Come proteggere un PDF con password su Windows

Proteggi un PDF ogni volta che potrebbe finire in un posto che non controlli: una catena di email, un disco condiviso, una chiavetta USB o un portatile che potresti perdere.

Due tipi di protezione si confondono facilmente. Una password per aprire cifra tutto il documento, quindi senza password è illeggibile. I permessi per stampa, copia e modifica sono invece regole che alle app PDF viene chiesto di rispettare una volta che il file è aperto. Le app standard le rispettano, ma è la password di apertura a tenere privato il contenuto.

No. Windows 11 non ha uno strumento integrato che metta una password a un PDF. Microsoft Edge, il lettore PDF predefinito, può evidenziare, disegnare, aggiungere testo e compilare moduli, ma non ha impostazioni per password o crittografia. Microsoft Print to PDF, la stampante virtuale, scrive un nuovo PDF a partire da qualsiasi cosa tu stampi, anche in questo caso senza un'opzione per la password.

Le protezioni che Windows offre non viaggiano con il file. Comprimi in > File ZIP in Esplora file crea uno ZIP senza password, e la crittografia EFS (Crittografa contenuto per la protezione dei dati nelle proprietà avanzate di un file, su Windows Pro) protegge il file sul tuo PC, non la copia che invii per email o carichi online.

Word, che arriva con Microsoft 365 o Office e non con Windows, può salvare un documento come PDF protetto da password: scegli File > Salva con nome, imposta Salva come su PDF, fai clic su Opzioni, seleziona Crittografa il documento con una password, fai clic su OK e digita due volte la password.

Va bene per i documenti che scrivi in Word. Un PDF esistente va prima aperto in Word, che lo converte in un documento modificabile; l'impaginazione spesso cambia e i font vengono sostituiti, quindi la copia protetta potrebbe non somigliare all'originale. Word imposta inoltre solo una password di apertura, senza impostazioni per stampa, copia o modifica, e protegge un documento alla volta.

“Proteggi PDF” di File Acture cifra ogni PDF con AES-256, la crittografia più forte definita dallo standard PDF, e salva una copia protetta. Lavora sul PDF stesso, quindi nulla viene convertito o ristampato e le pagine restano esattamente com'erano.

Digita la password in Password e di nuovo in Conferma password, poi imposta le Autorizzazioni: Consenti la stampa e Consenti la copia di testo e immagini sono attive per impostazione predefinita, mentre Consenti la modifica è disattivata. Tutti i PDF dell'esecuzione ricevono la stessa password, il che rende facile bloccare in un colpo solo un mese di fatture o una serie di report.

Vengono cifrati anche titolo, autore e gli altri metadati del documento, e gli screen reader possono comunque leggere il testo una volta aperto il file, come richiede lo standard PDF 2.0. La password del proprietario che protegge i permessi è casuale e non viene mai mostrata, quindi nessuno può togliere le restrizioni con una password; per cambiarle, proteggi di nuovo l'originale. Ogni copia viene salvata con “-protected” nel nome, e gli originali restano com'erano.

La crittografia vale quanto la password e il modo in cui la condividi.

• Usa una passphrase lunga. Quattro o cinque parole casuali sono più facili da digitare e più difficili da indovinare di un codice corto.
• Invia la password separatamente, per esempio con un SMS quando il PDF viaggia per email.
• Conservala al sicuro. AES-256 non ha porte di servizio, quindi una password dimenticata significa un file bloccato per sempre.
• Già protetto? Rimuovi prima la vecchia password con Sblocca PDF, poi proteggi la copia con quella nuova.
• Comprimi prima. File Acture comprime i PDF non bloccati, quindi riduci il file con Comprimi PDF prima di proteggerlo.
• Tanti file diversi? Uno ZIP protetto da password tiene insieme documenti, foto e fogli di calcolo sotto un'unica password.

Caricare un PDF privato su un sito perché venga bloccato vanifica lo scopo: il file non protetto ha già lasciato le tue mani. File Acture cifra sul tuo PC, e del file in sé non viene inviato nulla da nessuna parte; la versione gratuita ha bisogno di una connessione a Internet solo per contare le sue esecuzioni. Include 3 esecuzioni da massimo 5 PDF su ogni PC, e Pro è un acquisto una tantum senza questi limiti; scopri i prezzi.

Ti chiedi che cosa succede quando è invece un sito a farlo per te? Che cosa significa davvero caricare un file.