PDF unter Windows auf 500 KB, 2 MB, 5 MB oder 10 MB verkleinern

Nimm die Zahl, die das Formular vorgibt. File Acture peilt an, was du eingibst, und behält die höchste Bildqualität, die hineinpasst: Ein größeres Limit bedeutet also eine schärfere Datei, und weniger einzugeben, als du brauchst, kostet nur Qualität.

• Das Formular nennt ein Limit: Gib es so ein, wie es dasteht. Kann File Acture die Zahl erreichen, liegt das Ergebnis darauf oder darunter, du musst also keinen Puffer abziehen.
• Ein Limit pro Datei: Jede Datei in einem Durchlauf bekommt dasselbe Ziel, gruppiere deine Dateien also nach Limit und lass jede Gruppe einzeln laufen.
• Ein Limit für den gesamten Antrag: Teile es durch die Zahl der Dateien und gib das Ergebnis ein.
• Keine Zahl vorgegeben: File Acture beginnt bei 5 MB. Probier das zuerst und geh nur tiefer, wenn das Formular die Datei ablehnt.

Nicht auf eine feste Größe. Microsoft Edge kann ein PDF anzeigen, mit Anmerkungen versehen und drucken, hat aber keine Option, es zu verkleinern, und der Druck über Microsoft Print to PDF hat keine Einstellung für Qualität oder Komprimierung, die Kopie ist also oft nicht kleiner und manchmal sogar größer. Hier steht, warum.

Office kann mit Minimale Größe (Onlineveröffentlichung) ein kleineres PDF speichern, aber nur für Dokumente, die du in Word, Excel oder PowerPoint erstellt hast, nicht für ein PDF, das dir jemand geschickt hat.

Öffne PDF komprimieren, stell Komprimieren nach auf Zielgröße und tipp das Limit in das Feld Zielgröße ein. Das Feld zählt in MB, tipp also 0,5 für 500 KB und 2, 5 oder 10 für die anderen.

File Acture rechnet mit Dezimaleinheiten: 1 MB sind 1.000.000 Byte und 500 KB sind 500.000 Byte. Der Datei-Explorer zählt ein Megabyte als 1.048.576 Byte und zeigt deshalb für dieselbe Datei eine etwas kleinere Zahl an; eine Datei unter 2 MB in File Acture besteht also auch bei einer Website, die auf die eine oder die andere Art zählt.

Wir haben vier PDFs aus unserer Testsammlung durch die Komprimierungs-Engine von File Acture laufen lassen, die unter Windows und Mac dieselbe ist, die Tabelle unten zeigt die Ergebnisse. „Kleinstmöglich“ heißt, dass die Zahl nicht erreicht werden konnte: File Acture hat das kleinste Ergebnis gespeichert, das es erzeugen konnte, und einen Hinweis hinzugefügt.

• 500 KB: realistisch für ein kurzes Dokument, nicht für ein langes. Der einseitige Scan fiel auf 291 KB, aber die 48-seitige Präsentation blieb bei 1,72 MB und der Fotobericht bei 3,55 MB stehen, mit ihren Bildern in der niedrigsten Qualität, die File Acture verwendet.
• 2 MB: erreicht von der Präsentation (1,98 MB), mit ihren Bildern bei 72 DPI, Bildschirmauflösung. Der Fotobericht blieb weiterhin bei 3,55 MB stehen.
• 5 MB: von beiden großen Dokumenten erreicht, mit den Bildern der Präsentation bei 300 DPI und denen des Berichts bei 100 DPI.
• 10 MB: Der Bericht erreichte 9,88 MB mit seinen Bildern bei 300 DPI, und die beste Qualität der Präsentation passte schon bei 5,96 MB.

File Acture speichert das kleinste Ergebnis, das es erzeugen kann, und fügt einen Hinweis hinzu, dass die Zahl nicht erreicht wurde. Wäre auch das nicht kleiner als dein Original, nennt es dir die kleinste Größe, die es erreichen kann, und speichert nichts. Dann entscheidest du, was du ändern willst:

• Schick weniger Seiten. Extrahiere die Seiten, die das Formular tatsächlich verlangt, und komprimiere dann diese.
• Teile die Datei. Akzeptiert das Formular mehrere Dateien, teile das PDF in Teile und gib jedem Teil ein eigenes Ziel.
• Probier Graustufen. Bilder in Graustufen umwandeln hilft bei farbigen Scans von Dokumenten, die keine Farbe brauchen. Bei unseren fotolastigen Testdateien brachte es wenig: Das kleinste Ergebnis des Berichts sank von 3,55 MB auf 3,47 MB.
• Prüf, was drinsteckt. Text, Schriften und Vektorgrafiken werden nicht neu kodiert, ebenso wenig Schwarzweiß-Scans im Format JBIG2 oder CCITT sowie CMYK-, JPEG-2000-, indizierte und 16-Bit-Bilder. Ein 144-seitiger Buchscan aus JBIG2- und JPEG-2000-Bildern blieb bei jeder Größe bei 6,79 MB, und ein 142-seitiger, textlastiger Leitfaden blieb bei 3,09 MB.

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