Come rispettare il limite di dimensione PDF di un portale

Leggi una volta con attenzione le righe in piccolo. Di solito nascondono tre regole diverse, e violarne una qualsiasi produce lo stesso messaggio d’errore poco utile.

• Formato. Quasi sempre PDF. Un JPEG di un documento viene rifiutato anche se è abbastanza piccolo.
• Dimensione per file. Di norma 2 o 5 MB. Molti moduli pubblici si fermano a 2 MB; i portali bancari e aziendali stanno tra 2 e 5 MB.
• Dimensione totale o numero di file. Alcuni portali limitano l’intera pratica: dieci file piccoli possono fallire insieme anche se singolarmente passano.
• Un documento per file. Diploma e certificato degli esami nello stesso PDF possono essere respinti come «documento errato».

Il problema di dimensione nasce spesso già allo scanner. Un documento di testo scansionato a 600 dpi a colori è enorme e non è più leggibile della stessa pagina a 300 dpi in scala di grigi.

Con un iPhone, l’app Note o la Fotocamera Continuity producono una scansione raddrizzata e ritagliata, molto più leggera di una foto grezza. Se hai già delle foto, uniscile prima in un solo PDF: un PDF di cinque pagine rientra in un limite più facilmente di cinque file separati.

In File Acture apri Comprimi PDF, imposta Comprimi per su Dimensione di destinazione e scrivi il numero del portale: 2 MB, 5 MB o un valore in KB se il modulo è più severo. L’app prova risoluzioni da 300 a 72 dpi, misura la dimensione reale e si ferma alla qualità più alta che rientra.

File Acture conta i megabyte come il Finder (1 MB = 1.000.000 di byte). Anche i portali che contano 1 MB come 1.048.576 byte restano soddisfatti, perché il nostro risultato è il minore dei due valori.

Due opzioni contano nei documenti ufficiali. Converti le immagini in scala di grigi riduce moltissimo la scansione a colori di un modulo in bianco e nero. Rimuovi i metadati del documento cancella i campi titolo e autore lasciati dagli scanner: conviene farlo prima che il file esca dalle tue mani.

Se un allegato di 40 pagine non arriva a 2 MB con una qualità leggibile, smetti di comprimere e cambia la forma del problema.

• Dividilo. Dividi il PDF e usa le caselle aggiuntive che quasi tutti i portali mettono a disposizione.
• Togli il superfluo. Copertine, pagine bianche e allegati duplicati aggiungono peso e nient’altro.
• Riscansiona in scala di grigi a 300 dpi. È più rapido che litigare con un file di partenza scadente.
• Chiedi. Spesso basta scrivere: molti portali accettano un link o un allegato via email. La casella della dimensione non è sempre l’ultima parola.

I documenti richiesti da questi portali sono proprio quelli da non consegnare a un server sconosciuto: passaporti, diplomi, buste paga, estratti conto, pagine con la firma. Un compressore online carica il file, lo elabora sulla macchina di qualcun altro e lo conserva per un po’.

File Acture fa il lavoro sul tuo Mac. Non viene caricato nulla, il file originale non viene mai modificato e la versione gratuita copre 3 esecuzioni per Mac con un massimo di 5 file: abbastanza per una pratica. Guarda cosa aggiunge Pro.