Gescanntes PDF unter Windows in Word umwandeln

Ein Scanner oder eine Scan-App auf dem Smartphone speichert jede Seite als Bild. Was wie Text aussieht, ist ein Muster aus Pixeln, die Datei enthält also keine Zeichen, die Word oder eine andere App markieren, kopieren oder ändern könnte. Deshalb findet auch eine Suche in einem gescannten PDF nichts.

Die Umwandlung in Word besteht deshalb aus zwei Schritten: Die Texterkennung (OCR) liest die Buchstaben im Bild, und der Konverter setzt sie in einer .docx-Datei zu Absätzen zusammen. File Acture erledigt beides in einem Durchgang.

Nein. Windows hat keinen Konverter von PDF zu Word, und Microsoft Edge kann ein gescanntes PDF zwar anzeigen und mit Anmerkungen versehen, aber nicht als Word-Dokument speichern. Zwei Werkzeuge können den Text von deinem Bildschirm ablesen: unter Windows 11 das Snipping Tool, das nach einer Aufnahme (Windows-Logo-Taste + Umschalt + S) die Textaktionen anbietet, und der Text Extractor in PowerToys, einer kostenlosen Microsoft-App, die du separat installierst.

Beide liefern reinen Text, jeweils eine Aufnahme auf einmal: Spalten, Abstände und Bilder sind weg, und nichts wird als Datei gespeichert. Online-Konverter erkennen den Text auf ihren Servern, das PDF muss also zuerst hochgeladen werden; lies ob Online-PDF-Tools sicher sind, bevor du einen Vertrag oder Ausweis dorthin schickst.

Dateien konvertieren in File Acture hat keinen eigenen OCR-Schritt. Jede Seite ohne Textebene liest das Werkzeug mit der in Windows eingebauten Texterkennung und baut die Word-Datei aus dem, was es gelesen hat. Seiten mit Text werden wie gewohnt umgewandelt; ein PDF, das beides mischt, wird also in einem Durchgang konvertiert. Für ein PDF, das am Computer erstellt wurde, siehe PDF in Word umwandeln unter Windows.

Das Ergebnis ist eine .docx, die du in Microsoft Word oder jeder App bearbeiten kannst, die .docx öffnet; zum Erstellen ist kein Microsoft Office nötig. Eine gescannte Seite dauert länger als eine Seite mit Text, weil sie zuerst gelesen werden muss.

• Text: Die von Windows gelesenen Zeilen werden zu bearbeitbarem Text in der Farbe der Tinte und zu Absätzen verbunden, Spalten bleiben mit Tabstopps bündig. Jede PDF-Seite wird zu einer Word-Seite derselben Größe.
• Schrift: Ein Scan enthält keine Schriftinformation, deshalb wird der Text in der Standardschrift des Dokuments gesetzt, in einer aus der Seite geschätzten Größe, und kleiner, wo er sonst breiter würde, als er auf der Seite stand. Fett und kursiv werden nicht wiederhergestellt, formatiere also dort neu, wo es zählt.
• Bilder: Alles, was nicht als Text gelesen wird, etwa ein Logo, ein Foto, ein Stempel, eine Unterschrift oder die Linien eines Formulars, bleibt ein Bild an seiner Stelle auf der Seite. Die Textbereiche des Scans werden in der Papierfarbe übermalt, damit nichts doppelt erscheint, und eine Seite, auf der nur Text und Papier übrig bleiben, enthält gar kein Bild.
• Seiten, die Windows kaum lesen kann: Liest Windows von einer Seite fast nichts, etwa bei Handschrift, bleibt die Seite als Bild in der Word-Datei.

Die Texterkennung liest ein Bild, deshalb liefert ein scharfer, gerader Scan die sauberste Word-Datei. Sieh das Ergebnis durch, bevor du es verschickst oder druckst:

• Zahlen, Namen und Datumsangaben. Ein Buchstabe oder eine Ziffer kann falsch gelesen werden, vergleiche sie also mit dem Scan.
• Tabellen. Zeilen kommen als Zeilen mit Tabstopps an, nicht als Word-Tabelle. Geht es dir um die Zahlen, wandle das PDF lieber in Excel um.
• Scanqualität. Wenn du den Scanner einstellen kannst, sind 300 DPI eine gute Wahl für Text. Unscharfe, winzige oder schiefe Schrift wird leicht falsch gelesen.
• Zurück zu PDF. Um nach der Bearbeitung in Word wieder ein PDF zu erzeugen, zieh die .docx auf „Dateien konvertieren“ (Word in PDF umwandeln unter Windows).

Alles passiert auf deinem PC, das PDF wird nie hochgeladen. Die Word-Datei bekommt denselben Namen mit neuer Endung (aus Scan.pdf wird Scan.docx) und landet in dem Ordner, der unter Ordner eingestellt ist, standardmäßig Dokumente › File Acture › Datei. Das Original-PDF bleibt unverändert, und eine vorhandene Datei wird nie überschrieben. Brichst du ab oder geht etwas schief, bleibt keine halb geschriebene Datei zurück. Du kannst mehrere PDFs auf einmal hineinziehen, und ein passwortgeschütztes PDF wird nach Eingabe des Passworts umgewandelt.

Die kostenlose Version bietet 3 Durchläufe pro PC mit bis zu 5 Dateien pro Durchlauf. Pro ist ein einmaliger Kauf, und eine Lizenz aktiviert ein Gerät. File Acture läuft unter Windows 10 (ab Version 1809) und Windows 11, jeweils 64 Bit.