PDF ईमेल के लिए बहुत बड़ा है? ऐसे भेजिए

दो चीज़ें आपके ख़िलाफ़ काम करती हैं। पहली, सीमा पूरे संदेश पर लागू होती है: मुख्य पाठ, हस्ताक्षर, भीतर लगी तस्वीरें, हेडर और सभी अटैचमेंट मिलाकर। दूसरी, अटैचमेंट पाठ के रूप में यात्रा करते हैं। Base64 तीन बाइट को चार अक्षरों में बदलती है, जिससे फ़ाइल लगभग 33% फूल जाती है, और पंक्ति-विरामों के साथ यह 40% के क़रीब पहुँच जाती है।

यानी 24 MB की PDF सर्वर तक लगभग 32 MB बनकर पहुँचती है और 25 MB का नियम उसे ठुकरा देता है। मोटा नियम: असल में जो सबसे बड़ी फ़ाइल आप भेज सकते हैं, वह घोषित सीमा का लगभग तीन-चौथाई होती है।

• Gmail और Yahoo 25 MB बताते हैं, जिससे लगभग 18 MB की फ़ाइल की जगह बचती है।
• Outlook.com और iCloud Mail 20 MB बताते हैं, इसलिए लगभग 14 MB मानकर चलें।
• कंपनी के Exchange सर्वर अक्सर 10 MB पर रुकते हैं, और यह मान प्रशासक तय करता है।
• पाने वाले की भी अपनी सीमा होती है, और दोनों में से छोटी सीमा ही चलती है।

10 MB का लक्ष्य रखें। यह हर आम इनबॉक्स से गुज़र जाता है, संदेश के लिए भी जगह छोड़ता है, दूसरी तरफ़ के सख़्त सर्वर को भी झेल लेता है, और स्कैन किया दस्तावेज़ इस आकार में भी ठीक दिखता है। अगर पता हो कि पाने वाला कंपनी सर्वर पर है, तो 5 MB और सुरक्षित है।

ज़रूरत से ज़्यादा मत दबाइए। हर क़दम नीचे जाने पर तस्वीर की गुणवत्ता घटती है, जबकि लक्ष्य आकार आपको अंदाज़े की जगह ठीक सीमा पर रुकने देता है।

Preview PDF को छोटा कर सकता है: फ़ाइल खोलें, File > Export चुनें, Quartz Filter मेन्यू से Reduce File Size चुनें और सहेज लें। यह मुफ़्त है और कभी-कभी इतना ही काफ़ी होता है।

जो यह नहीं कर सकता, वह है निशाना लगाना। फ़िल्टर हर दस्तावेज़ पर वही तयशुदा नुस्ख़ा लगाता है: भारी स्कैन अक्सर सीमा से ऊपर ही रह जाता है जबकि हल्की फ़ाइल धुँधली लौटती है, और «10 MB से कम» कहने का कोई तरीक़ा नहीं है। बीस फ़ाइलों पर एक-एक करके यही करना अपने आप में सज़ा है।

File Acture में PDF कम्प्रेस करें खोलें, कम्प्रेस करने का आधार को टार्गेट आकार पर रखें और 10 MB लिखें। ऐप सिर्फ़ तस्वीरों को दोबारा एन्कोड करता है: 300 से 72 DPI तक के रिज़ॉल्यूशन और कई JPEG गुणवत्ताएँ आज़माता है, जब तक नापी गई फ़ाइल आपके अंक में न समा जाए। पाठ, फ़ॉन्ट और वेक्टर ग्राफ़िक्स को छुआ नहीं जाता, इसलिए दस्तावेज़ साफ़ और खोजने योग्य बना रहता है।

Apple M4 पर हुई जाँच में 36 पन्नों का 54 MB स्कैन 1.38 सेकंड में 5 MB के लक्ष्य तक पहुँचा और 4.84 MB रह गया। जो फ़ाइल पहले से सीमा में है उसे दोबारा एन्कोड नहीं किया जाता, और अगर आपका लक्ष्य असंभव हो तो ऐप बिगड़ी हुई नक़ल सहेजने के बजाय सबसे छोटा संभव आकार बता देता है।

सब कुछ आपके Mac पर होता है। अनुबंध, वेतन पर्ची या पहचान-पत्र का स्कैन मशीन से बाहर नहीं जाता — और जो दस्तावेज़ आप ईमेल से भेजते हैं, उन्हीं के लिए यह बात सबसे ज़्यादा मायने रखती है।

कई बार दोषी PDF होता ही नहीं: संदेश में चिपकाई गई तीन मोबाइल तस्वीरें उससे भारी पड़ सकती हैं। iPhone की तस्वीरें बड़ी होती हैं, और Retina स्क्रीन का स्क्रीनशॉट दिखने से ज़्यादा भारी होता है।

पहले तस्वीरों को KB के लक्ष्य तक दबाएँ या उन्हें एक ही PDF में समेट लें, ताकि पूरा सेट एक छोटी फ़ाइल बनकर जाए।