Comment convertir Excel en PDF sous Windows et tout faire tenir sur une page

Un PDF reproduit la page imprimée, pas l’écran. À l’échelle de 100 %, une feuille plus large que le papier se poursuit sur la page suivante, si bien que les dernières colonnes atterrissent sur des pages à part. La mise en page de la feuille (orientation, papier, marges, échelle, zone d’impression) décide des sauts de page, et l’aperçu des sauts de page de l’onglet Affichage d’Excel les montre sous forme de lignes bleues.

Si vous avez Excel, c’est la vraie solution et souvent la seule dont vous avez besoin. Trois réglages décident si toutes les colonnes tiennent sur une page, et Excel les enregistre dans le classeur.

• Orientation de la page : dans l’onglet Mise en page, choisissez Orientation › Paysage pour un tableau large.
• Mise à l’échelle : réglez Largeur sur 1 page et laissez Hauteur sur Automatique. Les colonnes se réduisent à la largeur du papier et les lignes se poursuivent sur les pages suivantes à une taille lisible ; 1 page en largeur sur 1 page en hauteur ne convient qu’aux petits tableaux.
• Zone d’impression : sélectionnez les cellules à imprimer et choisissez Zone d’impression › Définir la zone d’impression pour laisser de côté les notes et les colonnes vides.

Dans Excel, choisissez Fichier › Enregistrer sous, sélectionnez PDF comme type de fichier et cliquez sur Options pour choisir les feuilles actives ou le classeur entier (Fichier › Exporter › Créer un document PDF/XPS fait la même chose). Le PDF suit la mise en page décrite plus haut : pour un classeur que vous pouvez ouvrir dans Excel, cela suffit. La mise en page appartient à chaque feuille ; pour en modifier plusieurs à la fois, faites d’abord un clic droit sur un onglet de feuille et choisissez Sélectionner toutes les feuilles.

L’impression fonctionne aussi : sous Fichier › Imprimer, choisissez Microsoft Print to PDF comme imprimante et, dans la liste de mise à l’échelle sous Paramètres, l’option qui ajuste toutes les colonnes sur une page (dans Excel en anglais, Fit All Columns on One Page). Les deux voies nécessitent Excel ; les convertisseurs en ligne fonctionnent une fois votre fichier envoyé sur le serveur de quelqu’un d’autre.

Convertir des fichiers est le premier outil du groupe Fichier dans la barre latérale. Déposez un classeur dessus et la ligne Format détecté indique Excel ; le résultat est toujours un PDF, il n’y a donc rien à choisir. Vous pouvez déposer plusieurs classeurs à la fois, et Microsoft Office n’a pas besoin d’être installé.

Chaque PDF garde le nom du classeur (Budget.xlsx devient Budget.pdf) et est enregistré dans le dossier de votre choix. Le classeur n’est jamais modifié, et une conversion annulée ou en échec ne laisse aucun fichier à moitié écrit.

Chaque feuille est placée au format A4, en portrait, ou en paysage quand elle est trop large pour le portrait. Une feuille large est réduite pour tenir dans la largeur de la page, mais jamais en dessous de 50 % ; les colonnes qui ne tiennent toujours pas sont réparties en bandes, des groupes de colonnes qui se poursuivent sur les pages suivantes, et la première ligne se répète sur chaque page quand elle ressemble à un en-tête.

Tout se passe sur votre PC et le classeur n’est jamais envoyé. Pour compter les exécutions gratuites, l’app envoie uniquement le nom de l’outil, sa version et des identifiants anonymes, jamais les noms ou le contenu des fichiers. Elle fonctionne sous Windows 10 (version 1809 ou ultérieure) et Windows 11, en 64 bits. La version gratuite comprend 3 exécutions sur chaque PC, avec jusqu’à 5 fichiers par exécution ; Pro est un achat unique, et une licence couvre un PC.

Les fichiers Word se convertissent de la même façon (Word en PDF sous Windows) ; le travail inverse, c’est PDF en Excel sous Windows. Un gros classeur peut donner un gros PDF : compressez-le à une taille cible avant de l’envoyer par e-mail.