Cómo proteger un PDF con contraseña en Windows

Protege un PDF siempre que pueda acabar en un sitio que no controlas: un hilo de correo, una unidad compartida, una memoria USB o un portátil que se pueda perder.

Hay dos tipos de protección que es fácil confundir. Una contraseña de apertura cifra el documento entero, así que sin ella resulta ilegible. Los permisos de impresión, copia y edición son reglas que se pide a las apps de PDF que respeten una vez abierto el archivo. Las apps habituales las respetan, pero es la contraseña de apertura la que mantiene privado el contenido.

No. Windows 11 no trae ninguna herramienta que ponga contraseña a un PDF. Microsoft Edge, el lector de PDF predeterminado, puede resaltar, dibujar, añadir texto y rellenar formularios, pero no tiene ningún ajuste de contraseña ni de cifrado. Microsoft Print to PDF, la impresora virtual, escribe un PDF nuevo a partir de cualquier cosa que imprimas, también sin opción de contraseña.

Las protecciones que sí tiene Windows no viajan con el archivo. Comprimir en > Archivo ZIP, en el Explorador de archivos, crea un ZIP sin contraseña, y el cifrado EFS (Cifrar contenido para proteger datos en las propiedades avanzadas de un archivo, en Windows Pro) protege el archivo en tu propio PC, no la copia que envías por correo o subes a algún sitio.

Word, que viene con Microsoft 365 u Office y no con Windows, puede guardar un documento como PDF protegido con contraseña: elige Archivo > Guardar como, pon Tipo en PDF, haz clic en Opciones, marca Cifrar el documento con una contraseña, haz clic en Aceptar y escribe la contraseña dos veces.

Eso encaja con los documentos que escribes en Word. Un PDF que ya existe tiene que abrirse antes en Word, que lo convierte en un documento editable; la maquetación suele cambiar y las tipografías se sustituyen, así que la copia protegida puede no parecerse al original. Además, Word solo pone una contraseña de apertura, sin ajustes para la impresión, la copia o la edición, y protege un documento cada vez.

Proteger PDF de File Acture cifra cada PDF con AES-256, el cifrado más fuerte que define el estándar PDF, y guarda una copia protegida. Trabaja sobre el propio PDF, así que no se convierte ni se reimprime nada y las páginas se ven exactamente igual que antes.

Escribe la contraseña en Contraseña y otra vez en Confirmar contraseña, y después ajusta los Permisos: Permitir la impresión y Permitir copiar texto e imágenes están activados por defecto, y Permitir la edición está desactivado. Todos los PDF de la ejecución reciben la misma contraseña, lo que facilita bloquear un mes de facturas o un conjunto de informes de una sola vez.

El título, el autor y los demás metadatos del documento también se cifran, y los lectores de pantalla pueden seguir leyendo el texto una vez abierto el archivo, como exige el estándar PDF 2.0. La contraseña de propietario que protege los permisos es aleatoria y no se muestra nunca, así que nadie puede levantar las restricciones con una contraseña; para cambiarlas, vuelve a proteger el original. Cada copia se guarda con «-protected» en el nombre, y los originales quedan como estaban.

El cifrado es tan fuerte como la contraseña y como la forma en que la compartes.

• Usa una frase de contraseña larga. Cuatro o cinco palabras al azar son más fáciles de escribir y más difíciles de adivinar que un código corto.
• Manda la contraseña por otro canal, por ejemplo con un mensaje de texto si el PDF va por correo.
• Guárdala bien. AES-256 no tiene puerta trasera, así que una contraseña olvidada significa un archivo bloqueado para siempre.
• ¿Ya está protegido? Quita antes la contraseña anterior con Desbloquear PDF y protege después la copia con la nueva.
• Comprime primero. File Acture comprime los PDF desbloqueados, así que reduce el archivo con Comprimir PDF antes de protegerlo.
• ¿Muchos archivos distintos? Un ZIP con contraseña mantiene documentos, fotos y hojas de cálculo juntos bajo una sola contraseña.

Subir un PDF privado a una web para que lo bloquee echa por tierra la idea: el archivo sin proteger ya ha salido de tus manos. File Acture cifra en tu PC, y no se envía nada sobre el archivo a ninguna parte; la versión gratuita solo necesita conexión a internet para contar sus ejecuciones. Incluye 3 ejecuciones de hasta 5 PDF en cada PC, y Pro es una compra única sin esos límites; consulta los precios.

¿Te preguntas qué pasa cuando es una web la que lo hace por ti? Lo que implica de verdad subir un archivo.