كيفية تحويل Excel إلى PDF على Windows (وملاءمته في صفحة واحدة)

يطابق PDF الصفحة المطبوعة لا الشاشة. وعند مقياس 100% تستمر الورقة الأعرض من الورق في الصفحة التالية، فتنتهي الأعمدة الأخيرة في صفحات مستقلة. ويحدد إعداد صفحة الورقة (الاتجاه والورق والهوامش والمقياس ومنطقة الطباعة) أماكن انقطاع الصفحات، وتعرض معاينة فواصل الصفحات في علامة التبويب View (عرض) في Excel هذه الفواصل خطوطًا زرقاء.

إذا كان لديك Excel فهذا هو الحل الحقيقي، وغالبًا هو كل ما تحتاجه. ثلاثة إعدادات تحدد ما إذا كانت كل الأعمدة ستستقر في صفحة واحدة، ويحفظها Excel في المصنف.

• اتجاه الصفحة: في علامة التبويب Page Layout (تخطيط الصفحة) اختر Orientation › Landscape (الاتجاه الأفقي) للجدول العريض.
• ملاءمة الحجم (Scale to Fit): اضبط Width (العرض) على ‎1 page (صفحة واحدة) واترك Height (الارتفاع) على Automatic (تلقائي). تتقلص الأعمدة إلى عرض الورق وتمتد الصفوف على صفحات تالية بحجم مقروء؛ أما صفحة واحدة عرضًا وصفحة واحدة ارتفاعًا فتناسب الجداول الصغيرة فقط.
• منطقة الطباعة: حدد الخلايا المراد طباعتها واختر Print Area › Set Print Area (منطقة الطباعة › تعيين منطقة الطباعة) لاستبعاد الملاحظات والأعمدة الفارغة.

في Excel اختر File › Save As (ملف › حفظ باسم)، واضبط Save as type (نوع الحفظ) على PDF، ثم انقر Options (خيارات) لاختيار الأوراق النشطة أو المصنف بأكمله (ويؤدي File › Export › Create PDF/XPS Document الغرض نفسه). يتبع ملف PDF إعداد الصفحة أعلاه، فيكفي هذا لأي مصنف يمكنك فتحه في Excel. ينتمي الإعداد إلى كل ورقة عمل؛ ولتغيير عدة أوراق دفعة واحدة، انقر بزر الفأرة الأيمن على تبويب ورقة واختر Select All Sheets (تحديد كل الأوراق) أولًا.

الطباعة تنفع أيضًا: ضمن File › Print (ملف › طباعة) اختر Microsoft Print to PDF كطابعة، ثم اختر من قائمة التحجيم تحت Settings (إعدادات) الخيار الذي يلائم كل الأعمدة في صفحة واحدة (Fit All Columns on One Page). الطريقتان تحتاجان إلى Excel؛ وتعمل المحوّلات عبر الإنترنت بعد رفع ملفك إلى خادم شخص آخر.

أداة تحويل الملفات هي الأولى في مجموعة الملفات بالشريط الجانبي. أفلت مصنفًا عليها، فيعرض سطر التنسيق المكتشف كلمة Excel؛ والنتيجة دائمًا ملف PDF، فلا شيء تختاره. يمكنك إفلات عدة مصنفات دفعة واحدة، ولا يلزم تثبيت Microsoft Office.

يحتفظ كل ملف PDF باسم المصنف (يصبح Budget.xlsx هو Budget.pdf) ويُحفظ في المجلد الذي تختاره. لا يتغير المصنف أبدًا، ولا يترك التشغيل الملغى أو الفاشل ملفًا مكتوبًا إلى نصفه.

توضع كل ورقة على A4 بالوضع العمودي، أو بالأفقي إذا كانت أعرض من أن تناسب العمودي. وتُصغَّر الورقة العريضة لتلائم عرض الصفحة، لكن ليس دون 50%؛ أما الأعمدة التي لا تزال لا تتسع فتُقسَّم إلى نطاقات، وهي مجموعات من الأعمدة تستمر في الصفحات التالية، ويتكرر الصف الأول في كل صفحة عندما يبدو كعنوان.

كل شيء يجري على حاسوبك ولا يُرفع المصنف أبدًا. ولعدّ مرات التشغيل المجانية لا يرسل التطبيق سوى اسم الأداة ونسختها ومعرّفات مجهولة، ولا يرسل أسماء الملفات أو محتواها أبدًا. يعمل على Windows 10 (الإصدار 1809 أو أحدث) وWindows 11، بنظام 64 بت. تتيح النسخة المجانية 3 تشغيلات على كل حاسوب، بحد أقصى 5 ملفات في كل تشغيل؛ وPro عملية شراء لمرة واحدة، وكل ترخيص يغطي حاسوبًا واحدًا.

تُحوَّل ملفات Word بالطريقة نفسها (تحويل Word إلى PDF على Windows)؛ والمهمة العكسية في تحويل PDF إلى Excel على Windows. وقد ينتج المصنف الكبير ملف PDF كبيرًا، لذا اضغطه إلى حجم مستهدف قبل إرساله بالبريد.