이메일에 PDF가 너무 클 때 보내는 방법

두 가지가 불리하게 작용합니다. 첫째, 한도는 메시지 전체에 적용됩니다. 본문, 서명, 삽입 이미지, 헤더, 모든 첨부 파일을 합친 크기입니다. 둘째, 첨부 파일은 텍스트로 전송됩니다. Base64는 3바이트를 4문자로 바꾸므로 파일이 약 33% 커지고, 줄바꿈까지 더하면 40%에 가까워집니다.

따라서 24MB PDF는 서버에 약 32MB로 도착해 25MB 규칙에 걸립니다. 경험칙으로, 실제로 첨부할 수 있는 최대 크기는 공개 한도의 약 4분의 3입니다.

• Gmail과 Yahoo는 25MB를 안내하며, 파일로는 약 18MB까지 가능합니다.
• Outlook.com과 iCloud 메일은 20MB이므로 약 14MB를 기준으로 계획하세요.
• 회사 Exchange 서버는 10MB에서 막히는 경우가 많고, 값은 관리자가 정합니다.
• 받는 사람에게도 한도가 있으며 둘 중 작은 쪽이 기준이 됩니다.

10MB를 목표로 하세요. 흔한 받은편지함을 모두 통과하면서 메시지 본문 여유도 남고, 상대편의 더 엄격한 서버도 견딥니다. 스캔 문서도 이 크기면 충분히 보기 좋습니다. 상대가 회사 서버를 쓴다는 걸 안다면 5MB가 더 안전합니다.

필요 이상으로 압축하지 마세요. 한 단계 내릴 때마다 이미지 품질이 깎입니다. 목표 크기를 지정하면 감으로 맞추는 대신 한도에 딱 맞춰 멈출 수 있습니다.

미리보기로도 PDF를 줄일 수 있습니다. 파일을 열고 파일 > 내보내기를 선택한 뒤 Quartz 필터 메뉴에서 파일 크기 줄이기를 고르고 저장하면 됩니다. 비용이 들지 않고 이것으로 충분할 때도 있습니다.

할 수 없는 것은 "겨냥"입니다. 이 필터는 어떤 문서에나 같은 고정 설정을 적용하므로 무거운 스캔본은 여전히 한도를 넘고, 가벼운 파일은 흐릿해져 돌아옵니다. "10MB 미만으로"라고 지정할 방법도 없습니다. 파일 20개를 하나씩 처리하는 것은 그 자체로 고역입니다.

File Acture에서 PDF 압축을 열고 압축 기준을 목표 크기로 바꾼 뒤 10MB를 입력하세요. 앱은 이미지만 다시 인코딩하면서 300DPI부터 72DPI까지의 해상도와 여러 JPEG 품질을 시도해 실제 측정된 파일 크기가 입력한 값에 맞을 때까지 조정합니다. 텍스트와 글꼴, 벡터 그래픽은 건드리지 않으므로 문서는 선명하고 검색 가능한 상태로 남습니다.

Apple M4에서 진행한 테스트에서 36쪽, 54MB 스캔본이 5MB 목표에 1.38초 만에 도달해 4.84MB가 되었습니다. 이미 한도에 맞는 파일은 다시 인코딩하지 않고, 목표가 불가능하면 망가진 사본을 저장하는 대신 도달 가능한 최소 크기를 알려줍니다.

모든 처리는 Mac에서 이뤄집니다. 계약서, 급여명세서, 신분증 스캔본이 기기를 떠나지 않습니다. 이메일로 보내는 문서일수록 이 점이 가장 중요합니다.

범인이 PDF가 아닐 때도 많습니다. 본문에 붙여 넣은 휴대폰 사진 세 장이 더 무거울 수 있습니다. iPhone 사진은 크고, Retina 디스플레이의 스크린샷도 보기보다 큽니다.

먼저 이미지를 KB 단위 목표로 압축하거나 하나의 PDF로 묶어 전체가 작은 파일 하나로 가도록 하세요.