Text in einem PDF unter Windows bearbeiten

Den Text selbst musst du bearbeiten, wenn der Fehler in Wörtern steckt, die bereits auf der Seite stehen, und nicht in etwas, das du ergänzen willst. Ein falsch geschriebener Name, ein falscher Betrag, das Datum vom Vorjahr oder eine veraltete Adresse sind die typischen Fälle.

Den Fehler abzudecken und darüberzuschreiben sieht am Bildschirm gut aus, doch die alten Wörter stecken weiter in der Datei. Die Suche findet sie, Kopieren und Einfügen erfasst sie, und Screenreader lesen sie vor. Bei allem, was du an Kunden, eine Bank oder ein Amt schickst, sollte der alte Text weg sein, nicht versteckt.

Edge, der Standard-PDF-Reader unter Windows 11, kann vorhandenen Text in einem PDF nicht ändern, aber neuen Text und Zeichnungen über die Seite legen. Die Werkzeuge findest du in der Symbolleiste über dem Dokument.

Was Edge nicht kann, ist ein Wort gegen ein anderes tauschen. Ein Textfeld oder eine Zeichnung über einem Fehler versteckt ihn nur, und die alten Wörter bleiben in der Datei, wo Suchen und Kopieren sie weiterhin finden. Für eine saubere Korrektur brauchst du einen Editor, der den Seiteninhalt ändert.

• Text hinzufügen: Klick auf Text hinzufügen, klick an die Stelle, an die der Text soll, und tipp los. Das Feld kannst du danach noch verschieben.
• Signieren: Klick auf Zeichnen und schreib deine Unterschrift mit der Maus, einem Stift oder dem Finger auf einem Touchscreen.
• Formulare ausfüllen: Klick in ein Feld eines ausfüllbaren Formulars, tipp deine Angaben und speichere das PDF.

Word, das zu Microsoft 365 oder Office gehört und nicht zu Windows, öffnet ein PDF, indem es daraus ein bearbeitbares Dokument macht. Dort kannst du jedes Wort ändern und das Ergebnis wieder als PDF speichern, was bei Dateien, die überwiegend aus Text bestehen, genügen kann.

Der Haken ist die Umwandlung. Das Ergebnis sieht oft nicht aus wie das Original: Das Layout verschiebt sich, Schriften werden ersetzt, und Tabellen oder Spalten können auseinanderfallen. Was du speicherst, ist ein neues, von Word nachgebautes Dokument, nicht dein PDF mit einem geänderten Wort.

In „PDF bearbeiten & signieren“ von File Acture markierst du ein Wort oder eine ganze Zeile auf der Seite und überschreibst sie, und die Änderung wird in das PDF selbst geschrieben. Ein Doppelklick markiert ein Wort, ein Dreifachklick die Zeile, und durch Ziehen markierst du einen Teil davon. Schalt Text bearbeiten ein, dann genügt ein einfacher Klick, um die Einfügemarke zu setzen.

Der neue Text behält die Originalschrift, sofern diese jeden getippten Buchstaben enthält, und bleibt zentriert oder rechtsbündig, wenn das Original es war; ein längerer Betrag in einer rechtsbündigen Spalte wächst also nach links. Die alten Buchstaben werden von der Seite entfernt, sodass eine Suche den neuen Wortlaut findet und nicht den alten.

Der Rest des Editors deckt ab, was auch Edge erledigt. Text hinzufügen setzt ein neues Textfeld mit eigener Schrift, Größe und Farbe. Mit Unterschrift tippst du deinen Namen in einer Signaturschrift, zeichnest ihn mit Maus oder Touchpad oder platzierst eine eingescannte Unterschrift oder einen Stempel. Der Radierer entfernt Text, Bilder und Zeichnungen in dem Bereich, über den du ziehst, während der Hintergrund bleibt, und Abdecken überdeckt einen Bereich mit Weiß.

Beim Speichern werden nur die geänderten Seiten geschrieben, sodass Links, Lesezeichen, Formularfelder und Dokumentinformationen erhalten bleiben. PDF sichern fragt, wo die Kopie hin soll, und schlägt den Originalnamen mit angehängtem „-edited“ vor; die Originaldatei bleibt unverändert.

Bearbeitet wird Zeile für Zeile, so wie ein PDF seinen Text speichert. Das eignet sich eher für Korrekturen als für das Umschreiben ganzer Absätze.

• Zeilen brechen nicht neu um. Jede Zeile wird für sich bearbeitet. Eine Korrektur, die länger ist als der Platz in der Zeile, wird in die Zeile eingepasst, statt Wörter in die nächste zu schieben.
• Fehlende Buchstaben fallen auf eine installierte Schrift zurück. PDFs betten oft nur die Buchstaben ein, die sie verwenden. Tippst du einen, der fehlt, wird der alte Text trotzdem entfernt, doch der neue erscheint in der ähnlichsten Schrift auf deinem PC und kann leicht anders aussehen.
• Gescannte Seiten haben keinen bearbeitbaren Text. Ein Scan ist ein Bild. Du kannst einen Bereich radieren, der dann in der umgebenden Farbe übermalt wird, und ein Textfeld darüberlegen. Um einen Scan durchsuchbar zu machen, nutz OCR PDF.
• Gedrehter oder vertikaler Text lässt sich nicht direkt bearbeiten, der Radierer funktioniert darauf aber trotzdem.
• Abdecken verdeckt nur. Nutz den Radierer oder eine direkte Bearbeitung, wenn der alte Inhalt wirklich verschwinden muss.

Online-PDF-Editoren arbeiten mit einer Kopie deines Dokuments auf ihren Servern, was schlecht zu Verträgen, Gehaltsabrechnungen und Ausweisdokumenten passt. File Acture bearbeitet das PDF auf deinem PC und lädt es nie hoch. Um die kostenlosen Durchläufe zu zählen, sendet die App nur den Namen des Werkzeugs, die App-Version und anonyme Kennungen, nie Dateinamen oder Inhalte.

Die kostenlose Version bietet 3 Durchläufe pro PC, und das Speichern eines bearbeiteten PDFs zählt als ein Durchlauf; für unbegrenzte Nutzung sieh dir die Preise an. Ist das Ergebnis zu groß für eine E-Mail, komprimiere es auf eine Zielgröße, und wenn es vertraulich ist, schütze es mit einem Passwort.

Du vergleichst File Acture mit Online-Suiten wie iLovePDF? Sieh dir die Offline-Alternative für Windows an.