PDF troppo grande per l’email? Ecco come inviarlo

Due cose lavorano contro di te. La prima: il limite vale per l’intero messaggio, cioè corpo, firma, immagini incorporate, intestazioni e tutti gli allegati insieme. La seconda: gli allegati viaggiano come testo. La codifica Base64 trasforma tre byte in quattro caratteri e gonfia il file di circa il 33 %, con le interruzioni di riga si arriva quasi al 40 %.

Un PDF da 24 MB arriva quindi al server con circa 32 MB e una regola da 25 MB lo rifiuta. Regola pratica: il file più grande che puoi davvero allegare è circa tre quarti del limite dichiarato.

• Gmail e Yahoo dichiarano 25 MB, il che lascia spazio a un file di circa 18 MB.
• Outlook.com e iCloud Mail dichiarano 20 MB: calcola circa 14 MB.
• I server Exchange aziendali si fermano spesso a 10 MB, e lo decide l’amministrazione.
• Anche il destinatario ha un limite, e conta il più piccolo dei due.

Punta a 10 MB. Passa in ogni casella comune lasciando spazio al messaggio, sopravvive a un server più severo dall’altra parte e un documento scansionato resta di buon aspetto. Se sai che il destinatario usa un server aziendale, 5 MB è ancora più sicuro.

Non comprimere più del necessario. Ogni gradino costa qualità d’immagine, mentre una dimensione obiettivo ti fa fermare esattamente al limite invece di tirare a indovinare.

Anteprima può ridurre un PDF: aprilo, scegli Archivio > Esporta, seleziona Riduci dimensione file dal menu Filtro Quartz e salva. Non costa nulla e a volte basta.

Quello che non sa fare è mirare. Il filtro applica la stessa ricetta fissa a ogni documento: una scansione pesante resta spesso sopra il limite, un file leggero torna sfocato e non c’è modo di chiedere «sotto i 10 MB». Farlo su venti file, uno alla volta, è una punizione a parte.

In File Acture apri Comprimi PDF, imposta Comprimi per su Dimensione di destinazione e scrivi 10 MB. L’app ricodifica solo le immagini: prova risoluzioni da 300 a 72 DPI e una serie di qualità JPEG finché la dimensione misurata rientra nel tuo numero. Testo, font e grafica vettoriale non vengono toccati, quindi il documento resta nitido e ricercabile.

In un test su Apple M4, una scansione da 54 MB di 36 pagine ha raggiunto l’obiettivo di 5 MB in 1,38 secondi, fermandosi a 4,84 MB. Se un file rientra già, non viene ricodificato; se l’obiettivo è impossibile, l’app indica la dimensione minima raggiungibile invece di salvare una copia rovinata.

Tutto avviene sul tuo Mac. Un contratto, una busta paga o la scansione di un documento d’identità non lascia mai la macchina — e proprio per i file che mandi via email questo conta più di ogni altra cosa.

Spesso il problema non è il PDF: tre foto da telefono incollate nel messaggio pesano di più. Le foto dell’iPhone sono grandi e una schermata su display Retina è più pesante di quanto sembri.

Comprimi le immagini verso un obiettivo in KB oppure riuniscile in un unico PDF, così l’intero gruppo viaggia come un solo file piccolo.