PDF auf dem Mac mit einem Passwort schützen

Schütz ein PDF immer dann, wenn es an einem Ort landen könnte, den du nicht kontrollierst: in einem E-Mail-Verlauf, auf einem geteilten Laufwerk, auf einem USB-Stick oder auf einem Notebook, das verloren gehen kann.

Zwei Arten von Schutz werden leicht verwechselt. Ein Passwort zum Öffnen verschlüsselt das ganze Dokument, ohne das Passwort ist es also unlesbar. Berechtigungen für Drucken, Kopieren und Bearbeiten sind dagegen Regeln, an die sich PDF-Apps halten sollen, sobald die Datei offen ist. Gängige Apps befolgen sie, aber vertraulich bleibt der Inhalt nur durch das Passwort zum Öffnen.

Vorschau kann ein PDF direkt beim Exportieren sperren: Wähl Ablage > Exportieren, klick auf „Berechtigungen“, aktivier „Passwort zum Öffnen des Dokuments erforderlich“, gib das Passwort zweimal ein, vergib ein Eigentümerpasswort für die Berechtigungen, klick auf „Anwenden“ und sichere die Datei.

Das ist kostenlos und für einzelne Dateien in Ordnung, hat aber zwei Grenzen. Es funktioniert immer nur mit einem PDF, und es stützt sich auf Apples PDF-Technik, deren Schlüssel höchstens 128 Bit lang sind, während aktuelle PDF-Software AES-256 unterstützt. Um das Passwort später zu ändern oder zu entfernen, öffnest du die Datei und wählst Ablage > Berechtigungen bearbeiten.

„PDF schützen“ in File Acture verschlüsselt jedes PDF mit AES-256, der stärksten Verschlüsselung, die der PDF-Standard kennt, und sichert eine geschützte Kopie.

Gib das Passwort bei Passwort und noch einmal bei Passwort bestätigen ein und leg dann die Berechtigungen fest: Drucken erlauben und Kopieren von Text und Bildern erlauben sind standardmäßig eingeschaltet, Bearbeiten erlauben ist aus. Jedes PDF im Durchlauf bekommt dasselbe Passwort, so sperrst du einen Monat voller Rechnungen oder eine ganze Reihe von Berichten in einem Rutsch.

Titel, Autor und die übrigen Metadaten des Dokuments werden mitverschlüsselt, und Vorlesefunktionen können den Text weiterhin lesen, sobald die Datei offen ist, wie es der Standard PDF 2.0 verlangt. Das Eigentümerpasswort, das die Berechtigungen absichert, ist zufällig und wird nie angezeigt, niemand kann die Beschränkungen also mit einem Passwort aufheben; um sie zu ändern, schützt du das Original erneut. Jede Kopie wird mit „-protected“ im Namen gesichert, und die Originale bleiben, wie sie waren.

Eine Verschlüsselung ist nur so stark wie das Passwort und der Weg, auf dem du es teilst.

• Nutz eine lange Passphrase. Vier oder fünf zufällige Wörter tippen sich leichter und lassen sich schwerer erraten als ein kurzer Code.
• Schick das Passwort getrennt, zum Beispiel per SMS, wenn das PDF per E-Mail geht.
• Bewahr es sicher auf. AES-256 hat keine Hintertür, ein vergessenes Passwort bedeutet also eine für immer gesperrte Datei.
• Schon geschützt? Entferne das alte Passwort zuerst mit PDF entsperren und schütze die Kopie dann mit dem neuen.
• Vorher komprimieren. File Acture komprimiert nur ungesperrte PDFs, verkleinere die Datei also mit PDF komprimieren, bevor du sie schützt.
• Viele verschiedene Dateien? Ein ZIP mit Passwort hält Dokumente, Fotos und Tabellen unter einem Passwort zusammen.

Ein vertrauliches PDF auf eine Website zu laden, damit sie es sperrt, macht den Zweck zunichte: Die ungeschützte Datei hat deine Hände bereits verlassen. File Acture verschlüsselt auf deinem Mac, und zur Datei selbst wird nichts irgendwohin gesendet. Pro funktioniert sogar ohne Internetverbindung und geht nur hin und wieder online, um seine Lizenz zu erneuern. Die kostenlose Version enthält 3 Durchläufe mit bis zu 5 PDFs pro Mac; Preise für Pro ansehen.