PDF unter Windows in einzelne Dateien teilen

Du teilst ein PDF, wenn Teile davon an verschiedene Orte gehören: in getrennte Uploads, an verschiedene Empfänger oder in verschiedene Ordner.

Typische Fälle sind ein Stapelscan mit mehreren Dokumenten, ein langer Bericht, dessen Kapitel an verschiedene Teams gehen, und ein Upload-Formular, das jede Datei auf ein paar Megabyte begrenzt. Eine Seite zu schicken ist außerdem freundlicher als sechzig, wenn genau diese eine Seite gebraucht wird.

Windows hat keinen Befehl zum Teilen, aber wenn du einen Seitenbereich druckst, landen genau diese Seiten in einem neuen PDF. Öffne die Datei in Microsoft Edge, drück Strg+P, wähl unter Drucker den Eintrag Microsoft Print to PDF, stell Seiten auf Benutzerdefiniert und gib den Bereich ein, etwa 4-9. Klick auf Drucken und gib der neuen Datei einen Namen.

Jeder Druckauftrag ergibt eine Datei, und jede Seite, die du angibst, landet darin. Für zehn Teile wiederholst du das Ganze also zehnmal, benennst jede Datei von Hand und behältst im Kopf, welche Seiten schon gespeichert sind. Die Teile sind gedruckte Kopien, keine herausgeschnittenen Seiten: Links, Lesezeichen und Formularfelder gehen verloren, und ein Scan kann größer herauskommen, als er war.

Power Automate, die Automatisierungs-App, die mit Windows 11 kommt, hat die Aktion Extract PDF file pages to new PDF file (PDF-Seiten in eine neue PDF-Datei extrahieren), die eine Seitenauswahl wie 1,3,17-24 annimmt. Sie schreibt eine Datei pro Aktion, für viele Teile musst du also zuerst einen Flow bauen.

„PDF teilen“ in File Acture zerschneidet ein PDF in einem Durchlauf in so viele Dateien, wie du brauchst, in einem von drei Modi unter Teilen.

• Jede Seite: ein PDF pro Seite.
• Alle paar Seiten: feste Blöcke von 2 bis 500 Seiten pro Datei; der letzte Teil bekommt, was übrig bleibt.
• Eigene Bereiche: Trag bei Bereiche Angaben wie 1-3, 5, 8- ein. Jeder Bereich wird ein eigenes PDF, 8- bedeutet Seite 8 bis zum Ende, und Bereiche dürfen sich überschneiden.

Wenn ein Scan mehrere Dokumente enthält, gibst du jedem Dokument seinen eigenen Bereich und teilst alle in einem Durchlauf.

Blätter die Datei zuerst durch und notiere, wo jedes Dokument beginnt, zum Beispiel Seiten 1-3 für einen Vertrag, 4-9 für einen Bericht und 10-12 für Rechnungen. Trag bei Bereiche 1-3, 4-9, 10-12 ein, und File Acture schreibt drei PDFs, benannt nach ihren Seiten. Benenne sie danach im Datei-Explorer um, wenn die Namen sagen sollen, was drinsteckt.

Um unter ein Limit pro Datei zu kommen, teilst du das PDF in Blöcke und komprimierst jeden Block, der immer noch zu groß ist.

Teile die Dateigröße durch das Limit, um grob zu sehen, wie viele Teile du brauchst, und nutz dann Alle paar Seiten mit einer Seitenzahl, die genau so viele Teile ergibt. Ein 60-seitiger Scan mit 30 MB braucht bei einem Limit von 10 MB mindestens drei Teile, 20 Seiten pro Datei sind also ein sinnvoller Anfang. Seiten sind unterschiedlich groß, wenn ein Teil also trotzdem zu groß ausfällt, komprimiere ihn auf eine Zielgröße.

Sauber teilst du, indem du Seiten nach ihrer Position in der Datei zählst, quer liegende Seiten korrigierst und geschützte PDFs zuerst entsperrst.

• Eine einzelne Seite herausholen: Nutz „Eigene Bereiche“ mit nur dieser Seitenzahl, zum Beispiel 5.
• Seitenzahlen sind Positionen: 1 ist die erste Seite der Datei, welche Zahl auch immer darauf gedruckt ist.
• Lesezeichen: Ein Lesezeichen, das auf eine Seite außerhalb eines Teils zeigt, funktioniert in diesem Teil nicht mehr.
• Quer liegende Seiten: Korrigiere sie mit Seiten drehen, vor oder nach dem Teilen.
• Teile wieder zusammensetzen: Füge sie zusammen, in beliebiger Reihenfolge.
• Gesperrte PDFs: Ein PDF, das zum Öffnen ein Passwort braucht, muss zuerst mit PDF entsperren entsperrt werden.
• Stapel: Die kostenlose Version teilt bis zu 5 PDFs pro Durchlauf, mit 3 Durchläufen pro PC; Preise für Pro ansehen.
• Zu groß fürs Postfach: was wirklich passt, und warum.