bom nesse tamanho. Se souber que o destinatário usa servidor corporativo, 5 MB é mais seguro.

Não comprima além do necessário. Cada degrau custa qualidade de imagem, e um tamanho alvo faz você parar exatamente no limite em vez de chutar.

A Pré-Visualização consegue reduzir um PDF: abra-o, escolha Arquivo > Exportar, selecione Reduzir Tamanho do Arquivo no menu Filtro Quartz e salve. Não custa nada e às vezes basta.

O que ela não faz é mirar. O filtro aplica a mesma receita fixa a todo documento: uma digitalização pesada costuma continuar acima do limite, um arquivo leve volta borrado, e não há como pedir «abaixo de 10 MB». Fazer isso em vinte arquivos, um a um, é um castigo à parte.

No File Acture, abra Comprimir PDF, coloque Comprimir por em Tamanho desejado e digite 10 MB. O app recodifica apenas as imagens: testa resoluções de 300 até 72 DPI e uma série de qualidades JPEG até o tamanho medido caber no seu número. Texto, fontes e gráficos vetoriais não são tocados, então o documento continua nítido e pesquisável.

Em um teste num Apple M4, uma digitalização de 54 MB com 36 páginas atingiu o alvo de 5 MB em 1,38 segundo e ficou em 4,84 MB. Se o arquivo já cabe, ele não é recodificado; se o alvo for impossível, o app informa o menor tamanho que consegue alcançar em vez de salvar uma cópia estragada.

Tudo acontece no seu Mac. Um contrato, um holerite ou a digitalização de um documento de identidade nunca sai da máquina — e é justamente nos arquivos que você manda por e-mail que isso mais importa.

Muitas vezes o PDF não é o vilão: três fotos de celular coladas na mensagem pesam mais. Fotos de iPhone são grandes e uma captura em tela Retina é maior do que parece.

Comprima as imagens para um alvo em KB ou junte tudo em um único PDF, assim o conjunto viaja como um arquivo pequeno.