„Dateigröße verringern“ in der Vorschau: was es tut

Öffne das PDF in der Vorschau, wähl Ablage > Exportieren…, öffne das Menü Quartz-Filter, nimm Dateigröße verringern und sichere unter neuem Namen. Sichere immer eine Kopie: Der Filter ist destruktiv, ein Weg zurück existiert nicht.

Bei einem bildlastigen Dokument kann das Ergebnis ein Zehntel des Originals sein. Bei einem überwiegend aus Text bestehenden Bericht kommt die Datei fast gleich groß zurück – gelegentlich sogar etwas größer.

Ein Quartz-Filter ist ein kleines Rezept, das macOS beim Neuschreiben des PDFs anwendet. „Dateigröße verringern“ enthält zwei Anweisungen: die Auflösung jedes Bildes oberhalb eines Schwellenwerts senken und Bilder mit fester Qualität als JPEG neu kodieren.

Sonst wird nichts angefasst. Text bleibt Text, Schriften bleiben eingebettet, Vektorzeichnungen behalten ihre scharfen Kanten, Seitenzahl und Layout ändern sich nicht. Deshalb ist derselbe Filter bei einem Ordner voller Scans brillant und bei einem 200-seitigen Vertrag nutzlos.

• Unscharfes Ergebnis? Deine Bilder lagen bereits nahe der Zielauflösung des Filters, und er hat sie trotzdem komprimiert.
• Keine Änderung? Das PDF enthält kaum Bilddaten, es gab nichts zu pressen.
• Größere Datei? Die Bilder waren effizienter gespeichert als JPEG, das Neukodieren kostete Platz.
• Farbverschiebungen? Gescannte Farbprofile werden beim Export neu aufgebaut.

macOS lässt dich eine sanftere oder härtere Variante desselben Filters anlegen, die danach für jedes Dokument im Menü der Vorschau auftaucht.

sips ist hervorragend für Bilder, kann aber die Bilder in einem PDF nicht neu komprimieren – hier hilft es nicht. Ghostscript (gs -sDEVICE=pdfwrite -dPDFSETTINGS=/ebook) erledigt die Arbeit gut, ist aber eine Fremdinstallation, seine Voreinstellungen sind feste Stufen statt einer Zielgröße, und die Lizenz macht den Einbau in eine App schwierig.

Wer die Kommandozeile mag, bekommt mit der Automator-Variante oben Stapelverarbeitung ohne zusätzliche Software.

Die eigentliche Grenze ist, dass du nicht sagen kannst, was du brauchst. Upload-Formulare wollen nicht „etwas kleiner“, sie wollen unter 2 MB, unter 5 MB, unter 300 KB.

File Acture nimmt stattdessen die Zahl: Komprimieren nach auf Zielgröße, Limit eintippen, und die App sucht zwischen 300 und 72 dpi sowie in einer Reihe von JPEG-Qualitäten, bis die gemessene Dateigröße passt. In einem Test auf einem Apple M4 landete ein 54 MB großer Scan mit 36 Seiten bei 4,84 MB für ein 5-MB-Ziel in 1,38 Sekunden und bei 1,94 MB für ein 2-MB-Ziel. Text und Vektorgrafiken blieben unberührt, und eine bereits passende Datei wird nicht neu kodiert.

Die App bekommt auch hin, was die Vorschau nicht tut: Dutzende Dateien in einem Durchlauf, Graustufen für farblose Dokumente und eine klare Meldung, wenn dein Ziel unmöglich ist, statt einer stillschweigend ruinierten Kopie. Alles läuft auf deinem Mac, nichts wird hochgeladen. So funktioniert die Zielgröße.

Die beiden Limits, an die man am häufigsten stößt: das Limit eines E-Mail-Anhangs und das eines Upload-Formulars.