PDF unter Windows mit einem Passwort schützen

Schütz ein PDF immer dann, wenn es an einem Ort landen könnte, den du nicht kontrollierst: in einem E-Mail-Verlauf, auf einem geteilten Laufwerk, auf einem USB-Stick oder auf einem Notebook, das verloren gehen kann.

Zwei Arten von Schutz werden leicht verwechselt. Ein Passwort zum Öffnen verschlüsselt das ganze Dokument, ohne das Passwort ist es also unlesbar. Berechtigungen für Drucken, Kopieren und Bearbeiten sind dagegen Regeln, an die sich PDF-Apps halten sollen, sobald die Datei offen ist. Gängige Apps befolgen sie, aber vertraulich bleibt der Inhalt nur durch das Passwort zum Öffnen.

Nein. Windows 11 hat kein eingebautes Werkzeug, das ein PDF mit einem Passwort versieht. Microsoft Edge, der Standard-PDF-Reader, kann hervorheben, zeichnen, Text hinzufügen und Formulare ausfüllen, hat aber keine Einstellung für Passwort oder Verschlüsselung. Microsoft Print to PDF, der virtuelle Drucker, schreibt aus allem, was du druckst, ein neues PDF, ebenfalls ohne Passwortoption.

Die Schutzfunktionen, die Windows mitbringt, reisen nicht mit der Datei. Komprimieren in > ZIP-Datei im Datei-Explorer erstellt ein ZIP ohne Passwort, und die EFS-Verschlüsselung (Inhalt verschlüsseln, um Daten zu schützen in den erweiterten Eigenschaften einer Datei, unter Windows Pro) schützt die Datei auf deinem eigenen PC, nicht die Kopie, die du per E-Mail verschickst oder hochlädst.

Word, das zu Microsoft 365 oder Office gehört und nicht zu Windows, kann ein Dokument als passwortgeschütztes PDF speichern: Wähl Datei > Speichern unter, stell Dateityp auf PDF, klick auf Optionen, aktivier Dokument mit einem Kennwort verschlüsseln, klick auf OK und gib das Passwort zweimal ein.

Das passt zu Dokumenten, die du in Word schreibst. Ein vorhandenes PDF musst du zuerst in Word öffnen, das es dabei in ein bearbeitbares Dokument umwandelt; das Layout verschiebt sich oft, und Schriften werden ersetzt, die geschützte Kopie sieht also womöglich nicht aus wie das Original. Außerdem setzt Word nur ein Passwort zum Öffnen, ohne Einstellungen für Drucken, Kopieren oder Bearbeiten, und es schützt ein Dokument nach dem anderen.

„PDF schützen“ in File Acture verschlüsselt jedes PDF mit AES-256, der stärksten Verschlüsselung, die der PDF-Standard kennt, und speichert eine geschützte Kopie. Es arbeitet am PDF selbst: Nichts wird umgewandelt oder neu gedruckt, und die Seiten sehen genauso aus wie vorher.

Gib das Passwort bei Passwort und noch einmal bei Passwort bestätigen ein und leg dann die Berechtigungen fest: Drucken erlauben und Kopieren von Text und Bildern erlauben sind standardmäßig eingeschaltet, Bearbeiten erlauben ist aus. Jedes PDF im Durchlauf bekommt dasselbe Passwort, so sperrst du einen Monat voller Rechnungen oder eine ganze Reihe von Berichten in einem Rutsch.

Titel, Autor und die übrigen Metadaten des Dokuments werden mitverschlüsselt, und Screenreader können den Text weiterhin lesen, sobald die Datei offen ist, wie es der Standard PDF 2.0 verlangt. Das Eigentümerpasswort, das die Berechtigungen absichert, ist zufällig und wird nie angezeigt, niemand kann die Beschränkungen also mit einem Passwort aufheben; um sie zu ändern, schützt du das Original erneut. Jede Kopie wird mit „-protected“ im Namen gespeichert, und die Originale bleiben, wie sie waren.

Eine Verschlüsselung ist nur so stark wie das Passwort und der Weg, auf dem du es teilst.

• Nutz eine lange Passphrase. Vier oder fünf zufällige Wörter tippen sich leichter und lassen sich schwerer erraten als ein kurzer Code.
• Schick das Passwort getrennt, zum Beispiel per SMS, wenn das PDF per E-Mail geht.
• Bewahr es sicher auf. AES-256 hat keine Hintertür, ein vergessenes Passwort bedeutet also eine für immer gesperrte Datei.
• Schon geschützt? Entferne das alte Passwort zuerst mit PDF entsperren und schütze die Kopie dann mit dem neuen.
• Vorher komprimieren. File Acture komprimiert nur ungesperrte PDFs, verkleinere die Datei also mit PDF komprimieren, bevor du sie schützt.
• Viele verschiedene Dateien? Ein ZIP mit Passwort hält Dokumente, Fotos und Tabellen unter einem Passwort zusammen.

Ein vertrauliches PDF auf eine Website zu laden, damit sie es sperrt, macht den Zweck zunichte: Die ungeschützte Datei hat deine Hände bereits verlassen. File Acture verschlüsselt auf deinem PC, und zur Datei selbst wird nichts irgendwohin gesendet; die kostenlose Version braucht eine Internetverbindung nur, um ihre Durchläufe zu zählen. Sie enthält 3 Durchläufe mit bis zu 5 PDFs pro PC, und Pro ist ein Einmalkauf ohne diese Grenzen; Preise ansehen.

Neugierig, was passiert, wenn stattdessen eine Website das für dich erledigt? Was Hochladen wirklich bedeutet.