Word in PDF umwandeln unter Windows: eine Datei oder viele

Ist Microsoft Word installiert, nimm Word selbst. Öffne das Dokument, wähle Datei › Speichern unter, stelle Dateityp auf PDF und klicke auf Speichern; auch Datei › Exportieren › PDF/XPS-Dokument erstellen funktioniert. Word schreibt das PDF aus seinem eigenen Layout, deshalb landet jeder Seitenumbruch genau dort, wo er auch auf dem Bildschirm sitzt, Links funktionieren weiter, und über Optionen kannst du deine Überschriften in Lesezeichen verwandeln. Für ein einzelnes Dokument ist dies das originalgetreueste Ergebnis: Kein anderes Werkzeug, auch File Acture nicht, kann dieselben Seitenumbrüche garantieren.

Drucke nicht auf Microsoft Print to PDF, anstatt zu speichern: Eine gedruckte Kopie wird aus der Druckausgabe neu aufgebaut, verliert deshalb Links und Lesezeichen und kann größer ausfallen. Die Grenzen von „Speichern unter“ sind die Software und die Anzahl der Dateien. Word muss installiert sein und speichert nur das Dokument, das du gerade geöffnet hast; bei zwanzig Dateien sind das zwanzig Durchgänge.

Ja, aber jeder Weg verlangt einen Kompromiss. Word gehört zu Microsoft 365 oder Office, nicht zu Windows; auf einem PC ohne Word brauchst du deshalb ein anderes Programm oder eine Website.

• LibreOffice: Es ist kostenlos und öffnet .docx-Dateien, und Datei › Exportieren als › Als PDF exportieren … speichert das Ergebnis. Es zeichnet die Seiten selbst, deshalb kann sich ein komplexes Word-Layout verschieben, und einen ganzen Ordner umzuwandeln heißt meist, die Befehlszeile zu benutzen.
• Word für das Web, Google Docs und Online-Konverter: Sie laufen im Browser, aber mit einer Kopie deiner Datei, die auf den Server eines Fremden hochgeladen wird. Lies, ob Online-PDF-Tools sicher sind, bevor du einen Vertrag oder einen Lebenslauf verschickst.

In ihren Menüs exportieren Word und LibreOffice immer nur ein Dokument. Mit Dateien konvertieren von File Acture erledigst du den ganzen Stapel: Zieh die Word-Dateien hinein, und jede wird zu einem PDF. Jedes PDF behält den Namen der Word-Datei mit der neuen Endung, aus bericht.docx wird also bericht.pdf. Gespeichert wird im Ordner, den du wählst, und die Word-Datei bleibt unverändert.

File Acture liest .docx-Dateien selbst, deshalb muss weder Word noch ein anderes Office-Programm installiert sein. Die eigene Leselogik und das eigene Seitenlayout verarbeiten Formatvorlagen, Designschriftarten, Listen, Tabellen, Bilder, Textfelder, Kopf- und Fußzeilen mit Seitenzahlen, Fußnoten, Abschnitte mit eigener Papiergröße und eigenen Rändern sowie Seitenumbrüche.

Aus jeder Word-Datei wird ein eigenes PDF; willst du die Ergebnisse zu einem zusammenfügen, schick sie durch PDFs zusammenführen. Eine vorhandene Datei wird nie überschrieben, und wenn du abbrichst oder etwas schiefgeht, bleibt kein halb geschriebenes PDF zurück.

Alles läuft auf deinem PC, deshalb wird kein Dokument hochgeladen. Zum Zählen der kostenlosen Durchläufe sendet die App nur den Namen des Werkzeugs, seine Version und anonyme Kennungen, nie Dateinamen oder Inhalte. File Acture läuft unter Windows 10 (ab Version 1809) und Windows 11, jeweils 64 Bit. Dasselbe Werkzeug wandelt auch Excel- und PowerPoint-Dateien in PDFs um.

Die kostenlose Version enthält 3 Durchläufe auf jedem PC mit bis zu 5 Dateien pro Durchlauf. Pro ist ein einmaliger Kauf, und eine Lizenz gilt für ein Gerät. Brauchst du stattdessen die Word-Fassung eines PDFs, wandle das PDF in Word um.