Como proteger um PDF com senha no Windows

Proteja um PDF sempre que ele puder parar em um lugar que você não controla: uma conversa de e-mail, um disco compartilhado, um pendrive ou um notebook que pode se perder.

Há dois tipos de proteção fáceis de confundir. A senha de abertura criptografa o documento inteiro, então sem ela o arquivo é ilegível. As permissões de impressão, cópia e edição são regras que os aplicativos de PDF são convidados a respeitar depois que o arquivo está aberto. Os programas comuns as respeitam, mas é a senha de abertura que mantém o conteúdo privado.

Não. O Windows 11 não tem nenhuma ferramenta nativa que coloque senha em um PDF. O Microsoft Edge, o leitor de PDF padrão, consegue realçar, desenhar, adicionar texto e preencher formulários, mas não tem nenhum ajuste de senha ou criptografia. O Microsoft Print to PDF, a impressora virtual, grava um PDF novo a partir de qualquer coisa que você imprima, também sem opção de senha.

As proteções que o Windows tem não viajam com o arquivo. O Compactar para > Arquivo ZIP do Explorador de Arquivos cria um ZIP sem senha, e a criptografia EFS (Criptografar o conteúdo para proteger os dados, nas propriedades avançadas do arquivo, no Windows Pro) protege o arquivo no seu próprio PC, não a cópia que você manda por e-mail ou envia pela internet.

O Word, que vem com o Microsoft 365 ou o Office e não com o Windows, consegue salvar um documento como PDF protegido por senha: escolha Arquivo > Salvar como, defina Tipo como PDF, clique em Opções, marque Criptografar o documento com uma senha, clique em OK e digite a senha duas vezes.

Isso serve para documentos que você escreve no Word. Um PDF que já existe precisa ser aberto no Word antes, o que o converte em um documento editável; o layout costuma mudar e as fontes são substituídas, então a cópia protegida pode não ficar igual ao original. O Word também define só uma senha de abertura, sem ajustes para impressão, cópia ou edição, e protege um documento por vez.

A ferramenta “Proteger PDF” do File Acture criptografa cada PDF com AES-256, a criptografia mais forte que o padrão PDF define, e salva uma cópia protegida. Ela trabalha no próprio PDF, então nada é convertido nem reimpresso, e as páginas ficam exatamente como estavam.

Digite a senha em Senha e de novo em Confirmar senha, depois defina as Permissões: Permitir impressão e Permitir copiar texto e imagens vêm ativadas, e Permitir edição vem desativada. Todos os PDFs da execução recebem a mesma senha, o que facilita trancar um mês de notas fiscais ou um conjunto de relatórios de uma vez.

O título, o autor e os outros metadados do documento também são criptografados, e os leitores de tela continuam lendo o texto depois que o arquivo é aberto, como o padrão PDF 2.0 exige. A senha de proprietário que guarda as permissões é aleatória e nunca é mostrada, então ninguém consegue derrubar as restrições com uma senha; para mudá-las, proteja o original de novo. Cada cópia é salva com “-protected” no nome, e os originais ficam como estavam.

A criptografia é tão forte quanto a senha e a forma como você a compartilha.

• Use uma frase-senha longa. Quatro ou cinco palavras aleatórias são mais fáceis de digitar e mais difíceis de adivinhar do que um código curto.
• Envie a senha separada, por mensagem de texto, por exemplo, quando o PDF vai por e-mail.
• Guarde-a bem. O AES-256 não tem porta dos fundos, então uma senha esquecida significa um arquivo trancado para sempre.
• Já está protegido? Remova antes a senha antiga com o Desbloquear PDF e depois proteja a cópia com a nova.
• Comprima antes. O File Acture comprime PDFs desbloqueados, então reduza o arquivo com o Comprimir PDF antes de protegê-lo.
• Muitos arquivos diferentes? Um ZIP com senha mantém documentos, fotos e planilhas juntos sob uma única senha.

Enviar um PDF privado para um site para que ele seja trancado anula o propósito: o arquivo desprotegido já saiu das suas mãos. O File Acture criptografa no seu PC, e nada sobre o arquivo em si é enviado para lugar nenhum; a versão grátis só precisa de conexão com a internet para contar as execuções. Ela inclui 3 execuções de até 5 PDFs em cada PC, e o Pro é uma compra única, sem esses limites; veja os preços.

Quer saber o que acontece quando um site faz isso por você? Veja o que enviar um arquivo significa na prática.